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Wie entwickeln Sie sich vom Chaos zum datengesteuerten Personaldienstleister?

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Bullhorn arbeitet mit zahlreichen verschiedenen Technologiepartnern für den Bereich Personaldienstleistung zusammen. In dieser Blog-Serie veröffentlichen wir interessante Beiträge, die von unseren Partnern verfasst wurden. Dieses Mal haben wir René Bolier von OnRecruit gebeten, seine Expertise mit uns zu teilen.


Kennen Sie das? Sie verfügen über eine Vielzahl von Daten und wissen, dass Sie theoretisch damit etwas anfangen könnten, würden das auch gerne tun, in der Praxis und im Alltagswahnsinn scheint dies jedoch sehr schwierig zu sein. Sie haben die Vision von einer datengesteuerten Organisation, um in seiner oder ihrer Rolle ein Höchstmaß an positiven Auswirkungen auf das Geschäft zu erzielen, aber in der Praxis arbeitet jeder eher so vor sich hin.

Machen Sie sich keinen Kopf – Sie sind damit nicht allein. In den vergangenen 12 Jahren habe ich keine Organisation kennengelernt, die die oben genannte Vision in Realität umgesetzt hat. Jedoch habe ich in der Zwischenzeit viele Organisationen kennengelernt, die sich von Karteikartenkästen und völligem Chaos ein ganzes Stück in Richtung dieses Vision bewegt haben. Und die in diesem Prozess tatsächlich immer mehr Erfolg verzeichnet haben. Es besteht also noch Hoffnung!

In diesem Artikel möchte ich Ihnen dabei behilflich sein, einen Überblick darüber zu bekommen, wo Sie derzeit im Hinblick auf den Umgang mit Daten in Ihrem Unternehmen stehen, und Ihnen helfen zu verstehen, welche die logischen und unerlässlichen nächsten Schritte zum Erfolg sind. Im Sinne von „besser gut abgeschaut als schlecht selbst erfunden“ greife ich gerne auf zwei Modelle von Gartner und Zencos zurück.

Modell 1: Das „Analytik-Spektrum“ von Gartner

 

Dieses Gartner-Modell legt den Schwerpunkt darauf, was Ihnen die Daten sagen und wie viele Maßnahmen Sie ergreifen müssen, bevor Sie eine Entscheidung treffen können. Das Modell verwendet die folgenden vier Ebenen:

Ebene 1: Beschreibend (Was geschah?)

Die Reports, auf die Sie in den meisten Personalvermittlungsunternehmen treffen, sind beschreibend; es handelt sich um Reports, die aufzeigen, was in der Vergangenheit vorgefallen ist. Denken Sie dabei an einen Report, der Ihnen folgendes aufzeigt: „Wir hatten im 4. Quartal einen Umsatz von 20 Mio.; 15 % weniger als im 3. Quartal und 20 % weniger als im 4. Quartal des Vorjahres“.

Weiter reicht der Report nicht. Als Person lesen Sie diesen Report und müssen alles Weitere selbst herausfinden; Sie können wenig damit anfangen. Was geschieht dann letztendlich? Wir legen den Reportin den Schrank und widmen uns wieder unseren gewohnten Tätigkeiten.

 Ebene 2: Diagnostisch (Warum geschah das?)

In immer mehr Unternehmen ist zu beobachten, dass das Reporting diagnostisch wird; der Report verrät Ihnen nicht nur, was geschah, sondern auch, was die Triebfedern waren; warum es geschah. Zum Beispiel: „Im 4. Quartal leisteten wir 20.000 Arbeitsstunden, 10 % mehr als im 3. Quartal. Das lag daran, dass die Kunden X und Y eine um 15 % höhere Nachfrage verzeichneten, unsere Fehlzeiten um 30 % reduziert waren und unsere Fill Rate um 20 % höher lag.“

Wie Sie sehen, beginnen Sie bereits, Ihr Geschäft viel besser zu begreifen; Sie gewinnen eine Vorstellung davon, was aus welchem Grund geschieht und welche Faktoren somit Ihren Erfolg beeinflussen. Es wird gleich viel verständlicher, an welchen Reglern Sie drehen können (und an welchen besser nicht), um Ihre Ziele zu erreichen.

Ebene 3: Vorhersage (Was wird geschehen?)

Einige Personaldienstleister haben bereits sehr gute Modelle und Dashboards entwickelt, die „vorausschauend“ sind; diese zeigen Ihnen auf, was Sie in Zukunft erwarten können. Ein Beispiel: „Anhand des aktuellen Zustroms neuer Stellenangebote, der heutigen Marketingaufwendungen, der gegenwärtigen Durchlaufzeiten und der derzeitigen Kandidaten im Prozess erwarten wir 280 Vermittlungen in den nächsten drei Monaten was gut 4,2 Mio. Umsatz entspricht.“

Das ist natürlich sehr praktisch; Sie brauchen nicht abzuwarten, was geschehen wird, sondern können mit ziemlicher Genauigkeit sagen, was in der Zukunft zu erwarten ist und entsprechend handeln.

Ebene 4: Richtungsweisend (Was sollte ich tun?)

Präskriptive Analytik ist der heilige Gral. Sie hilft Ihnen zu verstehen, was Sie heute tun sollten, um morgen Ihre Ziele zu erreichen. Zum Beispiel: „Um im nächsten Quartal ein Umsatzwachstum von 5 % zu erwirtschaften, muss die Vertriebsabteilung 10 % mehr Stellenangebote in den Segmenten D, F und M akquirieren, das Marketing muss 50.000 EUR mehr an Budget für die Kanäle 3, 9 und 15 aufwenden und die Recruiting-Abteilung muss die Time-to-fill um einen Tag reduzieren.“

Wenn jeder Stakeholder im Rahmen seiner Rolle weiß, was er zu tun hat, um die Unternehmensziele zu realisieren, und weiterhin entsprechend dieser Daten handelt, entsteht eine Kultur von „Intrapreneurship“. Jeder Kollege wird in seiner Rolle zum Unternehmer; er arbeitet einzig und allein an der Erfüllung seiner Aufgabe, so dass ein maximaler Beitrag zu dem entsteht, was Sie als Team und als Unternehmen erreichen wollen.

Noch besser wird es, wenn die Tipps in das Arbeitsumfeld des jeweiligen Kollegen integriert oder manche Vorgänge sogar automatisiert werden.

Modell 2: Das „Analytik-Reifegradmodell“ von Zencos

 

Dieses Modell betrachtet in erster Linie, wie Ihre Organisation mit Daten umgeht. Es ist überaus wichtig zu verstehen, dass Ihre Organisation einige Maßnahmen ergreifen muss, wenn Sie von der einen Gartner-Ebene zur nächsten aufsteigen wollen; denn ganz so einfach ist das nicht! In welcher der folgenden fünf Phasen befindet sich Ihr Unternehmen?

Phase 1: Chaos

In dieser Situation verfügt eine Organisation über keinerlei organisiertes Berichtswesen, Berichte werden manuell erstellt (oftmals in Excel), die Qualität der Daten lässt zu wünschen übrig, das Berichtswesen richtet sich vorwiegend auf finanzielle Daten und der Betrieb hat keine Ahnung über die Triebfedern des Erfolgs: wie sich das Unternehmen besser organisieren kann und was zum Erfolg führen könnte.

Phase 2: Entwicklung

In dieser Phase kommt in der Organisation die Erkenntnis auf, dass bessere Datenqualität einen höheren Stellenwert einnehmen muss. Bei der Personalbeschaffung ist häufig zu beobachten, dass das Tech-Stack aufgerüstet wird und die Prozesse, die innerhalb dieser Tools ablaufen, sehr genau vorgegeben werden. Das Problem liegt allerdings darin, dass bislang weder eine Strategie für den verbesserten Umgang mit Daten vorliegt, noch Stakeholder die Verantwortung auf sich nehmen sich darum zu kümmern bzw. zugewiesen bekommen.

Checkliste:

      Sehen immer mehr Kollegen auf Management- und Betriebsebene ein, dass etwas unternommen werden muss, um bessere Daten zu erheben?

      Verfügen Sie über ein Tech-Stack, in dem alle relevanten Daten erfasst werden können?

      Sind die Prozesse in Ihrem Tech-Stack so organisiert, dass sie eindeutige, qualitativ hochwertige Daten erzeugen?

  Sind die Zuständigkeiten klar geklärt?

Phase 3: Ausrichtung

In dieser Phase arbeiten die Manager und die verschiedenen Bereiche des Unternehmens zusammen. Sie sorgen dafür, dass es einen zentralen Speicherplatz für alle Daten gibt (einen Data Lake oder ein Data Warehouse) und dass es für die Teams (mit Hilfe von Analysten) aus den Daten Erkenntnisse gewinnen, auf deren Grundlage sie dann handeln können. Zudem wächst die Eigenverantwortung auf Management-Ebene für dieses Thema.

Checkliste:

      Ist es möglich, die Daten aus allen Ihren Tools abzurufen?

      Haben Sie Ihre Daten bereits organisiert und an einem Ort zusammengefasst?

      Stehen Ihnen interne oder externe Ressourcen zur Verfügung, um Ihre Teams und Stakeholder bei der Visualisierung der Daten zu unterstützen?

  Haben alle Ihre Kollegen den Weg zur Visualisierung von Erkenntnissen, die ihnen hilfreich sein können, gefunden?

Phase 4: Integration

Jetzt beginnt es zu laufen; alle Kollegen fangen an, Daten für sich selbst zu nutzen, aber auch, um gegenüber anderen Kollegen bzw. Teams oder Lieferanten ihre Argumente zu untermauern. Sie beschäftigen sich kontinuierlich mit „Visual Storytelling“, der Nutzung von visualisierten Erkenntnissen, um individuell oder gemeinsam mehr Erfolg zu verbuchen. Darüber hinaus werden Teams installiert, die sich mit Dingen beschäftigen, die der Betrieb selbst nicht erledigen kann: die Anwendung von maschinellem Lernen.

Checkliste:

      Wie viele Ihrer Kollegen nutzen visualisierte Daten, um ihren eigenen Output zu verbessern?

      Wie viele Ihrer Kollegen nutzen visualisierte Daten, um gemeinsam mit anderen Kollegen, Kunden oder Lieferanten die Zusammenarbeit und denOutput zu verbessern?

  Haben Sie intern Kollegen, die sich mit maschinellem Lernen beschäftigen?

Phase 5: Optimierung

Auf dieser Ebene beruht jede geschäftliche Entscheidung auf Daten. Auf C-Ebene ist letztlich ein Vorstandsmitglied für Daten und die Analytik verantwortlich. Die Nutzung von Daten durch die Kollegen ist jetzt keine Wahl oder Option mehr, sondern Teil der DNA des gesamten Unternehmens geworden. Der Einsatz von maschinellem Lernen lässt die Organisation immer effizienter Daten in Taten umwandeln: Modelle schreiben genau vor, was zu geschehen hat, um Ziele zu erreichen (präskriptive Analytik).

Checkliste:

      Wer ist auf Management-Ebene für Daten und Analytik verantwortlich?

      Beruhen alle Entscheidungen und Beschlüsse in der Organisation auf Daten?

  Ist die Analytik aller Teams präskriptiv: gibt sie Auskunft darüber, was unternommen werden muss?

Nächste Schritte:

Ich hoffe, Sie fühlen sich jetzt inspiriert. Evtl. kann mir jedoch vorstellen, dass Sie sich zugleich überwältigt fühlen. Daher helfe ich Ihnen gern mit den folgenden fünf Tipps, die wir Organisationen oft mit auf den Weg geben, so dass sie „gleich loslegen können“:

  1.       Wer beschäftigt sich im Unternehmen gerade am intensivsten mit Daten und besitzt sowohl analytische als auch Führungskompetenzen? Ernennen Sie diese Person zum „Produktverantwortlichen Analytik“.
  2.       Lassen Sie eine Woche oder einen Monat lang alle Teams einmal eine Liste von (weniger wichtigen und tiefgreifenden) Entscheidungen erstellen, die getroffen werden.
  3.       Lassen Sie den Produktverantwortlichen diese Listen als Input für ein Brainstorming mit den Teams darüber nutzen, welche „Dashboards“ ihnen daher enorm weiterhelfen könnten.
  4.       Überlassen Sie dem Produktverantwortlichen Verantwortung, Freiraum und Ressourcen, um anhand dieses internen Inputs und der oben genannten Modelle an die Arbeit zu gehen.
  5.   Feiern Sie Erfolge! Es ist überaus schwierig und ein langwieriger Prozess, Ihre Organisation dazu zu bringen, Daten als Grundlage für sämtliche Entscheidungen zu nutzen. Daher ist es außerordentlich wichtig, immer wieder erreichte Meilensteine zu feiern und diese zu nutzen, um das Team zu motivieren, schon den nächsten zu planen und zu erreichen.

Nun, damit sollten Sie loslegen können, viel Glück! 🙂

Sollten Sie Fragen haben, können Sie mich jederzeit über rene@onrecruit.net erreichen, ich helfe Ihnen gerne weiter!


Über den Autor: René Bolier hat sich in den letzten 12 Jahren zu einem Experten auf dem Gebiet Recruitment Marketing und Technologie entwickelt und es liegt ihm am Herzen, so vielen Menschen und Organisationen wie möglich zu helfen, ihre persönlichen und geschäftlichen Ziele zu erreichen. Neben seiner Rolle als CEO bei OnRecruit ist er als Redner und Trainer aktiv, sieht gerne möglichst viel von der Welt und genießt es, Poker zu spielen, gut zu essen und neue Leute kennenzulernen. Vernetzen Sie sich mit René auf LinkedIn.

Über OnRecruit:Personaldienstleister, die mit OnRecruit arbeiten, erzielen ein vielfaches an Erfolg, weil OnRecruit ihnen dabei behilflich ist, all ihre Daten (Marketing, Website, ATS und Back-Office) zusammenzuführen und zu visualisieren. OnRecruit ist Marktplatz-Partner von Bullhorn. Weitere Informationen:www.onrecruit.net.