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4 Strategien zur Implementierung von Contract Lifecycle Management (CLM)

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Menschen lehnen Veränderungen von Natur aus ab. Das gilt ebenso, wenn es um das Thema „Digitale Transformation“ geht oder eben eine neue Contract Lifecycle Management (CLM)-Software implementiert werden soll.

Tatsächlich scheitern 70 % der Vorhaben zur digitalen Transformation vor allem wegen des Widerstands der Mitarbeiter sowie der mangelnden Unterstützung durch das Management. 

Im Folgenden zeigen wir Ihnen vier Change-Management-Strategien. Damit soll sichergestellt werden, dass die Implementierung Ihrer CLM-Software erfolgreich abläuft.

1. Planen Sie und nehmen Sie sich so viel Zeit, wie dafür nötig ist.

Wenn ein Unternehmen mit einem eigenständigen Vertragsmanagementprozess eine neue Contract Lifecycle Management (CLM)-Software einführt, ist es mit der Installation allein nicht getan. Eine erfolgreiche Implementierung setzt Planung voraus. Nur so finden Sie heraus, wie Ihre optimalen Vertragsstrategien aussehen und wie Ihre neue Plattform diese Prozesse bestmöglich unterstützen kann.

Arbeiten Sie vor der Implementierung mit dem Anbieter Ihrer CLM-Software zusammen. Bewerten Sie Ihre aktuelle Methode zur Vertragsabwicklung und erhalten Sie vom Anbieter wertvolles Feedback, wie Sie diese verbessern können. Der richtige CLM-Softwareanbieter nimmt sich die nötige Zeit, um zuerst Ihr Unternehmen kennenzulernen und dann die möglichen Anwendungsbereiche und -fälle zu verstehen. Darauf aufbauend macht er Ihnen Verbesserungsvorschläge, die auf ähnlichen Kundenerfahrungen beruhen, um schließlich die Plattform so konfigurieren, dass sie Ihren Anforderungen perfekt entspricht.

Die Anfangsphase mag zwar immer zeitaufwändiger sein, doch wenn Sie die für eine sinnvolle Planung notwendige Zeit aufbringen, zahlt sich das später wieder aus. Denn Sie können Ihr Tool dann noch effizienter einsetzen.

Um Ihr System zu konfigurieren, wird Ihr CLM-Softwareanbieter Sie um zahlreiche Informationen und Dokumente bitten – dazu gehören z.B. die Verträge, die Sie speichern möchten, die Vertragsdaten, die Sie tracken wollen, und Ihre Standardvertragsvorlagen. Je schneller Sie Ihrem Anbieter diese Informationen und Daten zur Verfügung stellen, desto zügiger kann die Implementierung ablaufen; und je schneller Sie Ihr neues CML-System einführen, desto weniger Zeit werden Sie mit ineffizienten Vertragsprozessen verlieren.

2. Gewinnen Sie das Management und Führungskräfte für die Implementierung

Da Verträge fast jede Abteilung betreffen, ist es eher unwahrscheinlich, dass Ihre Rechtsabteilung allein in der Lage ist, neue unternehmensweite Vertragsverfahren durchzusetzen. Deshalb brauchen Sie die Unterstützung der Geschäftsführung für Ihre neue CLM-Plattform – einen Fürsprecher aus der Führungsetage, der für die Vorteile der Plattform eintritt und die Teams ermutigt, das Tool auch zu nutzen.

Es ist menschlich, sich gegen Veränderungen zu sträuben, selbst wenn diese nachweislich von Nutzen sind. Wenn Sie jedoch einen Fürsprecher aus dem Management haben, der Ihnen hilft, das neue Verfahren durchzusetzen und die Teams die Verantwortung für die Nutzung der neuen Plattform übertrag, wird die Akzeptanz der Anwender mit hoher Wahrscheinlichkeit steigen.

Ihre Teams werden der Anweisung derjenigen folgen, denen sie direkt unterstellt sind. Idealerweise sollten die Führungskräfte direkt in das Tagesgeschäft ihrer Mitarbeitenden eingebunden sein, z. B. ein Senior Vice President, ein Vertriebsleiter oder eine andere Autoritätsposition.

Was noch helfen kann, um den Widerstand gegen Veränderungen zu überwinden:

Your teams will follow the direction of those they report to directly. Ideally, you want the executive sponsor(s) to be directly involved in their day-to-day operations, like a senior vice president, a sales executive, or another authority position.

Some other considerations to overcome resistance to change: 

  • Seien Sie enthusiastisch. Eine positive Stimmung „von oben nach unten“ hilft, Vertrauen bei Ihren Teams aufzubauen und zu verdeutlichen, warum die neue Plattform vor allem Vorteile hat und keine zusätzliche Belastung darstellt.
  • Kommunizieren Sie früh, klar und oft. Besprechen Sie anstehende Änderungen häufig mit Ihren Teams. So vermeiden Sie Überraschungen. Seien Sie sich über mögliche Einwände im Klaren, seien Sie aber offen und beantworten Sie Fragen und seien Sie bereit, mögliche Probleme zu diskutieren.
  • Erläutern Sie genau, wie Ihre Mitarbeitenden von einem CLM profitieren: Zeigen Sie auf, wie die Plattform die Arbeitsabläufe zur Vertragsgenehmigung beschleunigt, den Verwaltungsaufwand reduziert, verlegte Verträge verhindert usw.

3. Entlasten Sie Ihre „Power-User“

Es ist wichtig, dass es in Ihrem Team echte Experten gibt, die sich top mit der CLM-Plattform Champions auskennen. Aber achten Sie darauf, dass Sie nur einen einzigen „Power-User“ gibt. Je größer Ihr Unternehmen ist, desto mehr kann es eine einzige Person überfordern, wenn sie als einzige Expertin für die CLM-Plattform alle anfallenden Fragen beantworten muss, sie aber gleichzeitig auch alle Aufgaben im Tagesgeschäft erledigen muss.

Berücksichtigen Sie immer die Größe Ihres Unternehmens, die Anzahl an Kunden und Bewerbern sowie die aktuelle Arbeitsbelastung des potenziellen Power-Users. Wenn Sie Hunderte von Verträgen verwalten und viele Mitarbeiter Ihre Plattform nutzen, sollten Sie am besten mehrere Experten und Expertinnen einsetzen. So verteilen sich Fragen der anderen CLM-Anwender aus Ihrem Team auf die Experten und die Belastung für den einzelnen sinkt. 

Egal, ob Sie eine weitere Person als Power-User auszeichnen oder ob es jemanden gibt, der mit der Plattform vertraut genug ist, um allgemeine Fragen zu beantworten – nur mehrere Ansprechpartner stellen wirklich sicher, dass Ihr Team weiterhin effektiv arbeiten und Verträge abschließen kann.

4. Sammeln Sie Feedback und schulen Sie Ihre Mitarbeitenden entsprechend

Nutzen Sie die Pilotphase vor dem Go-Live, um von Ihren Testpersonen Feedback für Verbesserungen am Tool einzuholen. Mit Hilfe der Testphase von ausgewählten Nutzern können Sie das CLM optimieren, bevor es im gesamten Unternehmen implementiert wird. Der Rollout kann so reibungslos ablaufen. Fragen Sie Ihr Team deshalb unbedingt vor dem Go-Live, was am CLM verbessert werden sollte, damit der gesamte Vertragsprozess schneller und einfacher wird.

Sobald Ihre Plattform live ist, sollten Sie die Lernkurve im Auge behalten. Wenn z.B. zu viel Zeit zwischen dem Softwaretraining und der ersten oder zweiten Vertragserstellung verstreicht, werden sich Mitarbeitenden meist nur noch mit Mühe daran erinnern können, wie die Plattform überhaupt funktioniert.

Um die Lernkurve abzufedern, sollten Sie interne Schulungen einplanen. So können Ihre Anwender die Plattform in Aktion erleben. Prüfen Sie auch, welche Self-Service-Schulungsressourcen Ihr CLM-Softwareanbieter zur Verfügung stellt. Das können z.B. Lehrvideos oder Anleitungen für Ihre Anwender sein.

Von der strukturierten Planung bis hin zum Self-Service-Training – mit diesen vier Change-Management-Strategien zur Implementierung Ihres Contract-Lifecycle-Managements können Sie Ihren Teams zeigen, dass Ihre neue CLM-Software mehr Vorteile als Nachteile mit sich bringt. 

Weitere Tipps, Ratschläge und Insights rund um die CLM-Implementierung finden Sie auf diesem Blog.

 


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