{"id":7010,"date":"2020-06-08T10:32:19","date_gmt":"2020-06-08T10:32:19","guid":{"rendered":"https:\/\/www.bullhorn.com\/de\/?p=7010"},"modified":"2024-10-16T11:32:50","modified_gmt":"2024-10-16T11:32:50","slug":"herausforderungen-dsgvo-fuer-personaldienstleister-covid-19","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.bullhorn.com\/de\/blog\/herausforderungen-dsgvo-fuer-personaldienstleister-covid-19\/","title":{"rendered":"Besondere Herausforderungen beim Datenschutz f\u00fcr Personaldienstleister durch Covid-19"},"content":{"rendered":"

Compliance ist immer eine wichtige Gesch\u00e4ftspriorit\u00e4t, die durch Covid 19 jedoch noch komplexer ist und es daher immer wichtiger f\u00fcr Unternehmen wird, Ihre Praktiken und \u00dcberlegungen zu \u00fcberpr\u00fcfen. Um mehr Expertise zu teilen, worauf F\u00fchrungskr\u00e4fte jetzt besonders achten m\u00fcssen, um die Einhaltung von Vorschriften zu gew\u00e4hrleisten und Risiken zu minimieren, haben wir uns mit Juliane Lecking<\/span> unterhalten, welche seit Jahren dazu beitr\u00e4gt, dass Kelly Service in Europa DSGVO und dar\u00fcber hinaus konform bleibt.<\/span><\/p>\n

Welchen Einfluss hat COVID 19 auf die Datenverarbeitungsaktivit\u00e4ten von Arbeitgebern?<\/h3>\n

Arbeitgeber sind in Anbetracht der aktuellen Pandemie gefragt, Ma\u00dfnahmen zur Eind\u00e4mmung der Ausbreitung von COVID 19 zu implementieren, die gr\u00f6\u00dftenteils die Erfassung und Verarbeitung <\/span>zus\u00e4tzlicher personenbezogener Daten<\/span><\/i> ihrer Mitarbeiter erforderlich machen.<\/span><\/p>\n

Hierzu z\u00e4hlen die private Kontaktadressen der Arbeitnehmer, deren Kontaktpersonen, Auslandsreisen und weitere Angaben zu ihren Aufenthaltsorten. Eine Vielzahl der zu erfassenden Daten stellen dar\u00fcber hinaus <\/span>besondere Kategorien personenbezogener Daten<\/span><\/i> nach Art. 9 DSGVO dar, da sie im Bereich der Gesundheitsdaten anzusiedeln sind. So erfassen Unternehmen aktuell nicht nur systematisch Abwesenheitszeiten und Krankmeldungen, sondern zus\u00e4tzlich Verdachtsf\u00e4lle, Symptome und auch die etwaigen Zugeh\u00f6rigkeiten zu Risikogruppen. Die Daten gehen somit auch \u00fcber die \u00fcblicherweise im Arbeitnehmer-Arbeitgeber-Verh\u00e4ltnis zu verarbeitenden Gesundheitsdaten hinaus.\u00a0<\/span><\/p>\n

Sind solche Verarbeitungsaktivit\u00e4ten von nicht \u00f6ffentlichen Stellen nach DSGVO \u00fcberhaupt rechtm\u00e4\u00dfig?<\/h3>\n

Art. 1 Abs. 2 DSGVO ber\u00fccksichtigt und sch\u00fctzt andere \u201eGrundrechte und Grundfreiheiten nat\u00fcrlicher Personen\u201c, die in der Gesetzgebung der EU oder der ihrer Mitgliedstaaten verankert sind. Zu diesen z\u00e4hlt auch der Schutz des Lebens und der physischen und psychischen Gesundheit nach Art. 2, 3 und 7 EU-Charter. Stehen zwei Grundrechte oder -freiheiten einander entgegen, so bedarf es schlie\u00dflich der Abw\u00e4gung und f\u00fchrt somit zur <\/span>Frage der Verh\u00e4ltnism\u00e4\u00dfigkeit <\/span><\/i>(siehe Frage 4). Daneben er\u00f6ffnen die Beschr\u00e4nkungen in Art. 23 Abs. 1 lit. e) und i) DSGVO weitere Rechtfertigungsgr\u00fcnde f\u00fcr Ma\u00dfnahmen die potenziell den Grunds\u00e4tzen, Rechte und Pflichten der DSGVO widerstreben k\u00f6nnten.<\/span><\/p>\n

Auch wenn die Regelungen im nationalen Vergleich voneinander abweichen, so zeichnet sich in Anbetracht der globalen Krise EU-weit eine (hoffentlich) vor\u00fcbergehende Lockerung des Datenschutzes ab. Die britische Aufsichtsbeh\u00f6rde ICO hat angek\u00fcndigt, dass sie gegen\u00fcber Unternehmen, die COVID 19-bedingt nicht im Stande sind ihre eigentlichen Datenschutzstandards einzuhalten, nicht regulativ eingreifen werde. In Deutschland k\u00f6nnen Unternehmen nach dem Erlass des \u201eSARS-CoV-2-Arbeitsschutzstandard\u201c durch das Bundesministerium f\u00fcr Arbeit und Soziales mittelbar zur Implementierung zus\u00e4tzlichen Ma\u00dfnahmen, die die Verarbeitung von Gesundheitsdaten sogar vorschreibt, verpflichtet werden.\u00a0<\/span><\/p>\n

Der Datenschutz ist bei der Umsetzung der Ma\u00dfnahmen nicht aufgehoben, sondern ist vielmehr begleitend zu ber\u00fccksichtigen, auch wenn die Verarbeitungsaktivit\u00e4ten von Unternehmen aktuell umfassender sein d\u00fcrfen und Aufsichtsbeh\u00f6rden (siehe ICO) wom\u00f6glich nachsichtiger regulieren werden.<\/span><\/p>\n

Was m\u00fcssen Arbeitgeber bei der Konzeption solcher Ma\u00dfnahmen datenschutzrechtlich ber\u00fccksichtigen?<\/h3>\n

Sowohl die Grunds\u00e4tze der Datenverarbeitung (Art. 5 DSGVO), als auch die Regelungen zu den Betroffenenrechte (Kapitel 3 DSGVO) bleiben anzuwenden.\u00a0<\/span><\/p>\n

W\u00e4hrend sich die <\/span>Rechtsgrundlage <\/span><\/i>(Art. 5 Abs. 1 lit. a) DSGVO) der Verarbeitung f\u00fcr \u201eeinfache\u201c personenbezogene Daten aus Art. 6 Abs. 1 lit. d), e) oder f) DSGVO ergeben kann, ist f\u00fcr die Gesundheitsdaten Art. 9 Abs. 2 lit. i) DSGVO hinzuzuziehen. Von der Einwilligung der Betroffenen ist im Besch\u00e4ftigungsverh\u00e4ltnis aufgrund der Abh\u00e4ngigkeitsverh\u00e4ltnisse zwischen Arbeitnehmer und -geber grunds\u00e4tzlich abzusehen.\u00a0<\/span><\/p>\n

Im Zuge der in Art. 5 Abs. 1 lit. c geforderten <\/span>Datenminimierung<\/span><\/i> sollten Unternehmen darauf achten, m\u00f6glichst nur die n\u00f6tigsten personenbezogenen Daten an einem daf\u00fcr vorgesehenen Speicherort zu erfassen, z.B. Personalnummer und Gesundheitsdaten. Im Verdachtsfall kann dann \u00fcber die Personalabteilung auf weitere personenbezogene Daten zugegriffen werden. Das wiederum hat den positiven Nebeneffekt, dass die <\/span>Richtigkeit<\/span><\/i> der Daten nach Art. 5 Abs. 2 lit. d) leichter gew\u00e4hrleistet werden kann.<\/span><\/p>\n

Dadurch dass die Verarbeitungen an den Z<\/span>weck<\/span><\/i> der Bek\u00e4mpfung der Ausbreitung von COVID 19 gebunden sind (Art. 5 Abs. 1 lit. b) DSGVO), muss bereits heute an den Zeitpunkt nach der Krise, d.h. wenn der Zweck wegf\u00e4llt, gedacht werden. Dabei wird die <\/span>Speicherbegrenzung<\/span><\/i> gem. Art. 5 Abs. 1 lit. e) DSGVO f\u00fcr Unternehmen eine besondere Herausforderung darstellen. Es ist anzunehmen, dass sich die in Rahmen der Pandemie erfassten und verarbeiteten Daten durch diverse Systeme der IT-Infrastruktur von Unternehmen ziehen, von den Personalakten \u00fcber CRM Systeme bis hin zu Email-Postf\u00e4chern. Dabei k\u00f6nnen die Daten digitaler sowie analoger Natur sein. Idealerweise werden Mitarbeiter instruiert, Daten nur an einem daf\u00fcr vorgesehenen und eindeutig abgegrenzten Speicherort zu speichern und aus anderen Systemen umgehend zu l\u00f6schen.\u00a0<\/span><\/p>\n

Zudem sollten Unternehmen mithilfe von strikten Zugriffsbeschr\u00e4nkungen, Anonymisierungs- oder Pseudonymisierungstechnologien, Verschl\u00fcsselungstechniken und weiteren technische und organisatorische Ma\u00dfnahmen die <\/span>Integrit\u00e4t und Vertraulichkeit<\/span><\/i> der Datenverarbeitung sicherstellen.<\/span><\/p>\n

Um m\u00f6glichst <\/span>transparent<\/span><\/i> im Sinne des Art. 5 Abs. 1 lit. a und Art. 14 DSGVO zu sein, sollte ein entsprechendes Kommunikationskonzept erstellt werden. In der Regel werden die zus\u00e4tzlichen Daten bei der betroffenen Person direkt erhoben. Sp\u00e4testens zu diesem Zeitpunkt oder gar im Voraus sollte der Arbeitgeber durch beispielsweise eine entsprechende Massenkommunikation an die Belegschaft, Informationen \u00fcber den Verarbeitungszweck, die Rechtsgrundlage und weitere in Art. 13 Abs. 1 und 2 aufgef\u00fchrte Rahmenbedingen der Verarbeitung zur Verf\u00fcgung stellen.\u00a0<\/span><\/p>\n

Wie ist die Verh\u00e4ltnism\u00e4\u00dfigkeit der konzipierten Ma\u00dfnahmen zu beurteilen? <\/b><\/h3>\n

Die DSGVO enth\u00e4lt mit der in Art. 35 beschriebenen Datenschutz-Folgeabsch\u00e4tzung eine geeignete Methode, um die Verh\u00e4ltnism\u00e4\u00dfigkeit von Verarbeitungsvorg\u00e4ngen zu beurteilen. Nach Art. 35 Abs. 3 lit. b) ist diese insbesondere bei der Verarbeitung der besonderen Kategorien personenbezogener Daten erforderlich. Dabei werden zun\u00e4chst die Notwendigkeit und Verh\u00e4ltnism\u00e4\u00dfigkeit der Verarbeitung in Bezug auf den Zweck bewertet. Anschlie\u00dfend werden etwaige Risiken f\u00fcr die Rechte und Freiheiten der Betroffenen identifiziert und bewertet, um diese im letzten Schritt mit geeigneten Ma\u00dfnahmen zu mildern oder gar ganz zu bew\u00e4ltigen.\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n

Hat COVID 19 Auswirkung auf die Aufbewahrungsfristen von Bewerberdaten?<\/b><\/h3>\n

Die aktuell zu verzeichnenden Verz\u00f6gerungen im Recruiting vieler Unternehmen haben i.d.R. keine Auswirkungen auf die Aufbewahrungsfristen von Bewerbungsunterlagen. Unabh\u00e4ngig davon, ob sich Einstellungsentscheidungen aufgrund der COVID 19 bedingten Absage von pers\u00f6nlichen Interviews oder aufgrund der wirtschaftlich unsicheren Lage von Unternehmen hinausz\u00f6gern, so bleiben die Aufbewahrungsfristen hiervon grunds\u00e4tzlich unber\u00fchrt. Datenschutzrechtlich k\u00f6nnen Bewerberdaten solange aufbewahrt werden, wie der Verarbeitungszweck Bestand hat.<\/span> Erst mit der finalen Einstellungsentscheidung entf\u00e4llt der Zweck, und diese kann in der aktuellen Zeit Monate in Anspruch nehmen. Dennoch gilt auch hier der Grundsatz der Transparenz, so dass es sich empfiehlt, die Bewerber entsprechend \u00fcber m\u00f6gliche Verz\u00f6gerungen zu informieren.<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

Welche weiteren Datenschutzbedenken m\u00fcssen Unternehmen im Zuge von COVID 19 ber\u00fccksichtigen?<\/b><\/h3>\n

Seit Ausbruch der Pandemie stehen eine Vielzahl von Arbeitgebern (au\u00dferhalb der Grundversorgung) der Herausforderung entgegen, ihren Mitarbeitern das Arbeiten aus dem Home-Office erm\u00f6glichen zu m\u00fcssen, um einerseits die Gesundheit der Belegschaft zu sch\u00fctzen und andererseits die Gesch\u00e4ftst\u00e4tigkeit nicht ganz einstellen zu m\u00fcssen.<\/span><\/p>\n

Abgesehen von den technisch-virtuellen Rahmenbedingungen, wie beispielsweise VPN, sicherer\/verschl\u00fcsselter remote Zugriff auf Unternehmens-Portale, CRMs, E-Mail-Postf\u00e4cher, usw., ist zu betonen, dass die Grenzen zwischen Arbeits- und Wohnst\u00e4tte verschwimmen. Auch Familienmitglieder und Freunde der Mitarbeiter, denen Zugang zu den Wohnst\u00e4tten gew\u00e4hrt wird, sind als unberechtigte Dritte zu betrachten, wenn es um den Zugang zu pers\u00f6nlichen Daten von Mitarbeitern, Kunden und Bewerbern des eigenen Unternehmens geht. Der Arbeitsplatz im eigenen Haushalt sollte daher auch im Hinblick auf Datenschutz mit Bedacht ausgew\u00e4hlt werden.\u00a0<\/span><\/p>\n

Die neuen Rahmenbedingungen der Arbeitswelt entziehen den Arbeitgebern eine Vielzahl von Kontrollm\u00f6glichkeiten rund um den Schutz von pers\u00f6nlichen Daten. Im ersten Schritt ist Arbeitgebern daher zu empfehlen, Richtlinien zur Verf\u00fcgung zu stellen und Vereinbarungen mit den betroffenen Mitarbeitern zu treffen. Je nach Ausgang und Dauer der COVID19 Krise sollte zudem in Erw\u00e4gung gezogen werden, die Home-Office Arbeitspl\u00e4tze der Mitarbeiter\/innen auch in Audits zu ber\u00fccksichtigen.\u00a0<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

\n

\u00dcber die Autorin: <\/strong><\/span>Juliane Lecking (M.Sc. Wirtschaftspsychologie) ist Business Process Consultant f\u00fcr globalen Datenschutz bei Kelly Services und zertifizierte Datenschutzbeauftragte (DSB-T\u00dcV 2019). <\/span>Sie ist seit 2011 in operativen und strategischen Positionen in der Personaldienstleistungs- und Beratungsbranche f\u00fcr verschiedene Arbeitgeber und Kunden t\u00e4tig.<\/span> Senden Sie ihr gerne eine Kontaktanfrage auf<\/span>\u00a0LinkedIn<\/a>.\u00a0<\/span><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Um mehr Expertise zu teilen, worauf F\u00fchrungskr\u00e4fte jetzt besonders achten m\u00fcssen, um die Einhaltung von Vorschriften zu gew\u00e4hrleisten und Risiken zu minimieren, haben wir uns mit Juliane Lecking unterhalten, welche seit jahren dazu beitr\u00e4gt, dass Kelly Service in Europa DSGVO und dar\u00fcber hinaus konform bleibt.<\/p>\n","protected":false},"author":248,"featured_media":5291,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"om_disable_all_campaigns":false,"footnotes":""},"categories":[115,177],"tags":[],"class_list":["post-7010","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-dsgvo","category-industry-trends-and-insights"],"acf":[],"yoast_head":"\nCovid-19: herausforderungen beim datenschutz f\u00fcr personaldienstleister<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Um mehr Expertise zu teilen, worauf F\u00fchrungskr\u00e4fte jetzt 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