\u201eDie meisten Personaldienstleister sind nur mit etwa 10 % ihrer Kanddiat:innen in der Datenbank wirklich in Kontakt\u201c<\/strong>, erkl\u00e4rt Robert Mann, Director of Sales & Marketing bei 3DIQ. \u201eUnd dieser Anteil sinkt meist, je gr\u00f6\u00dfer der Kandidatenpool wird. Wenn ich Unternehmer w\u00e4re und ein Personaldienstleister zu mir sagen w\u00fcrde: \u201aWir haben einen Kandidatenpool mit 10 Millionen Menschen\u2018, w\u00fcrde mich das nicht \u00fcberzeugen. Ich w\u00fcrde fragen: \u201aWie viele davon k\u00f6nnt ihr kurzfristig erreichen? Wie schnell k\u00f6nnt ihr mit einer relevanten Anzahl guter Kandidat:innen in Kontakt treten?\u2018 Genau auf diese Fragen m\u00f6chte ich eine klare Antwort bekommen.\u201c<\/p>\nPersonaldienstleister, die den Zustand ihrer Daten nicht kennen, haben bereits ein Datenproblem. Dabei sind die typischen Anzeichen ungepflegter Daten schnell erkennbar: Personalberater:innen nutzen das ATS nicht f\u00fcr die Kandidatensuche, Kandidat:innen reagieren nicht mehr auf die Kommunikation des Unternehmens oder die Abmeldungen auf versendete E-Mails sind hoch.
\nDie eigentliche Herausforderung bei der Datenqualit\u00e4t besteht darin, die Ursache zu beheben.<\/p>\n
Probleme mit der Datenqualit\u00e4t erkennen<\/h2>\n
Der erste Schritt zu einer sauberen Datenbank besteht darin, den aktuellen Stand im Unternehmen zu erfassen.<\/p>\n
Eine einfache SWOT-Analyse \u2013 also St\u00e4rken, Schw\u00e4chen, Chancen und Risiken \u2013 ist daf\u00fcr ein guter Ausgangspunkt. Sie hilft dir zu verstehen, welche Daten du sammelst, wie du sie sammelst und was du damit machst. So erkennst du, wo Probleme entstehen und wie du sie beheben kannst. Au\u00dferdem zeigt sie, welche Daten fehlen oder fehlerhaft sind \u2013 also genau den \u201eGarbage in\u201c, der sp\u00e4ter zu \u201eGarbage out\u201c f\u00fchrt.<\/p>\n
Im Kern geht es um Qualit\u00e4t statt Quantit\u00e4t. Wenn du das volle Potenzial deiner Datenbank nutzen m\u00f6chtest, solltest du Kandidat:innen entfernen, die du nicht vermittelst. Konzentrierst du dich auf die f\u00fcr dich wirklich relevanten Kandidat:innen, wird dein ATS\/CRM zu einem echten Asset. Im besten Fall suchen deine Personalberater:innen wieder gern in der Datenbank nach passenden Talenten.<\/p>\n
Richte den Blick besonders auf die Prozesse, die Bewerberdaten in dein System sp\u00fclen. Welche Kan\u00e4le und Wege gibt es, dass Informationen in deiner Datenbank gespeichert werden? Gibt es f\u00fcr jeden dieser Wege verl\u00e4ssliche und saubere Prozesse? Versteht dein gesamtes Team, warum Datenqualit\u00e4t wichtig ist und welche Rolle jede:r Einzelne dabei spielt? Denn Datenqualit\u00e4t ist Teamarbeit. Diese Aufgabe kann nicht auf eine einzelne Person oder Abteilung abgew\u00e4lzt werden.<\/p>\n
Daten sind mehr als reine Informationen, die du f\u00fcr deine Arbeit brauchst. Weil sie Automatisierungen erm\u00f6glichen, k\u00f6nnen sie auch Teil deiner Markenwahrnehmung werden \u2013 im positiven wie im negativen Sinne. Stell dir vor, der Name eines oder einer Kandidat:in wird komplett in Gro\u00dfbuchstaben erfasst und anschlie\u00dfend f\u00fcr eine automatisierte E-Mail verwendet. \u201eHallo SANDRA\u201c, beginnt die Nachricht. Die Kandidatin sieht das und denkt m\u00f6glicherweise, wie unprofessionell deine Berater:innen arbeiten.<\/p>\n
Tipps zur L\u00f6sung von Datenqualit\u00e4tsproblemen<\/h2>\n
Wie lassen sich Probleme mit der Datenqualit\u00e4t beheben, sobald du sie identifiziert hast? Drei zentrale Ans\u00e4tze helfen bei den meisten Herausforderungen.<\/p>\n
1. Schulung und klare Prozesse<\/h3>\n
Datenqualit\u00e4t beginnt bei den Menschen, die Daten erfassen und pflegen. F\u00fcr deine Personalberater:innen hat eine hohe Datenqualit\u00e4t klare, greifbare und sehr attraktive Vorteile. Wenn du diese Vorteile deutlich machst, steigt die Motivation, Daten sauber zu erfassen und aktuell zu halten.<\/p>\n
\u201eDu brauchst klare, schlanke Prozesse und musst sie deinem Team verst\u00e4ndlich vermitteln\u201c,<\/strong> erkl\u00e4rt Michelle Bousquet, VP of Organisational Effectiveness bei Floyd Lee Locums. \u201eWir arbeiten mit einem System aus Zeigen, Umsetzen und \u00dcberpr\u00fcfen. Wir zeigen unseren Mitarbeitenden, wie sie Daten eingeben, pflegen und nutzen. Dann lassen wir sie es selbst machen und pr\u00fcfen anschlie\u00dfend die Ergebnisse. Au\u00dferdem dokumentieren wir den Prozess, damit wir jederzeit darauf zur\u00fcckgreifen k\u00f6nnen.\u201c<\/p>\n\u201ePlane deine Arbeit und arbeite nach deinem Plan\u201c,<\/strong> erg\u00e4nzt Paul Sabatino, Regional Sales Manager, Solutions Consulting bei Kyloe Partners. \u201eAlte Gewohnheiten verschwinden nicht \u00fcber Nacht. Ver\u00e4nderung braucht deshalb eine konsequente Stimme. Information schafft Vertrauen, Schweigen schafft Unsicherheit. Deshalb ist es entscheidend, Datenprozesse fr\u00fch und regelm\u00e4\u00dfig zu kommunizieren.\u201c<\/strong><\/p>\nEin guter Ansatz ist es, mit dem \u201eWarum\u201c zu beginnen. Wenn deine Personalberater:innen verstehen, dass sauber erfasste Daten viele manuelle und monotone Aufgaben automatisieren k\u00f6nnen, wird der Nutzen schnell deutlich. Mit der Zeit erkennen sie, dass sie dadurch mehr Vermittlungen erzielen und effektiver arbeiten k\u00f6nnen.<\/p>\n
\u201eWir hatten eine Personalberaterin, die seit 30 Jahren in der Branche war.<\/strong> Als sie anfing, arbeitete sie noch mit Rolodex-Karteien und Stapeln von Papierlebensl\u00e4ufen\u201c, sagt Billy Davis, Enterprise Customer Success \u2013 Automation and AI bei Bullhorn. \u201eIch habe ihr gezeigt, warum Datenqualit\u00e4t wichtig ist und was passieren w\u00fcrde, wenn sie sich konsequent darauf einl\u00e4sst. Innerhalb von zwei Wochen wurde sie trotz ihrer langj\u00e4hrigen Erfahrung im Unternehmen die beste Mitarbeiterin in Sachen Datenqualit\u00e4t.\u201c<\/strong><\/p>\nRecruiting wird deutlich einfacher, wenn hochwertige Daten die Grundlage bilden. Sobald dein Team erkennt, welchen pers\u00f6nlichen Nutzen gute Datenpflege bringt, wird es deutlich leichter, saubere Datenprozesse zu etablieren.<\/p>\n
2. Strukturierte Daten<\/h3>\n
Datenerfassung braucht einen klaren Plan. Nimm dir ein paar Tage Zeit, um zu definieren, was du mit deinen Daten erreichen m\u00f6chtest. Betrachte aus der Vogelperspektive, wie ein:e Kandidat:in den gesamten Lifecycle durchlaufen soll und welche Schritte daf\u00fcr n\u00f6tig sind. Lege ein Ziel fest und richte deine Prozesse danach aus. All das hilft dir zu bestimmen, welche Informationen wirklich erfasst werden m\u00fcssen.<\/p>\n
Wichtig ist, bei der Datenerfassung klein anzufangen. Frage zu Beginn nicht mehr als sechs oder sieben Informationen ab. Alles dar\u00fcber hinaus erh\u00f6ht das Risiko, Kandidat:innen schon vor dem eigentlichen Start zu verlieren. Ausgehend vom ersten Kontakt kannst du das Profil im Laufe der Zeit weiter ausbauen. Pflege die Beziehung, um sp\u00e4ter auch die zus\u00e4tzlichen Informationen zu erhalten, die das Profil abrunden.<\/p>\n
Ein strukturierter Ansatz bei der Datenerfassung schafft Vertrauen. Wenn dein erster Kontakt nach zwei Jahren eine E-Mail mit der Bitte um einen aktualisierten Lebenslauf ist, wirst du wahrscheinlich keine Antwort bekommen. H\u00e4ltst du dagegen regelm\u00e4\u00dfig Kontakt, verschickst Status-Abfragen und h\u00e4ltst den Kontakt, sind Kandidat:innen deutlich offener f\u00fcr deine Anfragen.<\/p>\n
Tipp: Um die eigene Datenerfassung zu verbessern, solltest du den Kandidatenprozess selbst durchlaufen. So erkennst du Schwachstellen und kannst Reibungspunkte gezielt reduzieren.<\/p>\n
3. Datenhygiene<\/h3>\n
Strukturierte Daten zu erfassen ist die eine Seite der Medaille. Sie aktuell zu halten, ist die andere. Je besser die Datenqualit\u00e4t, desto mehr M\u00f6glichkeiten f\u00fcr eine saubere Automatisierung hast du. Genau deshalb lohnt sich dieser Aufwand besonders.<\/p>\n
Eine Datenbank zu bereinigen wirkt anfangs oft wie eine Mammutaufgabe. Deshalb ist es wichtig, dort zu starten wo schnelle Erfolge erzielt werden k\u00f6nnen, zum Beispiel bei den Kontaktdaten. Kandidat:innen ohne Kontaktdaten sind im System wertlos, weil du sie nicht erreichen kannst. F\u00fcge also im ersten Schritt fehlende Telefonnummern oder E-Mail-Adressen nach. Auch Statusangaben sind leicht zu pr\u00fcfen und zu korrigieren, sowie ein wirksamer Schritt, um die Datenqualit\u00e4t in deinem ATS\/CRM zu verbessern.<\/p>\n
Es gibt verschiedene Automatisierungen, die dich dabei unterst\u00fctzen k\u00f6nnen. Tools f\u00fcr CV-Parsing sind ein gutes Beispiel, denn sie erm\u00f6glichen es Kandidat:innen, selbst ihre Informationen zu aktualisieren. Automatisierungen k\u00f6nnen au\u00dferdem helfen, Dubletten zu entfernen, Informationen automatisch von einem Feld in ein anderes zu \u00fcbertragen oder Mitarbeitende per E-Mail, SMS oder Notiz daran zu erinnern, dass noch etwas zu erledigen ist.<\/p>\n
Datenqualit\u00e4t zur Erfolgsgeschichte machen<\/p>\n
Was kann ein Personaldienstleister erwarten, wenn er die oben genannten Empfehlungen konsequent umsetzt? Davis nennt einige Beispiele aus der Praxis.<\/p>\n
\u201eWir hatten einen Personaldienstleister, der eine halbe Million schlechte, automatisch eingelesene Eintr\u00e4ge ohne relevante Informationen entfernt hat. Die Datenbank wurde dadurch von riesig und weitgehend nutzlos zu schlank und wirklich brauchbar. Die Personalberater:innen haben sie danach wieder gern genutzt.<\/p>\n
Ich habe auch Personaldienstleister mit f\u00fcnf oder sechs Personalberater:innen kennengelernt, die auf einem produktiveren Niveau arbeiten als Unternehmen mit 100 Personalberater:innen.<\/strong> Der Grund waren Automatisierungen, die durch hochwertige Daten m\u00f6glich wurden. Man kann wirklich spannende und komplexe Dinge umsetzen, aber alles beginnt mit einer guten Daten- und Prozessgrundlage.\u201c<\/p>\nWer GIGO vermeidet, profitiert von QIQO: Quality in, quality out. Und damit von den vielen M\u00f6glichkeiten, die hochwertige Daten er\u00f6ffnen.<\/p>\n
Oder wie Sabatino sagt: \u201eErfolg mit Daten und Automatisierung kann viele Formen annehmen. Das Schlimmste, was du tun kannst, ist gar nichts.\u201c<\/strong><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"Die Betreffzeile Ihrer E-Mail an Bewerbende vermittelt einen entscheidenden ersten Eindruck. Lesen Sie diese f\u00fcnf Tipps, wie Sie effektive Personal- und Recruiting-Mails schreiben k\u00f6nnen.<\/p>\n","protected":false},"author":481,"featured_media":77319,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"om_disable_all_campaigns":false,"footnotes":""},"categories":[107,217,198],"tags":[101,219],"class_list":["post-77317","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-best-practices","category-data-analytics","category-staffing-recruiting","tag-crm","tag-datenhygiene"],"acf":[],"yoast_head":"\n
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