Cooptalis

Expérience Client et Efficacité Opérationnelle Avec Bullhorn

Cooptalis est un opérateur de mobilité internationale qui accompagne les candidats et les
entreprises dans leurs projets de mobilité professionnelle internationale depuis 2012.
Cooptalis propose une offre unique et complète à destination des entreprises et les talents
qui ont un projet de mobilité à l’international : le recrutement, l’immigration, la relocation et la
formation.

Aujourd’hui, Cooptalis est présent dans 12 pays : la France, la Belgique, le Luxembourg, L’Espagne, Le Pays-Bas, le Maroc, la Tunisie, la Roumanie, la Pologne, le Canada, la Côte d’Ivoire et le Vietnam à
travers 18 agences.

Julien Geffriaud (Digital Project Manager) et Nadia Hammouche (Recruitment Manager)
nous rejoignent aujourd’hui pour parler de leur projet de transformation digitale du Bullhorn.

Pourquoi avez-vous décidé de vous engager dans la recherche d’un nouvel ATS et
quels étaient vos critères?

Julien: Nous avions pour ambition de proposer aux futurs expatriés une solution digitale,
complète pour gérer leur projet. Donc pour pouvoir mener à bien ce projet, nous avions
besoin d’un outil qui soit un outil sur le cloud, donc un ATS en ligne (SaaS) qui puisse
s’intégrer par API avec d’autres applications sur lesquelles nous puissions effectuer
beaucoup de paramétrages et de personnalisations.

Nous avons conduit des recherches approfondies, allant jusqu’à tester plusieurs autres
logiciels. A l’époque, seuls deux ATS avaient attiré notre attention. Finalement nous avons
opté pour Bullhorn. Non seulement pour les critères techniques que je viens de mentionner,
mais aussi pour l’accompagnement qui a été proposé pour la mise en place de la solution.

Quels étaient les problèmes concrets avec l’outil précédent qui vous ont poussé à entreprendre ce projet de changement?

Pour l’équipe de recrutement

Nadia: Nous nous sommes rendu compte que notre ancien outil n’était pas adapté au volume de travail que nous avions, notamment pour traiter un volume important de besoins. Réussir à faire des recherches ciblées et précises, rechercher des candidats dans la base rapidement, et rendre visuelle l’avancée de la recherche n’était pas évident sur notre ancien outil.

Au niveau technique

Julien: La manque de capacité de synchronisation pour toutes les données de l’ancien ATS avec d’autres systèmes, était un problème. L’outil que nous avions précédemment n’avait pas d’interface API, donc nous ne pouvions ni injecter ni extraire des données.

Le deuxième problème, il s’agissait d’un outil qui n’était pas SaaS, donc cela obligeait une installation d’un client lourd sur les postes de travail, avec la maintenance d’un serveur et d’une base de données. C’était donc lourd à administrer, et au-delà de ça, le modèle financier, avec des licences de services à vie et les coûts de maintenance des serveurs, nous avions peu de flexibilité du point de vue de la tarification.

Qu’avez vous constaté après avoir adopté Bullhorn?

Une meilleure expérience pour nos candidats

Julien: Avant, nous avions des processus manuels. Nos candidats devaient déposer leurs candidatures par mail.

Grâce à l’intégration facile avec notre site internet, nous avons utilisé le module “open source career portal” qui nous permet de publier facilement nos offres d’emplois et de suivre les candidatures. Petit à petit, nous avons customisé ce module et nous sommes très contents du résultat. Cela améliore l’expérience des candidats qui peuvent postuler en quelques clics.

Beaucoup plus d’efficacité dans les opérations de recrutement: 

Julien: Pour publier nos annonces, nous devions créer une description de poste, nous la mettions dans une fichier Word. Ensuite nous diffusions une copie sur nos sites emploi. Nous pouvons maintenant publier directement sur notre site internet ainsi que tous nos sites emploi en quelque clics grâce à l’intégration avec Broadbean.

Julien: En termes d’efficacité de traitement des candidatures entrantes, les consultants gagnent beaucoup de temps.

Nadia: Avant, nous devions télécharger le CV sur notre bureau et ensuite l’uploader dans l’ATS, donc forcément cela prend du temps. Maintenant, chaque candidature arrive directement dans Bullhorn, il ne nous reste plus qu’à cliquer pour valider ou non les candidats et les faire avancer.

La mobilité et le partage des information en temps réel

Nadia: Nous allons chercher des compétences à l’étranger donc nous nous déplaçons avec nos clients et nous avons des sessions de recrutement à l’étranger. Bullhorn nous permet d’organiser des sessions à distance, de compléter, en temps réel, les informations sur la manière dont elles se déroulent. Bullhorn nous permet également de capturer rapidement tous nos retours sur les candidats.

Nous avions énormément de mal à opérer de la sorte précédemment. Avoir de telles capacités est un énorme avantage.

Cela permet à tous nos collègues qui travaillent sur un projet de recrutement d’avoir les informations en temps réel, de faire des retours aux candidats et d’envoyer les offres. Cela permet également aux équipes des chargés de ventes de suivre l’évolution du processus et d’avoir accès au même niveau d’information provenant d’une seule et même source.

Réduction des coûts

Julien: Avant nous avions un contrat de maintenance en plus du contrat pour les licences. Maintenant c’est un abonnement par mois par utilisateur, coût du support et des futures mises à jour inclus.

Nous économisons aussi sur le coût de notre infrastructure nous avons pu fermer un serveur que, jusqu’à maintenant, nous devions maintenir. Du côté, Bullhorn nous pouvons solliciter le support de manière presque illimité.

L’équipe Support de Bullhorn répond rapidement. Vous avez une équipe qui comprend bien nos besoins, qui identifie bien le problème et qui est très efficace pour le régler. Je ne perds plus de temps à contacter support pour un ticket, c’est traité dans la journée.

Vos conseils pour les autres entreprises qui veulent entreprendre ce type de projet?

Prendre le temps de former les utilisateurs: 

Julien: Nous étions partis sur l’idée que nous allions former une équipe de projet, et qu’ensuite nous allions laisser les utilisateurs se servir de ce nouvel outil de manière assez souple. Nous nous sommes rendu compte que même avec un excellent outil, le besoin pour un accompagnement poussé était toujours bel et bien là.

Maintenant, lorsque nous commençons l’accompagnement de nos employés, et que nous leur proposons une formation plus détaillée, il se rendent compte qu’il y a énormément de fonctionnalité dans l’outil, beaucoup de raccourcis, un gain d’efficacité sur certaines actions, de multiples possibilités de personnaliser l’affichage et le tri des données. Ils sont généralement surpris et ils découvrent au fur et à mesure la richesse de l’outil.

Formez deux ou trois personnes sur les fonctions administratives. 

Julien: Bullhorn nous permet d’être autonomes par rapport au paramétrage. Notamment vis-à-vis de la personnalisation. Nous avons, par exemple, la capacité de modifier les champs et de changer leur emplacement, en rendre certains obligatoires, ou encore créer des champs customs.

Nadia: Je rejoins Julien sur la partie de personnalisation. Nous avons plusieurs secteurs activités sur lesquels nous travaillons de manières différentes. L’outil est capable de répondre à ces besoins en offrant la capacité d’intégrer les systèmes tout en facilitant des méthodes de recherche et de capture d’information de façons différentes, cela nous a permis de construire une base de données très efficace et adaptés à nos activités.

Parlez-nous de vos futurs projets?

Julien: En octobre, 2018, nous avons commencé avec une petite vingtaine d’utilisateurs. Au bout plus d’un an, nous avons multiplié le nombre d’utilisateurs par deux. Nous allons continuer d’aller dans de nouveaux pays et acquérir d’autres sociétés.

Nadia: Aujourd’hui, nous sommes spécialisés dans le secteur de l’IT pour le recrutement et l’expatriation d’étrangers vers la France et de résidents français vers l’étranger. Nous avons déjà développé nos activités dans d’autres secteurs comme l’industrie pharmaceutique, la restauration collective ou encore l’industrie automobile pour les recrutements de l’étranger vers la France. Notre volonté est de développer ces mêmes activités dans le sens France vers l’international.

Quand nous ouvrons un nouveau pays ou un autre secteur d’activité, une nouvelle industrie, et souhaitons accroître nos volumes de candidatures, nous sommes confiants que Bullhorn nous permettra d’harmoniser notre processus partout dans le monde.

Nous sommes confiants que Bullhorn nous permettra d’harmoniser notre processus partout dans le monde.
Nadia Hammouche Cooptalis

 

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