Tien KPI’s die uniforme, efficiënte recruitmentbureaus gebruiken om hun organisatie te runnen

 

We hebben een heleboel recruitment professionals geïnterviewd uit bedrijven van verschillende omvang, met verschillende functies en uit alle sectoren. We hebben geleerd dat de meest uniforme, efficiënte recruitmentbureaus een diepgaand inzicht hebben in hun organisatie. Welke KPI’s moet je gebruiken, wat vertellen ze je en hoe meet je ze?

Lees verder voor een compleet overzicht van tien KPI’s die je moet kennen.

Winstgevendheid en marge

Wat is het?

Wat is het? Brutomarge en Brutowinst zijn twee gerelateerde metrics die essentieel zijn om inzicht te hebben in je bedrijf. De brutowinst (BW) is het aantal euro's winst (gefactureerde euro's min de kosten en betaalde euro's) dat je bedrijf verdient. De brutomarge (BM) is het percentage van je totale factureerbare omzet dat de winst vormt (winst in euro's gedeeld door totale omzet in euro's).

Waar geeft het antwoord op?

De belangrijkste vraag waar BW en BM antwoord op geven is simpel: hoeveel geld verdient mijn bedrijf eigenlijk? Financiële data worden echter een veel krachtiger hulpmiddel wanneer ze in hetzelfde systeem staan als je ATS- en CRM-data en wanneer ze kunnen worden berekend op het niveau van elk individueel contract of plaatsing. Wanneer financiële data zo gedetailleerd zijn, kun je deze gebruiken om eenvoudig een aantal nieuwe belangrijke vragen te beantwoorden: hoe winstgevend is elke tak van mijn bedrijf? Hoe verschilt mijn marge per kandidaatbron? Wat is mijn gemiddelde winst per interview voor een bepaald team of segment? Wanneer je echt inzicht hebt in de successen (en mislukkingen) van elk segment en elke activiteit van je bedrijf, kun je vervolgens prioriteit geven aan strategieën en kun je doelen stellen om de groei en winstgevendheid aanzienlijk te verbeteren.

Hoe meet je het?

Voer een standaard brutomarge rapport uit om inzicht te krijgen in de algemene financiële prestaties van je bedrijf. Gebruik ad-hocrapportage om je BM-data te segmenteren om de winstgevendheid van al je activiteiten te evalueren, prioriteit te geven aan middelen en proactief veranderende bedrijfsomstandigheden te beheren.

Wie gebruikt het?

Management: Krijg inzicht in de winstverdeling binnen het bedrijf en leid strategische besluitvormingen. Welke klanten of segmenten verdienen meer aandacht? Welke activiteiten of recruitmentstrategieën leiden tot de beste marges?

Recruitment: Beslis op welke recruitmentactiviteiten je je moet richten om de winst te maximaliseren; marge is ook vaak een factor in commissies.

Sales: Ontdek welke klanten de grootste invloed hebben op je bedrijfsresultaten, met meer nauwkeurigheid dan alleen het aantal vacatures en plaatsingen of de totale omzet.

Financiën: Richt je op het lokaliseren en verkrijgen van inzicht in de winst, door te kijken naar de echte BM door plaatsing. Hierdoor kun je een sterkere financiële analyse maken en heeft finance meer invloed op de strategie.

Overweeg om het te combineren met de statistieken van de activiteiten van recruitment en sales om conclusies te kunnen trekken over je meest winstgevende activiteiten. Misschien blijkt je recruiter die de meeste winst oplevert ook de meeste interviews met kandidaten te plannen en de meeste bezoeken af te leggen. Je kunt ook een team hebben dat een groot aantal plaatsingen heeft gedaan, terwijl het rapport laat zien dat de brutomarge lager is dan verwacht.

Je kunt ook nog dieper in de brutomarge duiken en de volgende rapporten creëren die inzoomen op een specifiek onderdeel van je bedrijf:

  • Brutomarge door plaatsing
  • Brutomarge door de recruiter
  • Brutomarge door bedrijfstak
  • Brutomarge door regio
  • Brutomarge door klanten

Werkelijke urenregistraties

Wat is het?

Het aantal uren dat je werknemers hebben genoteerd voor hun actieve plaatsingen.

Waar geeft het antwoord op?

Het analyseren van werkelijke urenregistraties helpt je organisatie beter inzicht te krijgen in het totale aantal gewerkte kandidaat uren. Bijvoorbeeld: hoeveel uren heeft een kandidaat de afgelopen week geregistreerd of hoeveel uren zijn er de afgelopen maand in totaal gewerkt in alle huidige plaatsingen? Door de werkelijke urenregistraties te onderzoeken, kan ook worden achterhaald hoeveel overuren er worden genoteerd, waardoor besloten zou kunnen worden om meer kandidaten in te huren of de shifts te herzien.

Hoe meet je het?

Gebruik ad-hocrapportage om urenregistratiegegevens weer te geven voor je kandidaten die momenteel in opdracht werken. Sorteer het rapport op tijd (week, maand, kwartaal) of op het soort uren (normaal, overuren, vakantie).

Wie gebruikt het?

Recruiters: Beantwoord vragen van contractanten over hun urenregistraties. Door deze gegevens binnen handbereik te plaatsen in hetzelfde systeem als de workflow van hun applicant tracking system (ATS), wordt de beschikbaarheid van deze gegevens radicaal gestroomlijnd.

Management: Schat de wekelijkse omzet in met behulp van de urenregistratiegegevens en houd gedurende de tijd wijzigingen bij. 

Overweeg te combineren met statistieken over winstgevendheid en marge om de financiële en efficiëntiedoelstellingen voor het team beter te kunnen vormen en om de financiële vooruitgang van het bedrijf nauwkeuriger te rapporteren.

Fill Rate

Wat is het?

Het percentage totale opdrachten dat een bureau succesvol heeft ingevuld.

Waar geeft het antwoord op?

Fill rate is een andere efficiëntiemaatstaf die je helpt na te gaan of je organisatie het maximale uit haar huidige mogelijkheden haalt. Omdat het totale aantal plaatsingen ook belangrijk is voor de totale omzet, is het verbeteren van je fill rate essentieel om winstgevend te blijven. Het verbeteren van de fill rate is vaak een eenvoudigere oplossing dan het verhogen van het totale aantal opdrachten, zodat het team geen tijd hoeft te besteden aan het aantrekken van meer opdrachten die ze misschien niet kunnen invullen.

Hoe meet je het?

Gebruik je rapportagetool voor meer inzicht in je fill rate. Dit bereken je door de ingevulde opdrachten te delen door de ontvangen opdrachten.

Wie gebruikt het?

Managementteam: Neem beslissingen over hoe er efficiënter gewerkt kan worden en bepalen waar meer of juist minder tijd aan besteed moet worden.

Sales: Geef deze data door aan potentiële klanten als een graadmeter van hoe efficiënt of succesvol het team is.

Recruitment: Evalueer het success rate van plaatsingen van je recruiters en teams en helpen bij het volgen van nieuwe werknemers. Je kunt ook Contact Fill Statistics gebruiken om inzicht te krijgen in welke personen in je database betrokken zijn bij hoge of lage fill rates, aangezien het een waardevol inzicht biedt in wat werkt en wat niet, en om je te helpen prioriteiten te stellen.

Overweeg te combineren met time to fill en job coverage om verbeteringen aan je recruitmentefficiëntie nauwkeuriger te kunnen volgen. Creëer een informele gezondheidsscore op je prestatiecijfers / recruitmentproces en dicht de gaten in je screening. Je kunt ook naar de hit rate kijken, naast de fill rate, om te beoordelen hoe effectief je recruiters de jobs invullen waarvoor ze een kandidaat hebben voorgedragen.

Account Engagement

Wat is het?

Het percentage accountcontacten bij een bepaalde klant of potentiële klant waarmee je in de loop der tijd contact hebt gehad.

Waar geeft het antwoord op?

Account engagement is een belangrijk gegeven om inzicht te krijgen in de kwaliteit van je klantrelaties en waar je je tijd en middelen op moet richten. Hoe is je niveau van engagement met deze klant in de loop der tijd veranderd? Welke accounts laten niks meer van zich horen? Waar moet je je inspanningen op richten om positieve relaties te behouden?

Hoe meet je het?

Gebruik je rapportagetool om inzicht te krijgen in je e-mail tracking. Dit geeft je informatie over de verhouding van het aantal klantcontacten waarmee je e-mails hebt uitgewisseld ten opzichte van het totale aantal weergegeven klantcontacten per maand of per jaar.

Wie gebruikt het?

Sales: Beoordeel welke klanten zich aan jou hebben gebonden en met welke je nog wat meer contact zou kunnen hebben.

Iedereen: Wees snel op de van de contactgeschiedenis van je organisatie met een bepaald bedrijf als je weinig weet over een bepaald account.

Overweeg te combineren met financiële data als Invoice Aging maar ook in combinatie met de contactpersonen waarmee je het meeste in contact bent en de personen met de hoogste e-mail activiteiten. Samen bieden ze een volledig overzicht van de gezondheid van je klantrelaties.

Redeployment Rate

Wat is het?

Het percentage werknemers dat van een opdracht afkomt en vervolgens door jouw organisatie wordt overgeplaatst naar een andere nieuwe opdracht.

Waar geeft het antwoord op?

Hoe effectief behoudt je bedrijf je kandidatenpool in de loop van de tijd? Het opnieuw inzetten van kandidaten is een geweldige manier voor je bedrijf om relaties met kandidaten te onderhouden en de inkomstenstroom van die specifieke plaatsing te behouden.

Hoe meet je het?

Kijk naar het totale aantal werknemers dat per maand van een opdracht komt en deel het aantal dat opnieuw wordt ingedeeld door het totaal. Je kunt ook kijken naar de gemiddelde tijd die nodig is om een werknemer opnieuw in te zetten om het binnenhouden van kandidaten verder te optimaliseren.

Wie gebruikt het?

Management: Evalueer redeployment rates in de loop der tijd en ontwikkelen strategieën om je kandidaatbehoud te verbeteren.

Recruiters: Kijk naar de redeployment rates  van je kandidaten om hun prestaties in de loop der tijd te beoordelen.

Overwegen te combineren met BM/BW in de context van herplaatsing kan je helpen te beoordelen welke redeploymentstrategieën leiden tot de grootste winst voor je bedrijf.

Time to submit voor de eerste kandidaat

Wat is het?

De tijd tussen het ontvangen van een nieuwe opdracht en het voordragen van de eerste kandidaat aan de klant.

Waar geeft het antwoord op?

In de recruitmentsector is tijd alles. Hoe sneller je topkandidaten voordraagt voor een opdracht, hoe groter de kans op plaatsing is. Het analyseren van de time to submit kan ook helpen bij het beantwoorden van de volgende vragen:

  • Hoe efficiënt kan je team kandidaten voor een nieuwe vacature identificeren, contact met hen opnemen en aan klanten voordragen?
  • Welke segmenten van je bedrijf hebben de meeste en de minste frictie in de submission-workflow?

Hoe meet je het?

Gebruik je rapportagetool om meer inzicht te krijgen in de tijd tot de eerste Internal Submission, tijd tot de eerste Client Submission en de time to fill. Filter dit bijvoorbeeld op de gegevens voor een bepaald tijdsbestek, recruiter, afdeling, enz.

Wie gebruikt het?

Management: Beoordeel welke bedrijfstakken of teams het gemakkelijkst gekwalificeerde kandidaten vinden en voordragen.

Recruitment: Houd teamefficiëntie bij, beoordeel nieuwe werknemers en bepaal welke recruiters het beter moeten doen.

Activiteiten: Volg verbeteringen aan processen die documentbeheer en communicatie / contactpunten voor kandidaten aansturen, omdat onboardingprocessen vaak invloed hebben op de time to submit.

Overweeg te combineren met time to fill en fill rate. Het combineren van de time to submit met andere recruitmentsnelheid- en success rate-KPI's zorgt voor een completer beeld van hoe efficiënt en succesvol je team door elke fase van het recruitmentproces navigeert.

Invoice Aging

Wat is het?

Hoelang facturen in je systeem hebben gezeten zonder dat ze betaald zijn.

Waar geeft het antwoord op?

Het laat je weten met wie je contact moet opnemen, waar je actie moet ondernemen en welke klanten betrouwbaar en waardevol zijn. Door je klanten te aggregeren, kun je ook de algehele efficiëntie van inning binnen je bedrijf evalueren.

Hoe meet je het?

Gebruik je rapportagetool om informatie over de invoice aging te achterhalen. Je kunt ook een ad-hocrapport maken door transacties van debiteuren per klant en factuurstatus op te halen.

Wie gebruikt het?

Management: Krijg inzicht in de gezondheid van je bedrijf en of je de goede kant op gaat.

Sales/recruitment: Voor het verlagen van de invoice aging binnen je bedrijf.

Accountmanagers: Biedt je de relevante accountinformatie zonder dat je op je factureringsteam hoeft te vertrouwen.

Factureringsteam: Biedt je de benodigde inzage in de invoice aging-geschiedenis van de klant in een gecentraliseerd systeem.

Overweeg te combineren met Account Engagement om je te helpen inzicht te krijgen in de geschiedenis en relatie van je bedrijf met een bepaald account.

Pipeline Velocity

Wat is het?

Pipeline velocity meet de gemiddelde tijd die een sales opportunity nodig heeft om van de ene fase naar de andere te gaan - bijvoorbeeld van Prospecting of Qualifying naar Closed-Won. Een belangrijk onderdeel hiervan is ook welk percentage opportunities in de eerste fase ooit de tweede bereikt.

Waar geeft het antwoord op?

Pipeline velocity geeft antwoord op vragen over hoe efficiënt je verkoopprocessen zijn, zowel individueel als gezamenlijk:

  • Hoelang duurt het om een nieuwe klant binnen te halen na het eerste contact?
  • Hoeveel tijd kost het om contracten te sluiten?
  • Welke fases van de verkoopcyclus lopen de meeste vertraging op als er opportunities worden gemist?
  • Welke van je recruiters, teams of bedrijfstakken zijn het meest efficiënt als het gaat om het sluiten van overeenkomsten met nieuwe klanten?

Hoe meet je het?

Gebruik je rapportagetool om inzicht te krijgen in de pipeline velocity. Specificeer vervolgens bijvoorbeeld op afdeling, recruiter, klant, datumbereik, bedrijfstak, enz.

Wie gebruikt het?

Sales: Evalueer de verkoopefficiëntie op dezelfde manier als de time to submit wordt gebruikt om naar recruitmentefficiëntie te kijken.

Juridisch: Analyseer de efficiëntie van je inhuurproces.

Overweeg te combineren met de time to fill of win rate. Deze metrics kunnen bruikbare inzichten bieden in het succes van de sales- of recruitmentteams en het hele bedrijf helpen meer zicht te krijgen op waar aandacht of middelen op moeten worden gericht.

Job Coverage

Wat is het?

Job coverage KPI's en analyses stellen je in staat om te kijken naar de relatieve last van elke recruiter met betrekking tot het aantal vacatures waar ze op een bepaald moment mee bezig zijn. Daarnaast helpt het rapporteren van de job coverage om snel de vacatures te identificeren waarvoor belangrijke stappen (interviews, internal submissions en client submissions) nog niet zijn ondernomen.

Waar geeft het antwoord op?

Job coverage biedt inzicht in een aantal belangrijke aspecten van je organisatie, waaronder:

  • Hoeveel vacatures heeft elke recruiter? Wie heeft er te veel of te weinig?
  • Welke vacatures laten geen enkele interview- of submissionactiviteit zien?
  • Welke recruiters, vacatures, teams of bedrijfstakken hebben de neiging de beste coverage te bieden of te ontvangen? En de slechtste?

Hoe meet je het?

Gebruik je rapportagetool om inzicht te krijgen in de vacatures die in een bepaald tijdsbestek zijn toegevoegd en belangrijke activiteiten missen. Haal daarnaast informatie op over het aantal vacatures dat elke recruiter toegewezen heeft gekregen.

Wie gebruikt het?

Management: Blijf op de hoogte van potentiële inefficiënties die het gevolg zijn van slechte of onevenwichtige job coverage.

Recruitment: Identificeer en prioriteer vacatures die actie vereisen. 

Overweeg te combineren met redeployment rate. De combinatie van deze twee statistieken helpt het recruitmentteam inzicht te krijgen in waar middelen moeten worden besteed of waar voldoende dekking is om ervoor te zorgen dat alle kandidaten tijdig worden geplaatst of opnieuw worden ingezet.

Win Rate

Wat is het?

Win rate is een berekening van het totale aantal gewonnen opportunities op basis van het totale aantal gecreëerde opportunities.

Waar geeft het antwoord op?

Het analyseren van de win rate kan helpen om waardevolle inzichten te krijgen in succesgebieden of gebieden die verbeterd kunnen worden. Waar in het verkoopproces mislukken deals? Hoe beïnvloeden belangrijke concurrenten de win rate? Win rate kan invloed hebben op belangrijke beslissingen over wat wel of niet werkt binnen het verkoopproces, het product of de oplossingen die worden verkocht, of het concurrerende landschap in de sector.

Hoe meet je het?

Tel het aantal gewonnen opportunities op en deel door het totale aantal gecreëerde opportunities.

Wie gebruikt het?

Management: Krijg inzicht in het algehele succes van het team en houdt veranderingen bij in de loop van de tijd op basis van toegenomen concurrentie of veranderingen in de sector.

Sales: Evalueer waar de successen en mislukkingen van het team zijn en krijg beter inzicht in waar inspanningen op moeten worden gericht om de rate te behouden of te verbeteren.

Overweeg te combineren met: fill rate of een andere sales- of recruitersnelheid-KPI. Het samenvoegen van de win rate met de time to fill zorgt voor een duidelijk beeld van wat er binnen het bedrijf werkt en waar het proces moet worden verbeterd om de omzet te verhogen.

Wil je meer informatie over hoe jouw organisatie kan samenwerken als één team?

 

Plan een live demo

Start Growing Your Business With Bullhorn

Live Demo