Terug naar blogs

Koppeling data Connexys met personeelsinformatiesysteem

van op

Komende tijd verschijnt een reeks blogs geschreven door developers van de recruitmentapplicatie FastForward van Connexys. Hierin beschrijven zij de werking van de verschillende beschikbare functionaliteiten en lichten zij het gebruik van deze producten toe. In dit eerste blog van deze serie gaan we in op de FastForward Webservice.

Wat is de kernfunctionaliteit van het Webservice product?

Met de webservice biedt Connexys aan FastForward klanten een koppeling waarmee ten behoeve van het recruitmentproces bestaande data van de klant uit het personeelsinformatiesysteem kan worden overgezet naar de FastForward applicatie. Tevens kan informatie over het gevolgde aanname traject van kandidaten worden uitgevraagd, zoals de vacature waarop de kandidaat heeft gesolliciteerd, de door de kandidaat ingevulde vragenlijsten en afgesproken arbeidsvoorwaarden.

Kort samengevat biedt Webservice de volgende mogelijkheden:

  • PutOrganisationUnits – het importeren van de organisatiestructuur en contactpersonen/managers afkomstig uit het PIS (personeelsinformatiesysteem) van de klant
  • PutPositions / PutSalaryLevels – het importeren van functies en salarisniveau stamgegevens afkomstig uit het PIS
  • GetHiredCandidates / GetHiredCandidatesByAfasId – het kunnen ophalen van aangenomen kandidaten uit het recruitmentsysteem FastForward en daarbij behorende sollicitatie gegevens zoals NAW-gegevens, de vacature waarop de kandidaat is aangenomen, ingevulde vragenlijsten, etc.

Koppeling met AFAS mogelijk

Naast deze functionaliteiten bieden we klanten met het personeelssysteem van AFAS een koppeling met dezelfde functionaliteit zoals die hierboven beschreven staat. Het voordeel is dat de klant geen extra handelingen hoeft te verrichten, behalve het eenmalig configureren van de koppeling in FastForward met AFAS (anders dan bij andere PIS waarbij de initiatie bij het PIS zelf ligt).

Importeren van het organigram en stamdata

Om de FastForward applicatie te vullen met bestaande organisaties, contactpersonen, functies en salarisniveaus uit het personeelsinformatiesysteem kan de webservice aangeroepen worden met verschillende webservice berichten waarin deze data wordt aangeboden. 

De flow voor het importeren van data via de Webservice verloopt als volgt:

  1. De klant verstuurt een SOAP importbericht, ook wel een XML-bericht genoemd, naar onze webservice.
    ws-import-1
  2. De webservice vergelijkt het inkomende bericht met het laatste succesvol geïmporteerde bericht. Wanneer er wijzigingen zijn ten opzichte van het vorige bericht, dan valideert de webservice de inhoud van het bericht. Vervolgens maakt de webservice nieuwe data aan / werkt bestaande data bij in FastForward en koppelt de bijbehorende externe code uit het PIS aan de geïmporteerde data.

    ws-import-2
  3. De webservice geeft een ‘succes’ statuscode terug aan de klant als de verwerking is geslaagd. Indien de verwerking is afgebroken wegens datafouten of validatiefouten in het bericht dan ontvangt de klant een bijbehorende statuscode.ws-import-3

Exporteren van aangenomen kandidaten

Voor het ophalen van aangenomen kandidaten zijn twee webservice methodes beschikbaar:

  • GetHiredCandidates – ophalen van kandidaten die zijn aangenomen gedurende een gespecificeerde periode (d.m.v. ‘datum van’ en ‘datum tot’ filter).
  • GetHiredCandidatesByAfasId  – ophalen van een aangenomen kandidaat o.b.v. een externe (AFAS) code.
    Met deze methode is het mogelijk om meer informatie op te halen over (via de AFAS koppeling) eerder verstuurde aangenomen kandidaten zoals informatie over het gevolgde sollicitatieproces.

FastForward AFAS koppeling

Indien de klant gebruikmaakt van de AFAS koppeling zullen (op een ingesteld tijdstip) vanuit FastForward alle aangenomen kandidaten van het afgelopen etmaal verstuurd worden naar het AFAS PIS van de klant. Het importeren van o.a. de organisatiestructuur wordt aangeboden als optionele extra service voordat de aangenomen kandidaten worden verstuurd.

De flow van de AFAS koppeling verloop als volgt:

1. De FastForward Postbode applicatie is verantwoordelijk voor het berichtenverkeer tussen de FastForward applicatie en externe services. Indien het importeren van organisatiestructuur/stamdata is geconfigureerd, verstuurt de Postbode een SOAP bericht naar de geconfigureerde AFAS GET connector van de klant om een export van organisatiestructuur/stamdata data te verkrijgen.

ws-import-4

 

2. De Postbode zet de terugontvangen importdata om naar een SOAP importbericht en verstuurt dit naar de webservice. De webservice valideert de inhoud van het bericht en maakt nieuwe data aan / werkt bestaande data bij in FastForward en koppelt de bijbehorende externe code uit AFAS aan de geïmporteerde data.

ws-import-5
3. Nadat een eventuele import van organisatiestructuur/stamdata is verwerkt, verstuurt de Postbode alle aangenomen kandidaten van het afgelopen etmaal in een SOAP bericht naar de in FastForward geconfigureerde AFAS UPDATE connector van de klant.ws-import-6

4. Om de externe code die is toegekend door AFAS aan de zojuist ontvangen kandidaat bij te werken in FastFoward, verstuurt de Postbode voor elke verstuurde aangenomen kandidaat een SOAP bericht naar AFAS en werkt de terugontvangen externe code voor deze kandidaat bij in FastForward.

ws-import-7

 

Voor meer informatie over de Connexys Webservice en het koppelen van het PIS van je organisatie met FastFoward, kunt u contact opnemen met een van onze accountmanagers voor de mogelijkheden.