Terug naar blogs

Data hygiëne: het gebruik van automatisering voor schonere en meer waardevolle ATS-data

van op

Slechte data hygiëne kan je bedrijf tijd, geld en energie kosten en maakt het minder waarschijnlijk dat jouw ATS een topbron voor werving zal zijn. Goede (geautomatiseerde) data hygiëne kan helpen:

  • Weg met de slechte data voordat je workflow vastloopt
  • Creëer meer waarde in je huidige talentenpool
  • Blijf bezig met kandidaten en prospects

Slechte data hygiëne is voor veel recruitmentbureaus een realiteit geworden. Met de dagelijkse instroom van kandidaten en prospects is het geen wonder dat een ATS 50% goed en 50%, nou ja, gewoon sh*tty kan zijn.

Het probleem is dat je je bij slechte datakwaliteit niet alleen voor de kop kan slaan wanneer je je realiseert dat de zojuist gevonden kandidaat geen e-mailadres heeft; het kan ook leiden tot slechte ervaringen voor jouw publiek en, in sommige gevallen, je ATS enorm vertragen.

27% van de managers weet niet hoeveel van hun bedrijfsgegevens accuraat zijn en de bedrijfsomzet met 12% kan verminderen! Dit is een groot probleem dat klein begint.

Slechte data beginnen klein

Misschien merk je eerst dat er een e-mail of telefoonnummer ontbreekt. Dat is niet zo erg; het gaat uiteindelijk maar om één gegeven. Maar zo denken kan leiden tot een verminderde bedrijfsvoering. Een kandidaat krijgt bijvoorbeeld halverwege zijn opdracht een nieuwe opdracht per mail, omdat zijn status nooit is veranderd.

Grote dataproblemen beginnen altijd klein; een e-mail die hier en daar verkeerd is ingevoerd, waarbij de status van een huidige klant verkeerd is gelabeld, of waarbij een belangrijk veld gewoon leeg is gelaten. Al deze kleine dingen bouwen zich op tot grote dingen en kunnen stroomafwaarts echt impact hebben.

Hier zijn een paar manieren waarop data tot grote problemen kunnen leiden:

  • Handmatige invoer is foutgevoelig (sorry mensen)
  • Externe databronnen dumpen data (ahum, vacaturebanken, ahum)
  • Geen overzicht of processen

Als je naar het bovenstaande kijkt, is het geen wonder dat de recruitmentbranche een data probleem heeft. Recruiters en sales werden niet aangenomen voor hun data-invoer vaardigheden, dus waarom vertrouwen veel bedrijven hen dan de data hygiëne toe?

Het is een bekend probleem

Steek je hand op als je ooit iets dergelijks hebt gehoord: ‘wij gebruiken ons ATS niet, omdat we de data niet vertrouwen’. Het is gek, maar bedrijven spenderen duizenden aan een ATS om mensen het proces te laten omzeilen en iets te laten gebruiken wat zij als betrouwbaarder zien.

Ook wordt het opschonen van genoemde onbruikbare data gezien als een groot, harig, eenmalig proces dat offline kan werken. Er moet toch een betere manier zijn, niet?

Voortdurende data hygiëne

In plaats van de traditionele weg van ‘veel-slechte-data-moeten-we-nu-opschonen’ te volgen, beginnen bedrijven zich te richten op automatisering om de data bruikbaar en schoon te houden.

Het goede nieuws van automation is dat je snel meer bruikbare data kunt hebben. Het gebruik van een automatiseringsplatform maakt het voor jou makkelijker om ontbrekende of slechte data te vinden en actie te ondernemen.

Hier vind je enkele manieren om gebruik te maken van automation om jouw ATS-data continu in topvorm te houden.

  • Zoek de records met ontbrekende e-mailadressen of telefoonnummers.
    • Zoek onvolledige records en zet automation in om die leegtes op te vullen. Naar records zonder telefoonnummer, maar met een e-mailadres, kunnen bijvoorbeeld e-mails worden gestuurd met een eenvoudig enquêteverzoek waarin wordt gevraagd om hun bijgewerkte contactgegevens toe te voegen. Die data stroomt vervolgens terug naar het ATS.
  • Krijg bijgewerkte contactinformatie van mensen zonder interactie.
    • Kandidaten worden toegevoegd aan het ATS, en zitten daar soms dan, nou ja, voor een eeuwigheid. Met behulp van automation kun je een regel instellen die bepaalt: ‘als er binnen 12 maanden geen activiteit is, stuur dan een enquêteverzoek om bijgewerkte informatie te verzamelen’. Met deze regel kunnen kandidaten hun meest recente vaardigheden, contactgegevens, beschikbaarheidsgegevens en nog meer bijwerken.
  • Voeg bijgewerkte data van derden toe.
    • Via een meer passieve route zou je regels kunnen instellen om data toe te voegen wanneer een bijgewerkt cv of informatie beschikbaar is van externe bronnen, zoals grote vacaturebanken of diensten voor het opschonen van data. Dit kan een uitstekende eerste stap zijn als je data echt oud zijn en je je outreach strategie wilt afstemmen.
  • Archiveer de ‘lone rangers’.
    • Soms moet je de randjes wegsnijden en slechte records in je ATS verwijderen. Door oude gegevens te verwijderen, bespaar je ruimte en versnel je waarschijnlijk het doorzoeken van je database. Wij hebben klanten bijna 50% van de records in hun database laten verwijderen, omdat ze werden ingevoerd zonder de juiste informatie of omdat de vereiste informatie ontbrak.

Vergeet niet, al het bovenstaande gebeurt automatisch op de achtergrond, de klok rond, het hele jaar door. Je installeert het eenmalig; het draait continu. Best gaaf, toch?

Stop repetitief en nutteloos werk

Bij handmatig, repetitief werk, bestaat er een risico op fouten. In plaats van recruiters en sales te belasten die niet zijn aangenomen voor hun vaardigheden op het gebied van data-invoer, kun je met behulp van automatisering je ATS schoon en overzichtelijk houden.

Dit is het dus. Een consistente data hygiëne hoeft niet moeilijk te zijn, het moet gewoon slim zijn. Schone data leidt tot een betere consistentie, en een betere ATS-consistentie leidt tot betere en meer persoonlijke interactie met kandidaten en klanten.