Terug naar blogs

Webinar recap: Hoe selecteer je de beste recruitment software voor jouw bureau?

van op

In samenwerking met recruitmentsystemen.nl en Recruitment Tech vond er op 24 juni een webinar plaats over het onderwerp ‘Hoe selecteer je de beste recruitment software voor jouw bureau?’. Tijdens het webinar gingen verschillende experts uit de industrie met elkaar in gesprek over alles wat er komt kijken bij het selecteren van software voor jouw recruitment organisatie.

De experts

Patrick Boonstra werkt als interim recruitment specialist samen met veel verschillende organisaties om hen te helpen bij het selecteren en implementeren van een ATS. Omdat Patrick al vroeg in het selectieproces bij een organisatie aan tafel zit, weet hij precies waar je op moet letten. Deze ervaringen deelt hij graag in het webinar.

Als Solution Architect bij HRlinkiT ziet Dries Vrijders verschillende implementatieprocessen voorbijkomen met verschillende succesvolle recruitment applicaties. Hij deelt in het webinar graag waar je op moet letten tijdens een selectieproces met oog op de doelstellingen van de organisatie.

Account Executive Mark Benschop is continu in gesprek met veel verschillende recruitmentbureaus over hun bestaande processen in hun huidige IT-landschap en adviseert graag over optimalisatie om de toekomstplannen te kunnen behalen. In het webinar zal hij o.a. vertellen welke lessen hij daaruit heeft getrokken.

Martijn Hemminga is oprichter van Recruitmentsystemen.nl, Recruitmenttech.nl, Recruitment Tech Demo_Day en het Recruitment Tech Event (18 november 2021). Martijn ziet dagelijks hoe belangrijk het juiste recruitmentsysteem is voor converterende vacatureteksten, een effectief recruitmentproces én optimale candidate experience.

Voordat je gaat selecteren, waar begin je?

Als je aan de vooravond staat van het selectieproces, dan zijn er een hoop dingen waar je op moet letten voordat je écht gaat kijken naar technologie en demo’s aan gaat vragen. Patrick vertelt daarover:

“Voordat je begint, schrijf uit wie je bent, bijvoorbeeld: Ik ben een bureau actief in Nederland met zoveel recruiters, mijn bloedlijn is ik werf alleen IT-ers. Gebruik feiten en cijfers, dan heb je al veel requirements uitgeschreven. Door uit te schrijven wie je bent kun je veel specifieker kijken naar wat je nodig hebt dan door te zeggen ‘ik heb een tool nodig voor X’. Het doel is niet om een tool te hebben het doel is om business te drijven.”

Dries vult daarop aan: “Tijdens deze nieuwe wereld van thuiswerken is het nog meer opgevallen dat bij veel veel organisaties, klein of groot, de informatieoverdracht nog informeel gebeurt. Bijvoorbeeld: Ik heb een collega tegenover mij zitten en ik weet dat hij die klant wel kent of dat die ooit is een kandidaat heeft gezien die voor mij relevant is. In het begin van thuiswerken zag je een enorme rush op tools die ondersteunde bij het stuk kandidaat beleving.

De tweede beweging die ik heb gezien is hoe gaan we nu die informele gegevensoverdracht tussen collega’s in technologie gieten. Wat je bijvoorbeeld zag in de keuzes die organisaties maakten rondom technologie is, dat zij vooral gingen voor tools die informatie op een goede manier kunnen visualiseren. En dat klinkt misschien heel normaal, maar dat is wel het soort vraagstuk wat je daarvoor minder hoorde omdat het overbrengen van informatie tussen collega’s nog heel vaak onderling gebeurde en nu moest je plots op je ATS rekenen.”

De tijd die het kost om recruitment software te selecteren en implementeren

Het is natuurlijk lastig om een bepaalde tijdsperiode te hangen aan hoelang het duurt om technologie te selecteren en vervolgens te implementeren. Uiteindelijk is dit van veel factoren afhankelijk. Mark vertelt: “het is afhankelijk van het type organisatie en de dienstverlening die wordt aangeboden. Je kunt alleen kijken naar gemiddelden. In het segment waar ik zit duurt het selectieproces ongeveer 6 tot 9 maanden. De implementatie kan vrij kort en vrij lang zijn. Gemiddeld genomen is dat 3 tot 6 maanden richting een MVP (minimum viable product). En van daaruit ga je eigenlijk verder uitbouwen naar de droom die je voor je ziet. Daarbij is een goede voorbereiding heel belangrijk. Het meeste werk zit in de voorbereiding ‘wat willen we nu eigenlijk’ en daarin onderscheid maken tussen de must-haves en want-to-haves. Betrek daar ook collega’s bij. Soms wordt er enkel vanuit management besloten, terwijl de mensen die dagelijks met het systeem moeten werken juist belangrijke input hebben bij een selectieproces.”

Patrick vult daarop aan: “Wat Mark zegt komt inderdaad heel veel voor. De Request For Proposal wordt uitgevoerd door de IT-afdeling. Dan wordt het een IT-project en gaat het er dus meer om dat er een tool wordt geïmplementeerd en maakt het niet meer uit of die wel of niet gebruikt gaat worden. Daarin is de rol van product owner heel belangrijk. Wie gaat de tool gebruiken en wie neemt verantwoordelijkheid over de adoptie binnen de organisatie.”

Als we kijken naar de belangrijkste business drivers om te investeren in technologie, dan zien we ook vaak terug het optimaliseren van het recruitmentproces.

Bron: Recruitment Tech Survey 2021

Bijblijven in de evolutie van het proces

De grote vraag die vaak gesteld wordt door organisaties is ‘welke software is het beste’. En dat is een vraag die eigenlijk niet beantwoord kan worden. Veel belangrijker is om te kijken naar de optimalisaties die je wilt doorvoeren om te blijven voldoen aan de verwachtingen van kandidaten. “De grootste fout die je kunt maken is naar je eigen proces kijken. Je moet je afvragen ‘wie bedien ik met mijn proces’. Dat is de kandidaat en klant. Misschien is je proces goed, maar wat je ziet is dat de verwachting van de kandidaat evolueert, waardoor het proces ook aangepast moet worden. De kandidaat vergelijkt zijn reis met de digitale reizen bij andere aanbieders, zelfs bijvoorbeeld bol.com. Je moet van buitenaf naar binnen kijken om je processen te optimaliseren”, aldus Dries.

Het is belangrijk om continu in gesprek te blijven met kandidaten en te kijken welke behoefte er ligt om ervoor te zorgen dat je proces optimaal afgestemd is op je doelstellingen. Mark hoort dat ook vaak terug bij de organisaties waar hij mee in gesprek is: “je moet zorgen dat je bijblijft als het gaat om de behoefte in de markt en de technologie die daarbij past. Je ziet soms dat er wordt geïnvesteerd in een tool en vervolgens wordt er niet meer naar omgekeken. De eerder door Patrick genoemde product owner zorgt ervoor dat er continu geëvalueerd wordt en processen op basis van de behoefte van de kandidaat aangepast worden.”

Automation in het recruitmentproces

Tijdens het webinar is er in een poll gevraagd in hoeverre automation op de agenda staat bij organisaties. 75% van de deelnemers geeft aan van wel. Dries vertelt daarbij: “als automation nog niet bij bureaus op de agenda staat, dan zou het er heel snel op moeten komen. Het slapend potentieel van de eigen database is gigantisch en vaak ook gigantisch verouderd. Je kan niet van recruiters verwachten dat zij die hele database doorspitten en van iedere kandidaat een update vragen. Dat is typisch een proces dat je moet gaan automatiseren.”

Automatiseren in niet simpelweg het digitaliseren van een bestaand proces. Het draait vaak ook om het opnieuw inrichten van die processen en nadenken over de functie die een bepaald proces in een flow heeft. Kan die geautomatiseerd worden of is het beter als het in handen van de recruiter blijft. Of moet het juist uit de handen van een recruiter genomen worden, zodat hij of zij geen tijd hoeft te besteden aan intensieve handmatige taken.

Patrick vult aan: “je ziet vaak dat organisaties op een gegeven moment gaan kijken naar hoe zij dingen beter kunnen doen. Bijvoorbeeld repeterende taken automatiseren. En wat ik vaak hoor is dat automation snel geassocieerd wordt met robotisering, terwijl als je het goed doet je er juist een hele persoonlijke touch aan kunt geven. De kandidaatervaring is heel hoog, omdat het persoonlijke elementen aan de journey toevoegt. ”

Tips van de experts

Tot slot geven de experts nog een laatste tip mee voor iedereen die bezig is met het selecteren van recruitment software. Of dat nu een nieuw ATS is of technologie die helpt om bestaande processen te verbeteren.

  • Dries: vraag jezelf af ‘doet de software wat het moet doen?’. Kies daarnaast een leverancier die bij je past. Staar je niet blind op de functionaliteiten van de techniek, maar ook naar het DNA van de organisatie waarmee je samen gaat werken.
  • Patrick: denk er ook aan dat een ATS niet enkel staat voor het beheren van kandidaten die hebben gesolliciteerd. Tegenwoordig gaat het veel verder dan dat. De kans is groot dat de perfecte kandidaat voor een vacature al in je database staat. Weet hoe je om moet gaan met het beheren van gegevens, talentpooling, CRM-functionaliteiten en contractmanagement.
  • Mark: op het moment dat je een shortlist van leveranciers hebt, moet je jezelf ook de vraag stellen of de techniek toekomstbestendig is en op kan schalen met de groei van de organisatie. Als je drie partijen hebt die allemaal mooie technologie bieden, denk dan aan de vooraf bepaalde selectiecriteria en maak die smart. Zo wordt je keuzetraject korter en uiteindelijk makkelijker.

Wil je het hele webinar terugkijken? Klik dan hier! Vergeet je daarnaast niet aan te melden voor onze regelmatige content updates. Dan wordt je als eerste uitgenodigd voor webinars zoals deze.