GRID 2025 Recruiting-Trends-Report
Einleitung:
Das Jahr 2024 war ein schwieriges Jahr für die Personaldienstleistungsbranche. Erfolgreiche Unternehmen konzentrierten sich darauf, Marktanteile zu gewinnen und ihre Margen zu halten, während sie auf eine Wiederbelebung der Auftragslage und des Marktvertrauens warteten. Trotz globaler Herausforderungen und anhaltender Unsicherheiten entwickelten sich einige Personaldienstleister positiv und schafften damit die Basis für eine stärkere Performance in der Zukunft.
Für den 15. jährlichen GRID Recruiting-Trends-Report hat Bullhorn über 100 Branchenexpert:innen aus der DACH-Region zu ihren Erfolgsstrategien befragt. Ergänzend dazu führten wir persönliche Interviews mit sieben Top-Führungskräften aus der Personaldienstleistungsbranche. Die wichtigsten Erkenntnisse findest du hier zusammengefasst.
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Umsatzrückgang im Jahresvergleich
Die Personaldienstleitsungsbranche erlebte 2024 ein herausforderndes Marktumfeld. Nur knapp jedes zweite Unternehmen (49 %) verzeichnete ein Umsatzwachstum. Mehr als ein Viertel konnte ein Wachstum von 10 % oder mehr erzielen, den schwierigen Marktbedingungen zum Trotz. Etwa ein Viertel (26 %) musste allerdings einen Umsatzrückgang hinnehmen. Zudem ist im Verlauf des Jahres die Zahl der Unternehmen mit positiven Umsatzzahlen immer weiter gesunken.
Vorsichtiger Optimismus für 2025
Die meisten Personaldienstleister blicken zuversichtlich in die Zukunft: 52 % gehen von einer positiven Entwicklung in 2025 aus. In den Führungskräfte-Interviews berichteten die Befragten, sie erwarteten speziell in der zweiten Jahreshälfte eine Umsatzsteigerung. Dass der Markt allerdings wieder auf das Level vor der Pandemie zurückkehrt, damit rechnet kaum noch jemand.
Ein Blick auf die Neuausrichtung der Geschäftsstrategien lohnt sich, um trotz der unsicheren Marktlage erfolgreich zu sein. Die Neukundengewinnung hat 2025 zwar oberste Priorität. Doch ein Großteil der Personaldienstleister möchte sich nicht mehr darauf verlassen. Stattdessen suchen sie nach neuen Möglichkeiten, um durch zusätzliche Lösungen und Services Mehrwert für ihre Kunden zu schaffen.
80 % der Unternehmen möchten sich gut für die Zeit nach der Marktbelebung aufstellen und konzentrieren sich darauf, neue Marktanteile zu erschließen. Zwei weitere Top-Strategien zur Steigerung des Unternehmenserfolgs sind die Verbesserung der Produktivität mithilfe von Technologie und die Diversifizierung der Geschäftsfelder. Einerseits geht es also darum, Kosten zu senken. Andererseits sollen Dienstleistungen mit höherem Umsatz oder höhere Margen zum Unternehmenswachstum beitragen.
Die digitale Transformation stagniert
Die meisten Personaldienstleister stehen noch am Anfang ihrer digitalen Transformation – obwohl ihnen bewusst ist, dass diese für mehr Effizienz und den Unternehmenserfolg notwendig ist. Erstmals geben mit 30 % Zuspruch weniger Personaldienstleister an, sich in einer fortgeschrittenen Phase der digitalen Transformation zu befinden. 2023 waren es noch 37 %. Den Grund dafür liefert vermutlich das Aufkommen der KI-Technologien, die zu weiteren Anforderungen an die digitale Transformation geführt haben. Außerdem zeigt es die schwierige Realität, die zahlreiche unserer Interviewpartner:innen beschreiben: Da Kosten reduziert werden mussten, wurden im Jahr 2024 auch die Investitionen in Technologien gekürzt. Dieser Trend wird sich voraussichtlich auch noch Anfang 2025 fortsetzen. Generell möchten die befragten Unternehmen aber weiter in Technologien investieren, wenn diese ihre Produktivität verbessern und der ROI nachweislich erkennbar ist.
Mehr Automatisierung, mehr Umsatz
Ein wichtiges Ergebnis der diesjährigen Umfrage zeigt einen Zusammenhang zwischen der Automatisierung zentraler Aufgaben und dem Umsatzwachstum – insbesondere vor dem Hintergrund der aktuell erschwerten wirtschaftlichen Bedingungen. So zeigt sich, dass sich die erfolgreichsten Personaldienstleister doppelt so häufig in den fortgeschrittenen Phasen der digitalen Transformation befinden als jene, die die höchsten Umsatzeinbußen verzeichnen mussten.
Dabei spielte auch die Automatisierung eine entscheidende Rolle. Ungefähr doppelt so viele Personaldienstleister, die Aufgaben wie das Suchen nach passenden Kandidat:innen oder das Screening von Bewerber:innen automatisiert hatten, konnten ihre Umsätze im Vergleich zu denen mit Umsatzeinbrüchen im letzten Jahr steigern. Wurde das Screening von Bewerber:innen automatisiert, so war die Chance dreimal so hoch, mehr Umsätze zu generieren.
Ungenutztes Potenzial der Automatisierung
Viele Personaldienstleister nutzen trotz betrieblicher und finanzieller Vorteile noch immer keine Technologien, um Aufgaben wie die Suche, das Matching oder das Screening von Kandidat:innen zu automatisieren. Besonders im Vertrieb und Middle Office ist die Lücke groß. Gleichzeitig zeigt sich, dass die digitale Transformation durch das nachgelassene Wachstum der Personaldienstleistungsbranche ins Stocken geraten ist.
Aktuell verharrt der Markt auf einem niedrigeren Auftragsniveau und einem verlangsamten Wachstumstempo. Infolgedessen rücken Produktivität und Effizienz zunehmend in den Fokus der Entscheider:innen. Technologien wie Automatisierung bieten Teams die Möglichkeit, ihre Arbeitsweise zu optimieren und sich so auf die Zeit nach der Erholung des Marktes vorzubereiten.
Vor allem Suche und Matching sollen automatisiert werden
Auf die Frage, welche ihrer täglichen Prozesse sie bevorzugt automatisieren würden, nannten Personaldienstleister an erster Stelle die Kandidatensuche. Somit gilt Search and Match branchenweit als das wichtigste Einsatzgebiet für Automatisierung und KI.
Das überrascht kaum, da diese Aufgabe laut der Befragten auch die meiste Zeit beansprucht. Personalberater:innen verbringen durchschnittlich 14,6 Stunden pro Woche mit der Suche nach passenden Kandidat:innen – basierend auf einem gewichteten Durchschnitt der Antworten. Ebenfalls weit oben auf der Liste steht die Neukundengewinnung. Auch das ist wenig überraschend, da die Akquise neuer Kunden im Jahr 2025 die oberste Priorität für Personaldienstleister ist.
Die GRID 2025 Recruiting-Trends-Umfrage zeigt klar, dass eine frühe und umfassende Einführung von AI das Umsatzwachstum und eine höhere Produktivität der Personalberater:innen beeinflußt. Derzeit haben 23 % der Personaldienstleister KI-Lösungen gekauft oder entwickelt, während weitere 45 % mit generativer KI experimentieren. Damit nutzen insgesamt mehr als zwei Drittel KI – ein Anstieg gegenüber 63 % im Vorjahr.
Nur 11 % der Personaldienstleister haben noch keine künstliche Intelligenz im Einsatz, verglichen mit 20 % im Jahr 2024. Alle befragten Führungskräfte der Branche betonten, dass AI längst keine Option mehr ist, sondern eine Notwendigkeit. Eine Führungskraft brachte es im Interview treffend auf den Punkt:
Search and Match ist aktuell das Top-Anwendungsfeld für KI
Etwas über ein Drittel der Personaldienstleister nutzt bereits KI-Tools wie ChatGPT, um Personalberater:innen bei Aufgaben wie dem Erstellen von E-Mails oder dem Zusammenfassen von Kandidatenprofilen zu unterstützen. Weitere 45 % experimentieren mit KI, um Kandidatenprofile und Bewerbungen zu sortieren und die besten Talente für bestimmte Stellen auszuwählen.
Im Austausch mit Personaldienstleistern stellte sich heraus, dass für die meisten die Suche und das Matching der wichtigste Anwendungsfall für KI sein wird. Das gilt den Befragten zufolge vor allem dann, wenn branchenspezifische und mit eigenen Daten trainierte Tools verfügbar sind. 26 % der Befragten halten KI-Agenten für Search and Match mit Abstand für das Tool, das künftig den größten Einfluss auf die Produktivität von Personalberater:innen haben wird.
Der Einsatz von KI führt zu höherem Umsatz
Die Nutzung von KI zeigt bereits jetzt spürbare Ergebnisse. Personaldienstleister mit einem Umsatzwachstum in 2024 setzten KI mit höherer Wahrscheinlichkeit für zentrale Aufgaben wie das Matching von Kandidat:innen und Jobs oder das Screening von Bewerbungen ein als weniger erfolgreiche Mitbewerber.
Da KI-Lösungen in der Personaldienstleistung immer ausgereifter werden, wird sich dieser Trend voraussichtlich fortsetzen – insbesondere, da 29 % der Unternehmen die Produktivität von Personalberater:innen als das größte Hindernis für Kosteneinsparungen sehen.
39 % der Personaldienstleister nennen Datenprobleme als größtes Hindernis
Auf die Frage, was der breiten Einführung von KI im Weg steht, nennen Personaldienstleister vor allem datenbezogene Herausforderungen – wie isolierte Systeme (13 %) oder mangelnde Datenhygiene (26 %). Dies deckt sich mit dem Feedback von Bullhorn-Kunden. Auch sie betonen, dass erhebliche Anstrengungen in die Bereinigung und Verwaltung von Daten fließen müssen, um die Vorteile von KI im Bereich Personaldienstleistung voll auszuschöpfen.
Jedoch steigt mit dieser datengetriebenen Aufgabe und unterstützt durch KI die Wahrscheinlichkeit, die digitale Transformation maßgeblich voranzutreiben.
KI soll 3,5 Stunden pro Recruiter pro Woche einsparen
Die Erwartungen an KI-Tools sind groß: Auf die Frage, wie viel Zeit Personalberater:innen aktuell bei Routineaufgaben durch KI einsparen könnten, wird das Potenzial deutlich. Die Antworten zeigen eine mögliche Zeitersparnis von 3,5 Stunden pro Woche bei Search and Match sowie über 3 Stunden beim Screening – mit spürbaren Auswirkungen.
Die Befragten geben an, Personalberater:innen könnten wöchentlich 14,6 Stunden mehr zur Verfügung stehen, insofern KI bei jedem Schritt im Recruitingprozess integriert wird. Diese Schätzung könnte sogar zu niedrig ausfallen. Die Erwartungen an die Vorteile von KI sind: 23 % der Unternehmen hoffen, die Produktivität ihrer Personalberater:innen zu steigern. 21 % möchten wachsen, ohne zusätzliche Mitarbeitende einzustellen.
KI kann die menschliche Komponente nicht ersetzen
In unseren Gesprächen mit Führungskräften der Personaldienstleistungsbranche stand immer wieder im Fokus, Technologie mit der menschlichen Komponente und spezialisierter Expertise zu verbinden. Viele Führungskräfte betonten, dass KI nur dann effektiv funktioniert, wenn sie individuell anpassbar ist und auf unternehmenseigenen Daten basiert. So kann jeder Personaldienstleister seine „Geheimzutat“ nutzen, während Arbeitsabläufe beschleunigt und optimiert werden.
Alle waren sich einig, dass KI ein Werkzeug ist, das Personalberater:innen unterstützt, schneller mit den richtigen Kandidat:innen in Kontakt zu treten. Dadurch bleibt mehr Zeit für den persönlichen, zwischenmenschlichen Austausch. Das ist genau der Aspekt, der viele ursprünglich in diese Branche gezogen hat. Dieses Alleinstellungsmerkmal hilft, Talente langfristig zu gewinnen und zu binden.
Vermittlungszeit unter 20 Tagen als Wachstumstreiber
Laut dem globalen GRID 2024 Talent-Trends-Report wünschten sich 80 % der Kandidat:innen eine Vermittlung innerhalb von weniger als 20 Tagen – 39 % sogar innerhalb von ein bis neun Tagen. Doch wie gut erfüllen Personaldienstleister diesen Anspruch? Immerhin etwas mehr als die Hälfte (56 %) berichten von einer durchschnittlichen Vermittlungszeit unter 20 Tagen, 21 % schaffen es in ein bis neun Tagen.
Unternehmen mit gestiegenen Umsätzen in 2024, waren um 83 % häufiger in der Lage, die kritische 20-Tage-Marke zu unterschreiten. Im Gegensatz dazu kommt über die Hälfte der Unternehmen mit Umsatzverlusten auf eine durchschnittliche Vermittlungszeit von mehr als 20 Tagen.
Automatisierung und KI könnten Vermittlungsdauer halbieren
Personaldienstleister mit besonders kurzen Vermittlungszeiten setzen klar auf technologische Unterstützung und steigern so Produktivität und Effizienz. So unterschreiten Unternehmen, die zentrale Aufgaben automatisiert oder KI in ihre Workflows integriert haben, die 20-Tage-Marke deutlich häufiger als Marktbegleiter ohne KI oder Automatisierungen. In einigen Fällen vervierfachte sich sogar die Wahrscheinlichkeit, diese wichtige Erwartung von unter 20 Tagen Vermittlungsdauer zu erfüllen.
Eine positive Candidate Experience führt zu mehr Umsatz
Das aktive Einbinden, passende Jobangebote und die schnelle Wiedervermittlung steigern nicht nur die Zufriedenheit der Kandidat:innen, sondern auch den Umsatz. In jeder dieser Kategorien erhöhten Engagement- und Produktivitätsstrategien die Wahrscheinlichkeit von Umsatzgewinnen im Jahr 2024 um mindestens 35 %. Diese Win-Win-Situation liegt auf der Hand – und KI-gestützte Tools werden es künftig noch einfacher machen, solche Erfolge zu erzielen.
Projektmanagement und Beratung führen die Liste neuer Geschäftsfelder an
Die Analyse zeigt, dass Unternehmen bei der Diversifizierung zunehmend auf hochwertige, margenstarke Dienstleistungen setzen, die engere Kundenpartnerschaften fördern. Wettbewerbsstarke Personaldienstleister kombinieren diese Lösungen mit bestehenden Services, etwa durch die Integration von Beratung, Projektmanagement und Recruiting zu End-to-End-Angeboten, die sie unverzichtbar machen.
Die Diversifizierung bleibt eng mit den Kernkompetenzen verbunden. Ein Unternehmen etwa nutzt seine Erfahrung als MSP im Gesundheitswesen, um ins Pharma-Recruiting zu expandieren. Ein anderes identifiziert erfolgreich besetzte Spezialrollen und erweitert gezielt in diesen Bereichen.
Top-Personaldienstleister konzentrieren sich darauf, ihre Stärken in genau den Bereichen einzusetzen, in denen sie auch wettbewerbsfähig sind.
Welche Geschäftsfelder versprechen den größten Erfolg?
Personaldienstleister diversifizieren ihre Geschäftsfelder zunehmend mit dem Ziel, den wichtigsten Kunden und Top-Talenten, etwa im Executive Search, einen echten Mehrwert zu bieten. Besonders auffällig ist, dass bei führenden Unternehmen Projektmanagement und Executive Coaching zu den wichtigsten neuen oder geplanten Services gehören. Sie setzen fast siebenmal häufiger auf Projektmanagement und 3,7-mal häufiger auf Executive Coaching als Personaldienstleister, die im letzten Jahr Umsätze verloren hatten.
Auch wenn hierfür die verfügbaren Ressourcen für neue Geschäftsfelder eine Rolle spielen, so verdeutlicht es doch den Erfolg dieser margenstarken Diversifizierungsstrategie.
Neukundenakquise bleibt oberste Priorität
Jeder fünfte Personaldienstleister (22 %) will sich 2025 primär auf die Neukundengewinnung fokussieren. Angesichts der aktuellen Lage am Markt überrascht das nicht. An zweiter Stelle folgt die digitale Transformation. Auch das ist kein überraschendes Ergebnis, zumal die Branche weiterhin stark auf KI und die Produktivität von Personalberater:innen setzt. Wie weiter oben bereits aufgezeigt, versprechen sich Personaldienstleister von KI und Automatisierung die effektivsten Mittel zu sein, um ihre Ziele zu erreichen.
Fachkräftemangel bleibt eine große Herausforderung
Die sinkende Zahl offener Stellen und knappe Talentpools bleiben 2025 die größten Herausforderungen der Personaldienstleistungsbranche. Diese scheinbar paradoxe Situation hält seit zwei Jahren an: Trotz weniger offener Stellen und längerer Entscheidungszyklen fehlt es weiterhin an Kandidat:innen mit den passenden Fähigkeiten, um bestehende Positionen zu besetzen. Zusätzlich hemmt mangelndes Vertrauen in die wirtschaftliche Entwicklung viele Kandidat:innen daran, den Job zu wechseln – auch weil neue Jobangebote längst nicht mehr die Gehaltssprünge bringen, wie es während oder direkt nach der Pandemie der Fall war. Der starke Preisdruck seitens der Kunden macht den Einsatz von Technologie unverzichtbar, um die im Bericht beschriebenen Produktivitäts- und Effizienzgewinne zu erreichen.
Fazit
54 % der Personaldienstleister erwarten eine wirtschaftliche Erholung im Jahr 2025. Weitere 42 % sind der Ansicht, dies würde sich auch positiv auf die Recruiting-Branche auswirken. Das Jahr 2024 hingegen stellte die Branche auf eine harte Probe: Die erhoffte wirtschaftliche Erholung blieb aus. Gleichzeitig zeigte sich, wie führende Personaldienstleister den Abschwung erfolgreich meisterten und gezielt Chancen nutzten. Diese Strategien werden ihnen auch in Zukunft Vorteile verschaffen, während sich die Branche in ihrem „neuen Normalzustand“ etabliert.
Im Jahr 2025 werden die Top-Personaldienstleister:
- Technologie-Tools standardisieren und optimieren, um die Produktivität der Personalberater:innen und die betriebliche Effizienz zu steigern
- KI-Tools und -Agenten umfassend in ihre Workflows integrieren und große Fortschritte bei deren Nutzung machen
- die Candidate Experience weiter verbessern, um sowohl die Bindung von Kandidat:innen als auch die Rentabilität zu steigern
- Diversifizierung als zentrale Strategie weiterverfolgen, um das Margenniveau zu halten und die Zusammenarbeit mit Kunden zu stärken
