GRID Recruiting-Trends-Report 2026
Einleitung
Die makroökonomischen Rahmenbedingungen waren auch 2025 von Unsicherheit geprägt, und der Arbeitsmarkt entwickelte sich nur schleppend. Dennoch gelang es vielen Personaldienstleistern, sich in diesem anspruchsvollen Umfeld erfolgreich zu behaupten. Ein zentraler Erfolgsfaktor war dabei der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI), die die Personaldienstleistungsbranche im Jahr 2025 nachhaltig verändert hat. Personaldienstleister, die KI in mindestens einer Phase ihres Recruitingprozesses einsetzen, generieren den fünf- bis zehnfachen Umsatz gegenüber denen ohne KI-Einsatz. Zudem berichten nahezu alle Unternehmen (95 %) allein durch KI-gestütztes Screening Erfolgsraten (Key Performance Indicator KPI) von mindestens 10 % Plus erzielt zu haben.
Am diesjährigen GRID Recruiting-Trends-Report von Bullhorn nahmen mehr als 200 Fach- und Führungskräfte aus der Personaldienstleistungsbranche in der DACH-Region teil. In der 16. Ausgabe des jährlichen erscheinenden Reports sind zudem mehrere Executive-Interviews eingeflossen, um die Trends aus strategischer Perspektive einzuordnen. Die folgenden Ergebnisse unterstützen Personaldienstleister dabei, bessere strategische Entscheidungen für 2026 zu treffen.
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Mehr Unternehmen verzeichnen Umsatzwachstum als noch in den beiden Vorjahren
Die finanzielle Performance der Personaldienstleistungsbranche entwickelte sich 2025 überraschend positiv. 68 % der befragten Unternehmen erzielten einen Umsatzwachstum, verglichen mit 49 % im Vorjahr. Dieser Wert liegt über dem Niveau der beiden vorherigen Jahre. Besonders hervorzuheben ist, dass 12 % der Unternehmen ihren Umsatz im Jahresvergleich um mehr als 25 % steigern konnten.
KI ist die Top-Priorität für 2026
Bereits im dritten Jahr in Folge nennen Personaldienstleister das Zusammenspiel aus knappen Talentpools und rückläufigen Stellenanzeigen als größte Herausforderung. Gleichzeitig werden Einstellungsstopps und Budgetrestriktionen als größte Hürden für die Neukundengewinnung gesehen. Vor diesem Hintergrund konzentrieren sich die zentralen Prioritäten von Recruiting-Verantwortlichen auf den Einsatz von KI zur Verbesserung der finanziellen und operativen Performance.
Führungskräfte erwarten 2026 mehr
Den größten Hebel für eine starke finanzielle Performance im Jahr 2026 sehen die befragten Führungskräfte bei den Vertriebs- und Verwaltungskosten. Insgesamt zielen die priorisierten Maßnahmen darauf ab, Kosten zu senken und die Produktivität zu steigern. In den Interviews wurde deutlich, dass die Erwartungen an die individuelle Produktivität von Personalberatenden weiter steigen.
Der Einsatz von KI treibt das Umsatzwachstum voran
Personaldienstleister mit mehr Umsatz im Jahr 2025 weisen deutlich höhere KI-Adoptionsraten auf als Unternehmen mit einer rückläufigen Umsatzentwicklung.
In der Staffing-Branche wird KI branchenweit immer häufiger eingesetzt, wodurch sich der Wettbewerbsdruck verstärkt. So betrachten die Studienteilnehmenden den Wettbewerb durch andere Personaldienstleister inzwischen als eines der größten Hindernisse bei der Neukundengewinnung.
Die erfolgreichsten Unternehmen setzen KI entlang des gesamten Recruitingprozesses ein und nutzen sie gezielt, um schneller zu agieren und ihre Differenzierungsmerkmale zu stärken.
KI wird keine Arbeitsplätze ersetzen – aber Wettbewerber, die KI konsequent einsetzen, sichern sich einen klaren Vorteil.
Die KI-Nutzung ist deutlich gestiegen
Während im Vorjahr noch 45 % der Unternehmen ausschließlich mit generativer KI experimentierten, sind es aktuell nur noch 33 %. Gleichzeitig nutzen bereits 32 % der Unternehmen agentenbasierte KI-Lösungen.
Top-Performer nutzen KI bis zu viermal häufiger
Personaldienstleister mit der stärksten Umsatzentwicklung im Jahr 2025 nutzten Automatisierung und KI mit deutlich höherer Wahrscheinlichkeit als Unternehmen mit schwächerer Performance.
Unternehmen, deren Umsatz um mehr als 10 % zurückging, gaben am häufigsten an, bislang noch keine KI einzusetzen.
Insgesamt zeigt sich ein klarer Zusammenhang zwischen KI-Nutzung und Umsatzentwicklung: Personaldienstleister, die KI in mindestens einer Phase des Recruitingprozesses einsetzen, vergrößerten ihren Umsatz um das Fünf- bis Zehnfache. Im Vorjahr lag dieser Wert noch bei 25–40 % mehr Umsatz. Das zeigt, dass der Einsatz von KI an einer beliebigen Stelle im Prozess die Performance im Zeitverlauf weiter deutlich verbessert.
Top-Performer erzielen messbare Vorteile durch KI
Es reicht nicht aus, KI lediglich eingeführt zu haben. Entscheidend ist, wie gezielt und wirkungsvoll Personaldienstleister KI einsetzen und ob daraus konkrete, messbare Mehrwerte entstehen.
Unternehmen, die spürbare Effekte von KI beim Screening von Kandidat:innen sowie bei einer schnelleren Einarbeitung neuer Personalberatenden verzeichnen, profitieren auch finanziell deutlich davon. Diese Personaldienstleister hatten 2025 eine signifikant höhere Wahrscheinlichkeit, ihren Umsatz zu steigern.
KI entfaltet signifikante operative Vorteile bei strategischem Einsatz
Recruiting-Verantwortliche sehen den größten Mehrwert von KI in der Reduzierung von Vertriebs- und Verwaltungskosten sowie in der Skalierung, ohne zusätzliches Personal aufzubauen.
Diese Einschätzung deckt sich mit den Aussagen aus den Executive-Interviews: Um das volle Potenzial von KI auszuschöpfen, müssen Personaldienstleister einen klaren Fokus auf ROI (Return on Invest) legen und die Auswirkungen auf zentrale KPIs konsequent messen und nachverfolgen.
Reine generative KI oder isolierte Einzellösungen reichen dafür nicht aus. Entscheidend ist ein strategischer, integrierter Einsatz von KI, der entlang des gesamten Recruitingprozesses ansetzt und messbare operative Verbesserungen liefert.
Schneller und bessere Kandidat:innen finden ist der größte KI-Vorteil
52 % der Führungskräfte und 55 % der Recruiter geben an, dass KI ihnen bereits hilft, schneller bessere Kandidat:innen zu identifizieren. Der zweitgrößte Effekt: Prozesse können leicht von Kolleg:innen übernommen werden, wenn Personalberatende das Unternehmen verlassen.
Das wurde auch in unseren Gesprächen deutlich: Der eigentliche Mehrwert von KI liegt darin, mehr mit weniger zu erreichen. Vor allem geht es dabei darum, die Produktivität zu steigern und mit einer minimalen Investition skalieren zu können, ohne im gleichen Maß zusätzliche Mitarbeitende einstellen zu müssen.
Mein Ziel ist es, produktivere Personalberatende zu entwickeln – nicht, sie zu ersetzen. Deshalb schaffe ich ganz bewusst Raum für … sehr persönliche Gespräche von Mensch zu Mensch.
Die meisten KPIs steigen dank KI um 11 bis 50 %
Führungskräfte sind sich weitgehend einig, dass sich der finanzielle Einsatz von KI-Tools positiv ausgewirkt hat. Gleichzeitig verfolgen sie sehr genau, welchen Einfluss KI auf zentrale operative Kennzahlen hat.
Der größte Teil der Befragten berichtet von Verbesserungen zwischen 11 und 25 % ihrer KPIs, viele Unternehmen verzeichnen sogar Steigerungen von bis zu 50 %. Diese Ergebnisse decken sich mit der Erkenntnis, dass 62 % der Personaldienstleister, die KI im Sourcing einsetzen, Vermittlungszeiten von unter zehn Tagen erreichen.
Diese Resultate setzen neue Maßstäbe für Performance und Effizienz – und führen dazu, dass Führungskräfte heute deutlich höhere Erwartungen an ihre Teams stellen.
60 % der Personen, die wir vermitteln, stammen aus aktiven Talentpools – die wir über KI , sei es bei der Suche oder um mit ihnen in Kontakt zu treten, aufgebaut haben.
KI verändert die Regeln für Suche und Screening grundlegend
Recruiter geben an, dass die Suche nach Kandidat:innen den größten Teil ihres Arbeitstags einnimmt, gefolgt vom Screening von Bewerbenden. Genau in diesen besonders zeitintensiven Aufgaben entfaltet KI bereits heute eine große Wirkung.
Die Mehrheit der Recruiter berichtet, dass KI den Zeitaufwand für Suche und Screening um 26–75 % reduziert. Dadurch gewinnen sie wertvolle Zeit, um mehr Positionen parallel zu betreuen und sich stärker auf beziehungsorientierte Aufgaben zu konzentrieren.
Pro Woche gewinnen sie dadurch effektiv fast einen ganzen Arbeitstag zurück.
Der Nutzen von KI steigt deutlich, wenn sie prozess- und plattformübergreifend eingesetzt wird
Die Wirkung von KI verstärkt sich erheblich, wenn sie über den gesamten Recruiting Lifecycle hinweg eingesetzt wird – insbesondere dann, wenn sie direkt in die Plattform integriert ist. Das wurde auch in den Gesprächen mit Führungskräften aus der Staffing-Branche deutlich.
Personaldienstleister, die KI für mehrere Anwendungsfälle nutzen, erzielten deutliche Steigerungen im operativen Geschäft – häufig mit 30–40 % Verbesserungen. Diese Effekte schlagen sich auch klar in der finanziellen Performance nieder: 79 % der Unternehmen mit einem Umsatzwachstum von über 25 % nutzen KI-Tools, die direkt in ihr ATS eingebettet sind. Bei Unternehmen mit einem Umsatzrückgang von mehr als 10 % sind es hingegen nur 67 %.
Wir versuchen, alles von Grund auf KI-nativ zu gestalten, statt KI einfach nur nachträglich anzudocken – das ist aus meiner Sicht der einzige wirklich effektive Weg.
Die Einführung von Automatisierung und KI steht noch am Anfang
Trotz der klaren finanziellen und operativen Vorteile haben viele Unternehmen Automatisierung und KI noch nicht vollständig in ihre Plattformen integriert. Nur 11 % der Unternehmen geben an, KI durchgängig in ihren Workflows verankert zu haben.
2026 dürfte das Jahr sein, in dem KI im Recruiting den Übergang von früher Einführung zu vollständiger Integration vollzieht.
Nicht einmal die Hälfte der Unternehmen hat die Kandidatensuche vollständig automatisiert
42 % der Unternehmen geben an, die Kandidatensuche automatisiert zu haben. In Middle-Office-Funktionen wie Payroll oder Abrechnung liegt dieser Anteil darunter.
Dieses Bild dürfte sich jedoch schnell verändern, denn Recruiter nennen die Suche klar als den Prozess, den sie am dringendsten automatisieren möchten – vor allem, weil sie dort am meisten Arbeitszeit investieren.
Die meisten Unternehmen schöpfen das KI-Potenzial noch nicht aus
Weniger als die Hälfte der Unternehmen nutzt KI in einem einzelnen Recruiting-Prozess. Nur 11 % geben an, dass agentenbasierte KI durchgängig in den Workflow integriert ist.
Das zeigt: Es besteht weiterhin erhebliches Potenzial für zusätzliches Umsatzwachstum und stärkere KPI-Performance in den kommenden Jahren.
Erfolgreiche KI-Einführung erfordert Datenqualität, Führung und eine klare Strategie
89 % der Führungskräfte sind bereit, ihr Unternehmen durch die KI-Transformation zu führen. Ein genauerer Blick zeigt jedoch wiederkehrende Hürden: Datenqualität, Datensicherheit und eine fehlende KI-Strategie bremsen vielerorts die vollständige Einführung.
Diese Herausforderungen werden sowohl von Führungskräften als auch von Recruitern genannt. Gleichzeitig berichten Führungsteams, dass sie intensiv daran arbeiten, die konkreten Vorteile von KI im Arbeitsalltag erlebbar zu machen. Ein Unternehmen berichtete, dass es gezielt ein diverses Team von „KI-Botschafter:innen“ aufgebaut hat, um Erfolge organisationsweit greifbar zu machen.
Daten und Strategie sind die größten Hürden bei der KI-Einführung
Datenqualität und Sicherheitsfragen stehen bei Führungskräften in der Staffing-Branche klar im Fokus – und verhindern häufig eine breitere Nutzung von KI. Um das volle Potenzial auszuschöpfen, benötigen Personaldienstleister Partner, die sie bei diesen grundlegenden Themen unterstützen.
Die größte Herausforderung ist die Kontrolle darüber, welche Tools genutzt werden. Wir wollen nicht, dass jemand interne Prozesse oder vertrauliche Lebensläufe einfach in ChatGPT hochlädt.
Führung von oben ist entscheidend für echte KI-Adoption
Die Sicherheit der Führungskräfte im Umgang mit KI korreliert direkt mit der Unternehmensperformance. 83 % der Führungskräfte in den wachstumsstärksten Unternehmen fühlen sich gut vorbereitet, ihre Personaldienstleistung und Personalberatung durch die KI-Transformation zu führen. Bei Unternehmen mit schwacher Umsatzentwicklung sind es nur 43 %.
Von der Geschäftsführung über die Führungsteams hinweg gibt es nicht nur die Vorgabe, die Tools im Arbeitsalltag zu nutzen – sie leben es auch konsequent vor.
Was haben die erfolgreichsten Unternehmen gemeinsam?
Der Report zeigt zahlreiche Faktoren, die die finanzielle und operative Performance beeinflussen. Besonders deutlich wird jedoch, was die Top-Performer mit mehr als 25 % Umsatzwachstum in 2025 verbindet: Sie definieren Produktivität und Effizienz neu.
Die Erwartungen an die Vermittlungsdauer steigen
55 % der Top-Performer berichten von einer durchschnittlichen Time-to-Place unter zehn Tagen, 35 % sogar von drei Tagen oder weniger – mehr als in jeder anderen Umsatzkategorie.
Das markiert einen deutlichen Geschwindigkeitswechsel gegenüber 2024, als das Wachstum vor allem durch Vermittlungszeiten unter 20 Tagen erreicht wurde. In diesem Jahr nannte jeder dritte Personaldienstleister (30 %) mit Umsatzverlusten Vermittlungszeiten von 10–19 Tagen.
Top-Performer zeigen zudem überdurchschnittliche Ergebnisse bei der Anzahl an Vermittlungen pro Monat und den Annahmequoten.
Die Performance pro Mitarbeitendem ist in den letzten drei Jahren um rund 70 % gestiegen – 24 % allein im letzten Jahr.
Talent Management treibt Umsatzwachstum voran
Der effiziente Einsatz von Datenbanken sowie ein strukturiertes Management von Kandidatenvorstellungen und Wiederbesetzungen korrelieren klar mit Umsatzwachstum. Gleichzeitig zeigen diese Strategien erhebliche operative Effekte.
Was brauchen Recruiter, um diese neuen Produktivitätsstandards zu erfüllen? KI, die unterstützt – nicht ersetzt
In den Gesprächen mit Führungskräften aus der Staffing-Branche wurde deutlich, dass KI menschliche Beziehungen unterstützen soll – nicht ersetzen. Ziel ist es, Reibung aus Prozessen zu nehmen, ohne Differenzierung und persönliche Nähe zu verlieren. Die befragten Führungskräfte arbeiten aktiv daran, Sorgen vor einer Übertechnisierung abzubauen.
Der größte Einwand von Recruitern ist die Sorge, ihre Persönlichkeit in der Kandidatenansprache zu verlieren.
KI hat den größten Einfluss auf Suche und Screening
Recruiter nennen die Suche nach Kandidat:innen als den zeitintensivsten und anspruchsvollsten Teil ihres Arbeitsalltags. Gleichzeitig gibt über die Hälfte (55 %) an, dass KI ihnen hilft, schneller bessere Kandidat:innen zu identifizieren. Weitere 38 % können so insgesamt mehr Kandidat:innen screenen.
KI-gestütztes Sourcing ist der Bereich, den Recruiter aktuell am meisten schätzen. Rund ein Viertel berichtet zudem, dass KI ihnen mehr Zeit für den Kontakt mit Kunden und Kandidat:innen verschafft – ein zentraler Faktor für Jobzufriedenheit.
Geschwindigkeit und Reaktionsfähigkeit sind entscheidend für Talente
Wie bereits im GRID 2025 Talent-Trends-Report gezeigt, sind Tempo und Verlässlichkeit entscheidend für die Talentbindung. Recruiter sehen den größten Effekt von KI darin, Kandidat:innen schneller durch den Prozess zu führen.
Der zweitgrößte Vorteil sehen sie darin, dass Kandidat:innen immer eine Rückmeldung erhalten – genau das, was die Talente laut Studien am meisten schätzen.
Der Bewerbungsprozess ist kein schwarzes Loch mehr, sondern macht Hoffnung. Den Kandidat:innen ist egal, ob es ein Mensch oder ein System ist – sie bekommen eine Antwort auf etwas, in das sie Zeit investiert haben.
Gesamtstrategie und wirtschaftlicher Ausblick
41 % der Unternehmen erwarten eine wirtschaftliche Verbesserung im Jahr 2026 (gegenüber 54 % im Vorjahr). Der Optimismus hat damit spürbar nachgelassen, und fast ebenso viele Unternehmen (40 %) gehen davon aus, dass sich die wirtschaftliche Lage nicht wesentlich verändern wird.
Aus den qualitativen Interviews und anekdotischen Rückmeldungen ergibt sich insgesamt die Erwartung einer Stabilisierung bis hin zu einer moderaten Verbesserung – nicht jedoch einer schnellen oder umfassenden Erholung.
Gleichzeitig zeigten sich alle Gesprächspartner optimistisch in Bezug auf ihre eigene Position im Recruiting-Ökosystem. Der Grund: Sie konzentrieren sich darauf, unabhängig von den allgemeinen Marktbedingungen eigene Rückenwinde zu schaffen.
Ein Teil der befragten Führungskräfte, die groß denken und mutig handeln gaben an, damit zu rechnen, Marktanteile zu gewinnen – selbst dann, wenn der Gesamtmarkt schrumpft. Als entscheidend dafür nennen sie bessere Agilität, höhere Effizienz als der Wettbewerb und der gezielte Einsatz von KI, um die eigene DNA zu stärken, statt sie zu verwässern.
Weniger Jobs und knappe Talentpools bleiben die größte Herausforderung
Die Talentpools bleiben angespannt und die Anzahl an Stellenangeboten bewegt sich auf niedrigem Niveau. Zwei bis drei von fünf Kandidat:innen lehnen Angebote ab – meist aufgrund von besseren Konkurrenzangeboten.
Wie erfolgreiche Unternehmen ihre eigenen Rückenwinde schaffen
- Fokus und Spezialisierung
Statt jedem Auftrag hinterherzulaufen, setzen diese Unternehmen auf konsequente Fokussierung. Ein Personaldienstleister berichtete, dass er seinen Zielmarkt gezielt auf wachstumsstarke, bislang unterversorgte Nischen innerhalb großer Branchen eingegrenzt hat – etwa auf Umspannwerke im Energiesektor – und sich verstärkt auf gewerbliche und technische Fachkräfte konzentriert, für die eine robuste Nachfrage besteht. Andere Führungskräfte berichteten, dass sie sehr genau analysieren, wo sie erfolgreich platzieren können und wo nicht, und sich bewusst aus Bereichen zurückziehen, in denen sie weniger erfolgreich sind. - Ganzheitlicher Blick auf die Weiterentwicklung von Skills
Führungskräfte betrachten den Fachkräftemangel zunehmend nicht mehr auf Kandidatenebene, sondern auf Workforce-Ebene. Entsprechend rücken Training, Reskilling und Upskilling von Kandidat:innen in den Fokus.
Bereits heute ist die Qualifizierung von Talenten das wichtigste neue Geschäftsfeld, in das Unternehmen in diesem Jahr expandieren möchten – und diese Entwicklung korreliert klar mit dem Umsatzwachstum. Ein Interviewpartner berichtete, dass sein Unternehmen gezielt Programme entwickelt, um Kunden beim Reskilling bestehender Mitarbeitender zu unterstützen. 28 % der Top-Performer bauen ihre Aktivitäten im Bereich Reskilling aktuell aus. - Ausbau neuer Services – insbesondere Beratung
Darüber hinaus erweitern viele Unternehmen ihr Angebot um neue Dienstleistungen, insbesondere im Beratungsumfeld. Diese gehen weg von traditionellen, auf den vollständigen Recruiting-Prozess ausgerichteten Ansatz hin zu Modellen, bei denen Advisory- und Consulting-Leistungen im Mittelpunkt stehen. Das Ziel dabei ist es, Kunden dabei zu unterstützen, sich in einem veränderten Marktumfeld neu aufzustellen. 30 % der Unternehmen mit überdurchschnittlichem Wachstum bauen ihre Beratungsangebote im laufenden Jahr gezielt aus.
Ich sehe spannende Chancen in anderen Bereichen unseres Marktes – etwa in Outplacement, Coaching, interner Besetzung und dabei, Kunden zu helfen, ihre Investitionen in Skills besser zu nutzen, sowie im Reskilling und Upskilling rund um KI, nicht nur für Entwickler, sondern auch für Führungskräfte und Executives.
Fazit
KI hat Tempo, Struktur und Anforderungen im Recruiting-Umfeld bereits grundlegend verändert. Die erfolgreichsten Personaldienstleister investieren dabei nicht nur in KI-Tools, sondern denken strategisch über Change Management, Organisationsentwicklung und die Anpassung ihrer KPIs nach.
Zentrale Erkenntnisse
- KI sorgt bereits heute für erhebliche Umsatz- und Produktivitätsgewinne in der Personaldienstleistungsbranche
- Datenqualität, strategische Führung und die richtige Technologie sind die größten Hürden für eine vollständige KI-Transformation
- Erfolgreiche Führungskräfte sind entschlossen, diese Herausforderungen 2026 zu überwinden und setzen konsequent auf KI
- Die Mitarbeitenden in Personaldienstleistungen sind an Bord der KI-Reise und spüren, dass aufgrund der gestiegenen Erwartungen an Geschwindigkeit und Ergebnisqualität es kein Zurück mehr gibt
- Die wirtschaftliche Entwicklung dürfte sich 2026 nur moderat verbessern, doch visionäre Unternehmen schaffen ihre eigenen Rückenwinde
