RGPD résolu avec l’automatisation de Bullhorn
Nous avons récemment organisé un webinaire démontrant comment tirer parti de l’automatisation de Bullhorn pour obtenir le consentement et rester conforme aux règles du RGPD. Voici les points forts !
Regarder l’enregistrement complet du webinaire (en anglais)
Avertissement : Nous ne fournissons pas de conseils juridiques, et toute information utilisée est disponible publiquement auprès de sources réputées. Si vous avez des doutes sur vos obligations légales, veuillez consulter un conseiller juridique qualifié.
Parlons du RGPD – Bref Récapitulatif
L’automatisation soutiendra votre parcours vers la conformité de la manière la plus efficace possible, mais il vous incombe de vous assurer que vous êtes conforme au RGPD.
En fin de compte, le but du RGPD est de protéger la vie privée des individus en sécurisant leurs données personnelles identifiables. Nous devrions voir cela comme une opportunité de répondre aux attentes des clients et des candidats et de fournir une excellente expérience.
Il existe deux principales entités lors du traitement des données personnelles : les sous-traitants de données et les responsables du traitement. Les recruteurs qui décident de stocker et de traiter les informations sont des responsables du traitement. Cela est important car les deux entités diffèrent du point de vue de la conformité, mais toutes deux doivent suivre le cadre de responsabilisation. Rendez-vous sur le site du gouvernement pour en savoir plus sur le cadre de responsabilisation.
Les deux points sur lesquels nous nous concentrons ici sont le traitement des données et l’obtention et le maintien du consentement pour le marketing.
Dans le cadre du RGPD, les entreprises doivent :
- Stocker les raisons pour lesquelles elles traitent les données individuelles et les tenir à jour
- Fournir ces données sur demande
- Être capables de fournir une trace de vérification de la manière dont ces données ont été capturées
De plus, vous devez être en mesure de prouver que vous maintenez ces processus à jour. Plus précisément, ces bases de processus sont : le consentement (consentement explicite pour traiter les données, par exemple via un contrat), une obligation légale de traiter ces données, un intérêt vital, une mission d’intérêt public, et un intérêt légitime. Le consentement, le contrat et l’intérêt légitime sont les trois domaines de focalisation pour la plupart des entreprises.
Enfin, il y a le consentement pour le marketing. Vous devez stocker si un individu souhaite recevoir des informations marketing. Dans le monde numérique, le consentement est requis avant tout contact, par exemple via email, SMS et cookies sur le site web.
Consultez le guide du CNIL pour plus d’informations.
Le Défi pour les Recruteurs
Obtenir et maintenir le consentement pour le marketing
- Maintenir les bases de données propres et à jour
- Respecter les préférences marketing
Pour ce faire efficacement, les recruteurs doivent capturer et maintenir le consentement de manière continue, ce qui est essentiel du point de vue de l’hygiène des données. Vous devez également vous assurer de contacter l’individu de la manière qu’il préfère. Si cela n’est pas fait correctement, cela peut entraîner une perte de confiance envers l’agence, surtout à grande échelle.
Maintenir les justifications du traitement
- Garder des traces d’audit claires et à jour
- Respecter les droits individuels des données
Vous devez être en mesure de prouver pourquoi vous avez des données spécifiques et les dates de leur dernière révision. Par exemple, vous pourriez avoir acquis un contact basé sur un intérêt légitime. Ce contact est devenu votre client (félicitations !), il doit maintenant être changé pour un consentement clair. Alors, comment l’automatisation peut-elle aider à tout cela ?
Automatiser les processus du RGPD
Voici une manière simple de comprendre la différence entre l’automatisation de vos processus RGPD et le fait de les confier à vos consultants :
Sans automatisation
- Complexe
- Manuel et lent
- Difficile à suivre et à surveiller
- Preuve d’audit difficile
Avec automatisation
- Standardiser les points de collecte
- Collecter des données selon les termes des utilisateurs
- Traces d’audit claires
- Réduire la charge manuelle
Voici comment un simple workflow dans Bullhorn Automation peut vous aider à capturer différents types de consentement des candidats/clients et à définir un type de consentement spécifique en fonction de l’origine du candidat/client. Par exemple, si un candidat postule à un emploi via votre site web, il peut être automatiquement ajouté en tant qu’« intérêt légitime ». Ensuite, nous pouvons configurer une autre règle pour dire que si un candidat est ajouté à partir d’un job board, nous ne l’ajouterons pas automatiquement en tant qu’« intérêt légitime » mais déclencherons plutôt un sondage pour obtenir plus d’informations. C’est le type de flexibilité que la plateforme offre.
Voir le webinaire complet pour plus de détails sur ce que vous pouvez automatiser pour les besoins du RGPD ici.
Points clés à retenir
- Maintenez les données propres et à jour tout en restant conforme au RGPD
- Mettez à jour, capturez et maintenez le consentement de manière cohérente et au bon moment
- Réduisez les erreurs humaines et les efforts manuels
- Soyez plus productif et offrez une meilleure expérience.
Cliquez ici pour en savoir plus sur l’automatisation de Bullhorn.