Wat doe je als je een marktplaats wilt
Marktplaatsen voor bedrijven om tijdelijke opdrachten uit te zetten schieten uit de grond. Niet zo gek, aangezien het aandeel ‘flexibel’ in de vraag én het aanbod van arbeidskrachten blijft toenemen. Zo groeide het aantal ZZP’ers tussen 2011 en 2014 met ruim 60.000, volgens cijfers van het CBS. Inhuursites helpen organisaties om deze tijdelijke krachten efficiënt in het vizier te krijgen. Ook zijn ze een goede mogelijkheid voor zelfstandigen om zich bij een klant te presenteren, al blijkt uit onderzoek dat dat voor veel ZZP’ers maar één van de manieren is; zo hengelt het gros de opdrachten binnen via het eigen netwerk of via sociale media (bron: Intelligence Group).
Plat instrument
Frank Gielen is senior consultant bij The Next View, een ICT-dienstverlener die gespecialiseerd is in integratievraagstukken op het gebied van HRM. “Een marktplaats is een vrij plat instrument”, zegt hij. “Maar als een organisatie een goede inhuurstrategie heeft voor ‘bulkfuncties’, kan het daar uitstekend in passen. Als je er maar voor zorgt dat het geen doel op zich wordt”. Gielen heeft samen met Connexys – leverancier van recruitmentsoftware – de marktplaats van GVB geleverd die begin juni ‘live’ ging. GVB was al een gebruiker van het ATS van Connexys voor recruitment en ze wilden de inhuur daarmee integreren. Aan Gielen de vraag: hoe ging dat? Waar moet je allemaal aan denken als je een marktplaats wilt implementeren?
Eerst het proces…
Een dergelijk project gaat over twee dingen: het inhuur- en recruitmentproces aan de ene kant en ICT aan de andere kant. “Het is van belang om vanuit beide disciplines kennis in het projectteam te hebben”, zegt Gielen, die zelf een achtergrond heeft in recruitment. “In het geval van GVB leverde The Next View de proces- en integratiekennis en Connexys de techniek”. Dat laatste met behulp van de CO-Recruiter app die draait op het geavanceerde cloudplatform van Salesforce. De eerste stap was: het bestaande proces kritisch onder de loep nemen. “Dat deden we met behulp van een kickoff meeting. Zo kregen we antwoord op vragen als: moet het recruitmentproces aangepast worden als gevolg van de koppeling met externe inhuur? Welke informatie is echt nodig en welke niet? Hoe willen we met selectiecriteria omgaan?” GVB wilde bijvoorbeeld in staat zijn om met de criteria te kunnen ‘spelen’ – het gaat immers niet alleen om de harde eisen, maar ook om de menselijke ‘klik’. Toen de eisen duidelijk waren, kon met de tweede stap begonnen worden: ontwikkeling en implementatie
…dan het systeem
Bij GVB vond dit plaats volgens de Scrummethode. Gielen fungeerde als scrum master, vanuit Connexys was Martijn Brandse betrokken als consultant voor de configuratie van Salesforce. De werving en selectiespecialist van GVB trad op als product owner. De totale ontwikkeling vond plaats in slechts vier stappen, in Scrum-terminologie iteraties genoemd. In de eerste iteratie werd de ‘oude’ recruitmentapplicatie ge-upgrade naar een nieuwe app, die draaide op het cloudplatform. Het betekende het kopiëren van alle gegevens en het aanbrengen van een aantal kleine aanpassingen, als gevolg van proceswijzigingen. De tweede iteratie betrof de koppeling van de marktplaats-app aan het recruitmentsysteem op het platform en het inrichten van de layout en processen. Ook werden hier keuzes gemaakt in de mogelijkheden van het platform, zodat er alleen daadwerkelijk nodige informatie wordt verzameld.
Laagdrempelig
Tijdens de derde iteratie werd de leveranciersportal ingericht, de aanmeldpagina. Doel was om zo min mogelijk barrières op te werpen en een gebruiksvriendelijke aanmeldmethode te ontwerpen voor de leveranciers, zoals ZZP’ers of bemiddelaars. “De Connexys marktplaats is laagdrempelig”, zegt Gielen. “Er zijn al zoveel marktplaatsen, ik kan me voorstellen dat iemand geen zin heeft om telkens overal hetzelfde in te vullen. In dit geval volstaat aanmelding met een naam en e-mailadres, plus het KvK-nummer”. De vierde iteratie betrof tot slot het afhechten van losse draadjes en – zeer belangrijk – de gebruikers-acceptatietests. Daarbij wordt het totale proces meerdere malen doorlopen om zodoende de fouten in het systeem op te sporen en te herstellen. “GVB ging de gekste dingen doen”, herinnert Gielen zich. “Dat was mooi, want dat leverde veel informatie op”.
Samenwerking
Techniek is één, een dergelijk project tot een goed einde brengen is twee. De belangrijkste succesfactor is daarom misschien wel de samenwerking in het team. “We hebben eigenlijk nergens discussie over gehad”, zegt Gielen. “Soms kon iets niet en soms moest er wat “ruilhandel” plaatsvinden. Maar we deden ons best om elkaars taal spreken en ons niet te formeel op te stellen”. Zo ontstond een sfeer van partnership. Naast trots op het resultaat, is dat vooral wat Gielen zich het best herinnert: “Ik heb met heel veel plezier aan dit project gewerkt”.