Wat is datahygiëne?
Datashygiëne (zelfstandig naamwoord) – Het proces om ervoor te zorgen dat je database gegevens bevat die nauwkeurig, foutloos, correct geformatteerd en volledig zijn.
Wist je dat? De best presterende bureaus zeggen 50% vaker dat ze op hun database kunnen vertrouwen dan bureaus die hun omzet zien dalen.
Source: GRID 2024 Recruitment Brancherapport
Veelvoorkomende problemen die leiden tot slechte datahygiëne
Menselijke fouten en invoerfouten
Het handmatig invoeren van grote hoeveelheden gegevens kan leiden tot eenvoudige invoerfouten in spelling, hoofdlettergebruik en nauwkeurigheid. Hoewel deze fouten verwaarloosbaar lijken, tellen ze wel op – onjuiste of inconsistente gegevens in velden kunnen ervoor zorgen dat records niet verschijnen in zoekopdrachten en automations.
Slechte workflows en processen
Om de integriteit van gegevens te behouden, is voortdurend onderhoud nodig. Als je team je database niet regelmatig bijwerkt, kan deze snel vol komen te staan met verouderde informatie.
Imperfecte parsing van externe bronnen
Het verkeerd parsen van kandidaat- of klantrecords en masse uit externe bronnen kan resulteren in het importeren van records met ontbrekende of onvolledige informatie – of zelfs het invoeren van de juiste gegevens in de verkeerde velden.
Als je database niet nuttig is voor je team, zullen ze andere externe bronnen opzoeken voor hun informatie, wat resulteert in een onderbenut ATS/CRM waardoor je als bedrijf heel veel potentieel onbenut laat.
De time to hire brengen wij nu veel beter in kaart, wat resulteerde in een hogere plaatsingsratio. Wij hadden een beter overzicht, waardoor constante evaluatie en bijsturing eenvoudiger werd. Hierdoor is de organisatie schaalbaarder en ervaren wij een hoger plaatsingsratio met een stijgende gemiddelde plaatsing per recruiter
Je database opschonen
Met een combinatie van verbeterde workflows en slimme oplossingen kun je jouw database transformeren van een archief met incomplete en verouderde informatie tot een goudmijn aan data voor je bedrijf.
Het opschonen van je database kan een monumentale taak lijken.
Het opschonen van je database kan een enorme klus lijken, dus we hebben het opgedeeld in belangrijke fasen om het overzichtelijk te houden.
Percentage van database dat bruikbaar is
Welke records hebben contactinformatie? Welke records zijn verouderd?
Percentage van database waar interactie mee is
Hoe recent hebben uw kandidaten en klanten contact met u opgenomen? Wanneer zijn de gegevens voor het laatst bijgewerkt?
Administratieve uren nodig voor recruitment en sales
Hoeveel uur per week (of per dag) besteden jouw recruitment- en salesteams gemiddeld aan het bijwerken van records? Worden records handmatig bijgewerkt of geautomatiseerd?
Op zoek naar meer meetinstrumenten?
Bekijk deze 9 essentiële Connected Recruiting KPI's om het succes van je recruitmentproces te kunnen meten.
Controleer je database met deze drie stappen:
1. Bepaal de hoofdoorzaak van vervuilde data.
Als het te wijten is aan menselijke fouten, dan wil je werken aan sterkere datahygiënepraktijken en workflows.
Als het te wijten is aan een software-integratieprobleem of onjuiste parsing moet je ervoor zorgen dat je API-verbindingen zijn bijgewerkt en samenwerken met je IT-team om deze problemen op te lossen.
2. Bekijk de structuur van je database op deze twee belangrijke punten:
- Kun je er makkelijk doorheen navigeren?
- Kun je snel tussen records navigeren om de informatie te vinden die je nodig hebt?
Misschien wil je je datamodel opnieuw definiëren om ervoor te zorgen dat gegevens worden opgeslagen en gestructureerd in een logisch framework.
3. Stel doelen.
Als je iets hebt om naartoe te werken, kunnen de tastbare voordelen van gegevenshygiëne zich uitbetalen. Misschien wil je bijvoorbeeld het gebruik van ATS/CRM vergroten of de betrokkenheid of conversie verhogen.
Door deze doelen te stellen, kun je de voortgang bijhouden en je team helpen het belang van datahygiëne beter te begrijpen.
Pulse check
Hoe ziet je database eruit?
We hebben veel duplicaten.
Veel gegevens lijken verouderd.
We hebben records met ontbrekende informatie.
Het ziet er goed uit!
Tip: Om duplicaten in Bullhorn ATS samen te voegen, kiest je één record als primair. Deze blijft intact. Vervolgens kies je het duplicaatrecord. De notities, e-mails, taken, afspraken en bestandsbijlagen worden overgezet van het duplicate record naar het primaire record. Als je klaar bent, kun je de twee samenvoegen.
Advanced tip: Bullhorn Marketplace partner Kyloe biedt tools waarmee je volledige controle hebt over hoe duplicaten worden geïdentificeerd en samengevoegd en waarmee je duplicaten in bulk kunt verwijderen.
3. Vul ontbrekende gegevens aan
Werken met onvolledige gegevens kan frustrerend zijn en het vinden van een record dat niet de informatie bevat die je nodig hebt kan aanvoelen alsof je op een dood spoor zit.
Het vinden van records met ontbrekende gegevens en deze bijwerken of archiveren kan je hele recruitmentmachine effectiever maken.
Als het gaat om het aanvullen van records, begin dan met contactinformatie; zorg ervoor dat iedereen een telefoonnummer of e-mail in het bestand heeft. Het heeft geen zin om een kandidaat of klant in je systeem te hebben als je ze niet kunt bereiken!
Als je eenmaal records hebt gevonden met ontbrekende gegevens, kun je die informatie aanvullen of, als die records toebehoren aan een niet-betrokken kandidaat of prospect, ze archiveren.
4. Archiveer oude gegevens
Als oude gegevens al een tijdje niet meer zijn gebruikt of bijgewerkt, is het misschien tijd om ze te archiveren. Door dit te doen stroomlijn je de workflows van je teams, zodat oude records niet in de weg staan bij het vinden van de informatie die ze zoeken.
In plaats van gegevens te verwijderen, worden ze door het archiveren gewoon uit het zicht gehouden in plaats van helemaal verwijderd.
Want wie weet? De informatie die je hebt over die kandidaat die je al jaren niet hebt gesproken, of die moeilijk te bereiken prospect kan op een dag van pas komen.
5. Gegevensbeheer opzetten
Om ervoor te zorgen dat uw gegevens voortdurend worden opgeschoond, is het van cruciaal belang om een framework voor gegevensbeheer op te zetten.
Hier zijn een paar overwegingen die je kunnen helpen bij het denken:
Is er een standaardprocedure voor het invoeren van nieuwe gegevens?
Hoe ziet een typische workflow voor gegevensinvoer eruit?
Wie is verantwoordelijk voor het bezitten en onderhouden van bepaalde gegevens?
Is er een persoon of team dat zich bezighoudt met het onderhouden van de masterdatabestanden en de algemene gezondheid van je database?
Bestaat er een trainingsprotocol om nieuwe werknemers te helpen begrijpen hoe ze je database moeten gebruiken?
Hier zijn een paar details om op te letten:
Mailadressen
Zijn de adressen volluit geschreven of gebruik je bijvoorbeeld afkortingen in de straatnamen?
Telefoonnummers
Neem je landcodes of haakjes op?
Titles
Zijn dit verplichte velden voor contactpersonen? Worden items als Mevr. afgekort of volluit geschreven?
Best practices voor datahygiëne
Regelmatig je database controleren zorgt voor consistente datagezondheid (of beter nog, stel automations in die dit voor je doen).
Kweek een database-first mindset door betere, uitgebreidere zoekopdrachten te ontwikkelen die kandidaten van hoge kwaliteit naar boven kunnen halen die al in het ATS aanwezig zijn.
Voeg je tech stack gegevens samen op één plaats voor end-to-end bedrijfsanalyses om vragen te beantwoorden zoals:
- Waar zitten de gaten in je kandidatenfunnel?
- Hoe zorgen je front-office inspanningen voor salesresultaten?
- En wat is de ROI op jouw investeringen in technologie?
