8 redenen waarom het tijd is om afscheid te nemen van spreadsheets
Grote kans dat je bij de opstart van je recruitment bureau bent begonnen met spreadsheets. Een logische keuze, want het is eenvoudig te gebruiken en je hebt het waarschijnlijk toch al op je computer. Maar nu je bent gegroeid en je tientallen vacatures en kandidaatgegevens bijhoudt in spreadsheets, loop je tegen de beperkingen aan. Dit zijn de 8 redenen waarom het tijd is om afscheid te nemen van spreadsheets voor recruitment doeleinden. Natuurlijk hebben we een oplossing voor je waarmee je jouw bureau wel vooruit brengt!
1. Een tijdrovende klus
Tijd is geld, nietwaar? Het invoeren en updaten van kandidaat- en klantgegevens in een spreadsheet slurpt stiekem veel uren op tijdens de werkdag. Een nieuwe kandidaat invoeren, de status updaten, het wijzigen van de beschikbaarheid en noem zo maar op. Al met al kost het veel tijd om alles goed bij te houden. Tijd die je liever besteedt aan kandidaten en opdrachtgevers!
2. Een foutje is snel gemaakt
Het overtypen van gegevens van bijvoorbeeld het cv naar de spreadsheet met kandidaatgegevens moet vaak even snel tussendoor gebeuren. Een foutje is dan zomaar gemaakt. Het maken van fouten is menselijk, maar de gevolgen kunnen groot zijn. Je zult niet de eerste zijn die kandidaten in het proces verliest door onjuiste gegevens in je kandidatenlijst. Dat wil je absoluut voorkomen!
3. Je mist overzicht
Met de groei van je bureau groeien ook je spreadsheets. Kandidatenlijsten met tientallen of vaak wel honderden rijen worden een grote brei aan cellen. Weg is je overzicht! Even snel checken welke kandidaten er vandaag gebeld moeten worden of bij welke kandidaten de huidige opdracht binnenkort afloopt? Dat is er niet bij als je werkt met grote spreadsheets.
4. Geen optimale samenwerking
En als jij al weinig overzicht hebt in de spreadsheets, hoe kunnen collega’s dan makkelijk taken van jou overnemen als je er even niet bent? Doordat gegevens en communicatie vaak onvolledig zijn ingevuld, wordt dezelfde kandidaat twee keer benaderd of juist vergeten. De samenwerking onderling is een stuk moeilijker als er weinig inzicht is en daar lijdt je business onder.
5. Let op de bewaartermijn van kandidaatgegevens
In de meeste ATS zijn functionaliteiten ingebouwd die jou helpen om op een juiste en efficiënte manier te voldoen aan de AVG. Je mag persoonlijke gegevens van kandidaten niet zomaar blijven bewaren. Spreadsheets zijn niet gemaakt met de AVG in gedachte en ondersteunen je hier dus ook niet bij. Dat betekent dat je elke keer handmatig gegevens kunt gaan verwijderen en toestemming voor bewaring van gegevens één voor één moet verwerken. Je houdt je liever met andere zaken bezig natuurlijk!
6. De kandidaatbeleving in het gedrang
De kandidaat is koning(in) in het recruitment proces. Daarvoor wil je de rode loper uitrollen! In de praktijk blijkt dat bijna niet te doen als je door jouw spreadsheets geen overzicht hebt, de samenwerking met collega’s niet optimaal is en er veel tijd gaat zitten in routinematige, administratieve taken. Goede kandidaten worden vergeten of verliezen zelf hun interesse, omdat ze een tijdje niets van je horen of door jouw administratieve molen moeten. Je hebt zoveel tijd gestoken in het vinden en benaderen van de kandidaat. Dan mag je het niet laten gebeuren dat de concurrent ermee vandoor gaat!
7. Niet gemaakt voor het onderhouden van klantrelaties
Spreadsheets zijn niet ontwikkeld met als doel om klantrelaties te onderhouden. Dus waarom zou je ze daarvoor gebruiken, terwijl je klantrelaties zo ongeveer het belangrijkste zijn voor een succesvol recruitment bureau? Recruitment gaat over het bouwen en onderhouden van relaties en daar kun je dan ook maar beter software voor gebruiken die je hierin faciliteert. Een recruitment systeem laat je bijvoorbeeld proactief zien welke opdrachtgevers al een tijdje niets van je hebben gehoord en op welke vacatures nog geen kandidaten zijn voorgesteld. Kijk, daar heb je wat aan!
8. Versnippering over allerlei tools
Je kunt niet alles bijhouden in spreadsheets. Wat denk je van mailwisselingen, cv’s en notities na een selectiegesprek met een kandidaat? Het is vrijwel onmogelijk om dat allemaal in spreadsheets te zetten. Daardoor belanden al die andere gegevens waarschijnlijk in je mailbox, in de mappen op je pc en in je telefoon. Hoe fijn zou het zijn als je altijd alles wat je moet weten in één recruitment tool bij elkaar hebt?
Het gaat ten koste van je business
Je ziet het: spreadsheets zijn super, maar niet voor recruitment. Daar zijn ze simpelweg niet voor gemaakt en je mist allerlei tooling om het werk van jou en je collega’s makkelijker te maken. Uiteindelijk zul je zien dat je groei stokt als je blijft hangen in het werken met spreadsheets. Je team werkt inefficiënt, je time to hire is langer, kandidaten haken tijdens het proces af, je ziet mogelijkheden voor bijvoorbeeld herplaatsingen over het hoofd en zo kunnen we nog wel even doorgaan. Kortom: Je mist mooie kansen die jouw bureau laten groeien.
Hoe je dat voorkomt? Door te gaan werken met recruitment software die precies gemaakt is voor al jouw behoeften. Met een ATS als Bullhorn elimineer je handmatige routinetaken, creëer je overzicht, krijg je kansen voorgeschoteld die je anders nooit had gespot, bouw je aan relaties met klanten en kandidaten en verkort je je time to hire. Daarnaast geeft het je team de ruimte om tijd te besteden aan datgene wat echt belangrijk is: in contact zijn met kandidaten en klanten. Conclusie: Het levert je extra omzet op, plus alle ruimte om schaalbaar verder te groeien.
Meer weten over wat het Bullhorn applicant tracking system voor je kan doen? Lees meer en ontdek waarom de snelst groeiende bureaus kiezen voor Bullhorn!