10 tips om de productiviteit van je recruitment team te verhogen
Met de ‘war on talent’ die gaande is, vraagt het steeds meer tijd en creativiteit om kandidaten bij je aan tafel te krijgen. Er zit maar een beperkt aantal uur in een werkweek en dus wil je zo slim mogelijk met je teamcapaciteit omgaan. Gelukkig kun je met de juiste tooling grote efficiëntieslagen maken. We geven je 10 tips waarmee jij de productiviteit van je recruitment team verhoogt en daarmee meer kandidaten kunt plaatsen in minder tijd.
1. Elimineer routinematige werkzaamheden
Het overnemen van gegevens uit een cv naar je ATS, het bijhouden van de bewaartermijnen van kandidaatdossiers en het importeren van e-mail contact met een kandidaat, het zijn maar enkele van de vele routinematige werkzaamheden die wekelijks voorbij komen bij een recruitment bureau. Stiekem gaat er veel tijd zitten in dit soort handmatige werkzaamheden. Tijd die recruiters veel nuttiger zouden kunnen besteden, namelijk met het spreken van kandidaten of het binnenhalen van nieuwe klanten.
Met een uitgebreid applicant tracking system elimineer je deze taken en komt er tijd vrij voor werkzaamheden die cruciaal zijn voor de groei van je recruitment bureau. Een ATS kan namelijk automatisch cv’s uitlezen en kandidaatdossiers vullen, je e-mails loggen in het systeem, de bewaartermijnen bijhouden en nog veel meer van dit soort klussen voor je overnemen. Dat scheelt een hoop!
2. Benut je talentpool
Bij elke vacature vanaf nul beginnen met het wervingsproces van searchen, sourcen en selecteren, dat is niet de meest effectieve manier van werven. Je team heeft in het verleden al zoveel kandidaten gesproken. Het zou zonde zijn om daar niets meer mee te doen. Zeker in de huidige arbeidsmarkt waar kandidaten aan zet zijn, kun je een grote voorsprong opbouwen met een kwalitatieve talentpool. Daarmee ben je niet alleen in staat om vaker goede kandidaten voor te stellen op vacatures, maar werk je ook nog eens veel productiever.
Een recruitment consultant die bij een nieuwe vacature passende kandidaten uit de talentpool kan halen, kan namelijk heel veel stappen overslaan (sourcing, eerste contact, screening) en veel sneller goede kandidaten op een vacature voorstellen. Je bent dan niet alleen je concurrenten een stap voor. Je time-to-hire is lager en je klanttevredenheid hoger. Klanten willen hun vacature immers zo snel mogelijk ingevuld hebben.
Met een goede talentpool bespaar je jezelf uren werk in het voortraject van searchen, sourcen en screenen. Dat rekent zich makkelijk rond!
Wil je aan de slag met het opbouwen van een talentpool? Lees dan ook ons blog waarin we je uitleggen hoe je in 4 stappen een waardevolle talentpool bouwt.
3. Je kandidaatdossiers altijd op orde met een slim ATS
Met een recruitment systeem elimineer je niet alleen handmatige routinetaken. Je zorgt er ook voor dat het zoeken naar dat ene mailtje van die kandidaat of het overdragen van een wervingsprocedure aan een collega verleden tijd is. Het Bullhorn ATS logt namelijk automatisch al het e-mailcontact van jouw team met kandidaten en opdrachtgevers, zodat je altijd eenvoudig kunt zien wat er is afgesproken en wat de status is. Ook het toevoegen van notities over telefonisch of face-to-face contact is zo gepiept. Dat scheelt jou en je collega’s heel wat zoekwerk!
4. Leg snel en makkelijk contact via WhatsApp
Jouw team stuurt waarschijnlijk 9 van de 10 keer een e-mail naar kandidaten, terwijl we zien dat inboxen overvol zijn en de response ratio en reactiesnelheid daardoor laag zijn. Als je al reactie krijgt op je mailtje, dan is het vaak een paar dagen later.
Die verloren tijd is heel kostbaar. Snelheid in het sollicitatieproces is cruciaal in het winnen van de war of talent. Maar liefst 50% van de kandidaten haakt af tijdens het selectieproces als het te lang duurt.1 Als er iets ten koste gaat van je productiviteit, dan zijn het kandidaten die uitvallen in het proces, terwijl je al veel tijd in hen geïnvesteerd hebt.
Whatsappen is een heel goed alternatief. Je krijgt niet alleen sneller, maar ook vaker antwoord. 90% van de kandidaten leest jouw appje en 40% tot 50% antwoordt zelfs binnen één uur.2 Daarmee neemt jouw productiviteit enorm toe!
Het enige issue wat dan overblijft is dat dit contact vaak niet gelogd wordt in je ATS. Niet handig als je tip 3 – over complete kandidaatdossiers – in gedachten houdt. Goed nieuws: met de Whatsapp Smart Inbox integratie in Bullhorn wordt al het Whatsapp contact automatisch opgeslagen in je ATS. Niets staat je nog in de weg om e-mail grotendeels te vervangen voor Whatsapp en je productiviteit hiermee een boost te geven.
5. Richt automatiseringen in
Met automations kun je processen geautomatiseerd laten plaatsvinden en daarmee de productiviteit van je recruitment team verhogen. De mogelijkheden van automations zijn eindeloos. Wat denk je bijvoorbeeld van het automatisch versturen van een bericht naar een kandidaat die vandaag op gesprek gaat bij de opdrachtgever? Of het automatisch offline halen van een vacature als jij op deze job een plaatsing aanmaakt in je ATS?
En zo is er nog veel meer mogelijk. In totaal worden er jaarlijks al meer dan 1 miljard automations uitgevoerd op het Bullhorn platform. Reken maar uit hoeveel uren en dus geld daarmee wordt bespaard!
Ga je voor de gouden combinatie van analytics en automations, dan krijgt je productiviteit helemaal een enorme boost. Metro Systems realiseerde door de inzet van analytics en automations maar liefst 15% meer omzet met 40% minder arbeidsuren!
6. Creëer inzicht en draai aan de juiste knoppen
Er is weinig zo onproductief als zoeken naar de beste actie die je team nu kan doen. Is er meer focus nodig op sales of juist op het werven van kandidaten? Welk laaghangend fruit hangt er voor het grijpen?
Met rapportage tooling zorg je ervoor dat het altijd duidelijk is hoe jullie ervoor staan en welke acties je nu moet ondernemen om morgen succesvol te zijn. Zo zie je in het dashboard van Bullhorn Analytics in één oogopslag welke kandidaten herplaatst kunnen worden en op welke vacatures al een tijdje niemand is voorgesteld. Met de toekomstgerichte acties die het systeem voorstelt is het voor je team gelijk duidelijk wat zij moeten doen om hun doelen te behalen en succesvol te zijn. Jouw team gaat van blind vliegen naar vooruitzien. Een stuk productiever!
7. Een optimale samenwerking
Hoe beter je team samenwerkt met elkaar, hoe hoger jullie productiviteit wordt. Zorg er daarom voor dat je processen en de vastlegging van gegevens standaardiseert, zodat elke recruiter op dezelfde manier werkt. Dat scheelt veel tussentijds overleggen en mailen, vooral bij het overdragen van werkzaamheden.
Ook het samenwerken tijdens een wervingsproces met behulp van taken die je kunt toewijzen aan elkaar, draagt bij aan een efficiënte samenwerking. De tijd van overdrachtsmails is voorbij, want in het ATS zijn alle taken toegewezen aan de juiste persoon. Er wordt niets over het hoofd gezien en iedereen in het team weet wat hem/haar te doen staat. Dat is slim samenwerken!
8. Optimaliseer productiviteit op basis van je KPI’s
Door KPI’s te meten, ontdek je wat de meest effectieve wervingsmethoden binnen jouw team zijn. Zo kun je bijvoorbeeld de channel effectiveness meten en daarmee achterhalen via welke wervingskanalen de beste kandidaten binnenkomen. Als je die best presterende kanalen vervolgens vaker inzet, dan verhoog je de instroom van kwalitatieve kandidaten en gaat de productiviteit van je team omhoog. Zij zijn dan namelijk minder tijd kwijt aan het afhandelen van irrelevante reacties.
Daarnaast kun je KPI’s meten die iets zeggen over de effectiviteit van je inspanningen. Door ratio’s te monitoren die inzicht geven in de doorstroming van je funnel, zie je waarschijnlijk al snel waar het stokt in je proces. Zie je bijvoorbeeld dat relatief veel kandidaten afhaken na het eerste gesprek, dan weet je dat daar werk aan de winkel is. Zo kom je sneller tot een optimaal proces waarmee je het meeste resultaat behaalt in de minste tijd.
Benieuwd met welke 6 KPI’s je grip krijgt op je succes en groei? Check ons blog over KPI’s hier.
9. Integreer je belangrijkste recruitment tools met elkaar
Continu switchen van het ene naar het andere systeem, dat werkt niet fijn en niet snel. Integreer daarom zoveel mogelijk tools met elkaar, zodat je recruiters vanuit één systeem al hun taken kunnen uitvoeren en niet continu bezig zijn met het verwerken van informatie vanuit de ene naar de andere recruitment tool.
In de Bullhorn software zijn tal van integratiemogelijkheden opgenomen. Zo is Bullhorn de eerste in de markt die een Linkedin Recruiter integratie heeft ingebouwd. Deze integratie zorgt voor een gestroomlijnd werkproces, minder kliks en switches tussen systemen en een altijd up to date inzicht in het kandidaatprofiel. Daarnaast hebben we onder andere een integratie met Joboti voor het loggen en versturen van Whatsappjes, een e-mail integratie en een integratie met The Matchbox voor het automatisch matchen van vacatures en kandidaten. Meer weten? Kijk onderstaande video of lees hier meer over onze Connected Recruiting methode.
10. Gebruik de mobiele apps van je recruitment tools
Telefoontjes en gesprekken vinden lang niet altijd plaats als de recruitment consultant achter zijn/haar laptop zit. Met een mobiele app maak je het makkelijk voor je team om ook op locatie of na werktijd even een notitie te maken of een taak met deadline in te stellen. Zo ontglipt jouw team niets meer en zijn dossiers altijd up to date.
De ideale balans tussen mens en tech
Als je recruitment tech voor je laat werken, dan boost dit de productiviteit van je team. Zij zijn minder tijd kwijt aan routinematige taken, kunnen altijd dossiers inzien en updaten, hebben inzicht in wat goed gaat en wat beter kan en werken slim met elkaar samen. De tijd die ze hiermee besparen, kunnen ze inzetten voor het echte mensenwerk: de match maken tussen kandidaat en werkgever. Dus laat technologie doen wat kan en mensen waar zij goed in zijn. Zo creëer je de ideale balans tussen mens en tech en zorg je voor een hoge productiviteit. Die zal je ongetwijfeld terugzien in je omzet- en winstcijfers!
Wij denken graag met je mee over de inzet van recruitment technologie om de productiviteit van jouw recruitment team te verhogen. Plan een demo en ontdek waar de kansen liggen voor jouw recruitment bureau!