7 veelgemaakte fouten die je als snelgroeiend recruitment bureau wil voorkomen
Het gaat hard. Heel hard. Jouw recruitment bureau groeit in een razend tempo en dan is het niet gek als er af en toe eens wat mis gaat. Daar leer je van! Maar hoe fijn is het als jij niet in dezelfde valkuilen hoeft te trappen als je concurrenten? Wij sommen de 7 meest gemaakte fouten onder snelgroeiende recruitment bureaus voor je op en vertellen je hoe je deze kunt voorkomen. Doe er je voordeel mee!
1. De database wordt niet optimaal gebruikt
Jij en je team doen alle moeite om in contact te komen met goede kandidaten. Je kijkt wat je over deze persoon kunt vinden, doet je best op een persoonlijk bericht, belt er nog een keer achteraan en dan… krijg je een reactie. Yes!
Nu is het zaak om deze kandidaat niet uit het oog te verliezen na één bemiddelingspoging. We zien bij snelgroeiende recruitment bureaus vaak dat ze bij een nieuwe vacature gelijk op zoek gaan naar nieuwe kandidaten, terwijl ze onlangs nog een kandidaat hebben gesproken die perfect bij de nieuwe vacature past. Maar hoe heet deze persoon ook alweer? Waar had je de contactgegevens nou genoteerd?
Er wordt weinig tot geen gebruik gemaakt van een database met kandidaten. Simpelweg omdat er geen overzicht is in de beste kandidaten of doordat contactgegevens verloren zijn gegaan in de berg aan berichten, telefoontjes en mails. Balen, want er was veel meer uit die kandidaat te halen!
Zo voorkom je dit
Werk met een recruitment systeem waarin je eenvoudig alle kandidaten en hun kenmerken kunt toevoegen. Met de e-mail integratie van Bullhorn voeg je heel simpel cv’s toe, heb je al het mailcontact altijd bij de hand en zie je vanuit je inbox de laatste acties bij een kandidaat. Ook de Bullhorn integratie met Linkedin Recruiter maakt het opbouwen en uitbouwen van je talentpool veel makkelijker. Doordat alle kandidaten goed zijn aangemaakt in je ATS, kun je bij een nieuwe vacature met gemak de juiste kandidaat uit je database halen. Dat scheelt je heel veel tijd!
2. Het ontbreekt aan goede opvolging
We hadden het er net al even over. Het is nogal arbeidsintensief om in contact te komen met kandidaten. Als je dan die reactie krijgt van jouw droomkandidaat, zorg dan voor een goede opvolging. Helaas gebeurt het nog veel te vaak dat kandidaten niet op het afgesproken moment worden teruggebeld, ze niets horen na een eerste gesprek of in een langdradig proces belanden zonder duidelijke communicatie over de volgende stappen. Resultaat: De kandidaat haakt af. Uit recent onderzoek van Bullhorn bleek bijvoorbeeld dat 56% van de talenten in de Benelux een veelbelovende kans heeft laten liggen, omdat het proces te lang duurde. Ai, dat is pijnlijk!
Zo voorkom je dit
Zorg ervoor dat je contactmomenten vastlegt en bovenal reminders instelt voor toekomstige contactmomenten met de kandidaat. Daarnaast is gebleken dat het enorm belangrijk is om in contact te komen met kandidaten via hun voorkeurskanalen. Bullhorn laat in het dashboard van recruitment consultants direct zien welke taken er voor hen open staan op die dag, waardoor het terugbellen van een kandidaat niet vergeten kan worden. Toch geen tijd die dag? Dan wijs je de taak gemakkelijk toe aan een collega. Zo wordt een goede opvolging een fluitje van een cent!
3. Kwantiteit of kwaliteit?
Bij de start- en groeifase wil je omzet genereren. Het liefst zo snel en zoveel mogelijk. Daarbij is het een valkuil dat je je teveel gaat focussen op kwantiteit in plaats van kwaliteit. Massale inMails sturen, meer opdrachten aannemen dan je aankunt, je team aansturen op kwantiteit en input. Op deze manier werken is als schieten met hagel. Je moet maar hopen dat er iets de juiste kant op valt. Uiteindelijk kost je dit heel veel tijd (en vaak ook stress) en behaal je niet de beste resultaten. Kies liever voor efficiënt en slim werken waarbij je focust op kwaliteit!
Zo voorkom je dit
Inzicht helpt je om niet in deze valkuil te stappen. Je wil inzicht in de procedures die lopen en in welke fase ze zich bevinden, zodat je kunt inschatten of je capaciteit hebt voor een extra opdracht. Je wil weten welke acties het vaakst leiden tot een plaatsing, zodat je het team op de meest efficiënte manier kunt laten werken.
Met de real-time rapportage tools van Bullhorn weet jij altijd precies hoe het ervoor staat binnen jouw recruitment bureau. Welke kandidaten zijn in procedure en in welke fase? Op welke vacatures zijn er nog geen kandidaten voorgesteld? Wat is de effectiviteit van je sourcing? Op al deze en vele andere vragen geven de Bullhorn rapportages antwoord. Dat zorgt ervoor dat jij op het juiste moment aan de juiste knoppen kunt draaien. Zodra je focust op de acties die kwalitatief het meeste opleveren, gaat je groei alleen maar sneller.
4. Niet tijdig investeren in technologie
Als je begint met je recruitment bureau, dan heb je niet gelijk allerlei tools nodig. Maar zodra je groeit en de omvang van je team, kandidatenbestand en omzet toeneemt, dan ben je toe aan de volgende stap. Blijf niet te lang hangen in het werken met spreadsheets, besteed niet teveel tijd aan taken die geautomatiseerd kunnen worden en raak niet achter op je concurrenten. Het gaat allemaal ten koste van je business.
Zo voorkom je dit
Breng in kaart waar je nu het meeste tijd aan kwijt bent en bekijk of dit makkelijker en efficiënter georganiseerd kan worden. Je zult zien dat je met een ATS als dat van Bullhorn veel tijd bespaart, omdat het routinematige taken elimineert en de samenwerking in het team bevordert. Je kunt zelfs handige automatiseringen instellen met Bullhorn Automation. Met dit soort slimme recruitment tools blijf je je concurrenten een stap voor. Er is geen twijfel mogelijk dat je zo’n investering in recruitment tech zo hebt terugverdiend!
5. Informatie is overal en nergens
Recruitment bureaus die (nog) niet werken met een applicant tracking systeem, verzamelen hun informatie vaak overal en nergens. Contactgegevens van kandidaten staan in een spreadsheet, communicatie met kandidaten in hun mailbox, het cv vind je in de bestanden en de notities van dat telefoongesprek met de kandidaat… Die zijn onvindbaar. Kortom, informatie is versnipperd verzameld op allerlei plaatsen, als het überhaupt vastgelegd is. Iedere keer zoeken naar de gegevens die je nodig hebt of openstaande acties over het hoofd zien werkt niet fijn. En dat stimuleert je recruitment consultants niet.
Zo voorkom je dit
Kortom, help je recruiters een handje door één tool te gebruiken waarin je alle data kwijt kunt. Dat werkt voor iedereen fijner en daarmee is succes veel dichterbij. In het ATS van Bullhorn registreer je alles: het cv, contactgegevens, vaardigheden, diploma’s, maar ook elke mail, voorstel op een vacature, notitie van een telefoongesprek, het aanbod en toekomstige acties. Met de Whatsapp Smart Inbox integratie van Joboti met Bullhorn worden zelfs alle appjes gelijk in het applicant tracking system gelogd! Door de mobiele app van Bullhorn is het eenvoudig om na een intake even snel je gespreksnotities toe te voegen aan het kandidaatprofiel. Zo houd je op een makkelijke manier alle kandidaatgegevens up to date en vind je alle real-time informatie altijd op één plek.
6. Achteruit kijken in plaats van toekomstgerichte rapportages
We zien dat veel recruitment bureaus wel data gebruiken om inzichten te verzamelen, maar deze zijn vrijwel altijd gericht op het verleden. Door cijfers in spreadsheets bij te houden en te visualiseren krijg je (na wat moeite) inzicht in het aantal intakes, nieuwe vacatures en plaatsingen die een recruiter heeft gedaan, maar dit is allemaal achteraf. Je kijkt naar het verleden en kunt hier geen invloed meer op uitoefenen. Die ene kans die je hebt laten liggen? Die zie je dus ook pas naderhand, als de kans al verkeken is…
Zo voorkom je dit
Ga werken met een ATS waarbij je uitgebreide rapportages voorgeschoteld krijgt, zoals bij Bullhorn. Met de rapportage- en analyse tooling in Bullhorn worden recruitment activiteiten getransformeerd naar waardevolle inzichten en toekomstgerichte acties. Zo zie je altijd waar je staat en aan welke knoppen je moet draaien om je doelstellingen voor die periode te behalen. Kijk vooruit in plaats van achterom!
7. Wel groeien, maar niet schaalbaar
Veel bureau-eigenaren zijn geneigd om steeds meer recruitment consultants aan te nemen als ze groeien, maar zien over het hoofd dat je op een andere manier nog veel sneller én rendabeler kan groeien. Namelijk door slimmer te gaan werken met hulp van recruitment software. Want laten we eerlijk zijn: een goede recruitment consultant aantrekken is geen makkie in deze tijd van schaarste. Met optimale processen en recruitment software die jou werk uit handen neemt, kun je altijd door.
Zo voorkom je dit
De snelst groeiende recruitment bureaus groeien op een schaalbare manier. Dat wil zeggen dat ze niet per se (alleen maar) hun capaciteit vergroten (ofwel meer uren van werknemers inkopen), maar kijken naar methoden om efficiënter te werken. Uiteindelijk leidt het optimaliseren van processen door onder andere de inzet van recruitment tooling tot minder benodigde arbeidsuren per plaatsing en dus kun je groeien in omzet, zonder daarvoor alsmaar je team uit te hoeven breiden. Met de huidige schaarste op de arbeidsmarkt van recruitment consultants is op deze manier groeien ook nog eens makkelijker te realiseren.
Wij zijn 1,5 jaar geleden begonnen met het onderzoeken van recruitment automation om onze processen beter in te richten. Wij willen blijven groeien en innoveren, maar wel met hetzelfde aantal interne medewerkers- Isabeau Stamhuis, Adviseur technologische innovatie & data bij The New Crew
Het Bullhorn ATS en de aanvullende integraties en tools helpen jou om je processen zo optimaal mogelijk in te richten. Weg met die routineklusjes! Bijkomend voordeel: Het werk is inhoudelijk ook nog eens veel aantrekkelijker voor recruitment consultants zonder al die administratieve handelingen. Laat dat maar lekker door een recruitment systeem doen!
Trap er niet in
Trap niet in deze valkuilen en voorkom ze door je te laten helpen door recruitment software. Met onze 10.000+ klanten kennen wij jouw uitdagingen en hebben wij onze software zo gebouwd dat deze jou vooruit brengt. Dus zet je groei in de zesde versnelling en ontdek wat de recruitment software van Bullhorn voor je recruitment bureau kan betekenen!