Met deze 6 recruitment KPI’s krijg je grip op je succes en groei
Data is maar data, tenzij je er de juiste betekenis aan geeft en slimme acties aan koppelt. Door de belangrijkste KPI’s te meten, kun je de groei van jouw recruitment bureau enorm versnellen. Want als je ruwe data weet te transformeren naar bruikbare inzichten en waardevolle KPI’s, dan zie je precies wat je moet doen om succes te behalen. Op korte én lange termijn. Maar welke KPI’s zijn nou het allerbelangrijkste? Wij laten je zien welke KPI’s je absoluut wil meten en waarom deze zo belangrijk zijn voor het succes van jouw business.
Waarom stel je KPI’s op als recruitment bureau?
Eerst even terug. Wat zijn KPI’s eigenlijk en waarom zijn ze van belang voor recruitment bureaus? De afkorting KPI staat voor Key Performance Indicator. Met KPI’s kun je de prestaties van je bureau, je werkwijze en van teams of individuele medewerkers meten. KPI’s laten je zien hoe je ervoor staat, hoe je presteert ten opzichte van je doelstelling of ten opzichte van een vorige periode en je kunt ze gebruiken om jouw prestaties te vergelijken met de gemiddelden in de markt. Je kunt er heel veel inzicht uit vergaren en daardoor helpen KPI’s je om sneller of makkelijker het beoogde resultaat te behalen.
Vrijwel elke organisatie werkt daarom met KPI’s. Ook voor recruitment bureaus heeft het meten van KPI’s onwijs veel nut. Op deze manieren brengt het meten van KPI’s recruitment bureaus verder:
- Met KPI’s kun je de effectiviteit van je recruitment activiteiten meten. Levert sourcing via Linkedin bijvoorbeeld meer plaatsingen op dan het posten van de vacature op jobboards? Dan kun je meer inzetten op sourcing en zal je daarmee vaker en/of sneller succes behalen. KPI’s over de effectiviteit van je inspanningen laten zien waar je meer van moet doen, maar ook waarvan je minder moet doen, om op de beste manier het gewenste resultaat te behalen.
- KPI’s helpen je om inzicht te krijgen in de winstgevendheid van je recruitment bureau. En deze vervolgens te verbeteren uiteraard! Wat zijn je kosten per hire, welke kanalen leveren goede kandidaten op en welke klanten leveren het meeste marge op, afgezet tegen de benodigde uren die je erin stopt? Waardevolle informatie die jou helpt om de juiste keuzes te maken.
- KPI’s laten je zien waar het stokt in jouw proces en met die informatie kun je je werkwijze optimaliseren. Zie je bijvoorbeeld dat relatief veel kandidaten afhaken na het eerste gesprek, dan weet je dat daar werk aan de winkel is. Zo kom je sneller tot een gestroomlijnd, optimaal proces waar je het meeste resultaat mee behaalt.
- KPI’s kun je gebruiken om je team te stimuleren door ze als doelstelling in te zetten. Zo maak je je consultants bewust van hun effectiviteit en zullen ze bereid zijn om net dat stapje extra te zetten om hun doel te behalen.
Kortom, KPI’s helpen je om vooruit te kijken, aan de juiste knoppen te draaien op het juiste moment en zo makkelijker en/of sneller resultaat te behalen. Ze zijn dus onmisbaar voor een recruitment bureau met grote ambities!
Dit zijn de belangrijkste KPI’s voor recruitment bureaus
Je hebt allerlei data die je kunt meten, maar zonder achterliggende gedachte naar cijfers kijken gaat je niet helpen. Het is belangrijk om naar de juiste cijfers te kijken! Op basis van onze ervaring kunnen we stellen dat dit de belangrijkste KPI’s zijn voor snelgroeiende recruitment organisaties.
Time to fill
De meeste opdrachtgevers bellen jou als de interne nood al erg hoog is. Een vacature snel vervullen is dan van groot belang. Niet alleen om je opdrachtgever tevreden te stellen, maar ook om ervoor te zorgen dat een concurrent je niet voor is. Meet daarom de time to fill en probeer deze te verkorten, zodat je vacatures lekker snel invult. Opdrachtgever blij, jij blij!
Time to fill = het aantal dagen vanaf het aannemen van de vacature tot de plaatsing van een kandidaat
Een andere tijdsgebonden KPI die je inzicht geeft in de snelheid van je selectieproces is time to interview. Hiermee wordt de tijd bedoeld die je nodig hebt om tot een eerste gesprek te komen, gerekend vanaf de dag dat je de vacature aanneemt.
Ratio’s over de effectiviteit van je selectieproces
Het selectieproces bestaat uit allerlei stappen en bij elke stap is er een potentieel risico dat de kandidaat afhaakt of de opdrachtgever de kandidaat afwijst. Door ratio’s te monitoren die inzicht geven in het percentage kandidaten dat doorgaat van de ene naar de andere fase, zie je waarschijnlijk al snel waar het (te) vaak misloopt. Dan weet je waar jouw verbetermogelijkheden zitten!
Dit zijn handige ratio’s om in de gaten te houden:
- Submit to interview: het percentage van de voorgestelde kandidaten dat uitgenodigd wordt voor een gesprek bij de opdrachtgever
- Interview to offer: het percentage kandidaten dat na gesprekken een aanbod ontvangt ten opzichte van het totale aantal kandidaten dat op gesprek gaat
- Offer acceptance rate: het percentage aanbiedingen dat geaccepteerd wordt ten opzichte van het totaal aantal aanbiedingen
Effectiviteit van je kanalen
Je kunt allerlei kanalen inzetten om met kandidaten in gesprek te komen. Jobboards, social media campagnes, je werken-bij-site, sourcing en nog veel meer. Maar welke kanalen werken nou het beste? Daar krijg je inzicht in door de channel effectiveness te meten.
Channel effectiveness = aantal gekwalificeerde kandidaten vanuit een specifiek kanaal / totaal aantal gekwalificeerde kandidaten
Uiteraard is het hierbij van belang om op je site en de diverse kanalen een goede tracking in te bouwen, zodat je precies kunt zien via welk kanaal elke kandidaat in je database terecht komt. Dat klinkt ingewikkelder dan het is. Als je deze kennis niet in huis hebt, helpen wij je hier graag bij. Dat is één keer goed inrichten en er daarna heel veel vruchten van plukken!
Fill rate
Helaas zijn er bijna altijd wel vacatures die je niet vervult, bijvoorbeeld doordat de klant intern iemand heeft doorgeschoven of via eigen werving een kandidaat heeft aangenomen. Natuurlijk wil je zoveel mogelijk vacatures die je aanneemt ook vervullen. Daarom meet je de fill rate. Hoe dichter deze bij 100% ligt, hoe beter het is natuurlijk!
Fill rate = het percentage van de vacatures dat je invult ten opzichte van alle vacatures die je aanneemt
Daarnaast geeft deze KPI je een goed inzicht van wat je aankunt met je huidige team, werkwijze en recruitment software. Als jouw fill rate erg laag is, dan kun je kijken naar slimme recruitment tools om de werkdruk bij consultants te verminderen. Ligt je fill rate erg hoog, dan heb je waarschijnlijk voldoende capaciteit voor extra opdrachten en kun je meer acquisitie gaan doen.
Cost of hire
Het gaat er niet alleen om óf je vacatures weet in te vullen, maar ook tegen welke kosten je dat doet. Als jij bij elke vacature bakken met geld moet investeren in jobmarketing, licenties voor sourcing, etcetera, dan is je fill rate misschien hoog, maar ben je onderaan de streep nog steeds niet succesvol. Houd je cost of hire dus ook scherp in de gaten.
Cost of hire = totale recruitmentkosten per plaatsing
Om de cost per hire te berekenen neem je alle kosten mee die gepaard gaan met het vervullen van de vacature, dus zeker ook de benodigde uren en daarmee gepaard gaande loonkosten van de recruitment consultant.
Marge
Alle voorgaande KPI’s geven je een goed beeld van hoe je presteert en waar je kunt verbeteren, maar puntje bij paaltje komt het neer op harde euro’s. Hoeveel houd je over aan een plaatsing, een klant of aan het einde van de maand? Stel daarom ook KPI’s op die inzicht geven in de marges die je maakt.
Marge = omzet – directe kosten (geen aftrek van overhead kosten)
Daarbij kan het van onschatbare waarde zijn om marges te berekenen gespecificeerd op functiesoort, branche of type dienst. Het kan zomaar zijn dat je marges bijvoorbeeld veel hoger zijn voor vacatures in de zakelijke dienstverlening dan bij vacatures in het onderwijs. Met dat inzicht kun jij je gaan focussen op je meest winstgevende vacatures, branches of dienstverlening. We hoeven je vast niet uit te leggen waarom dat inzicht je groei een flinke boost geeft!
Meet jouw KPI’s met Bullhorn
Nu je weet wat het meten van KPI’s kan betekenen voor je recruitment bureau, sta je uiteraard te trappelen om hiermee aan de slag te gaan. Aan de andere kant: Je hebt het al druk genoeg en zit er niet op te wachten om wekelijks of maandelijks zelf de benodigde data bij elkaar te moeten zoeken en de KPI’s te berekenen. Goed nieuws! Bullhorn doet dit voor je. In het Bullhorn ATS kun je realtime data ophalen uit tal van rapportages die wij voor je klaar hebben staan. Daarnaast kun je – zonder technische kennis – eigen rapportages opstellen, zodat je altijd inzicht hebt in de cijfers die voor jouw bureau belangrijk zijn.
Als je nog een stap verder wil gaan, dan is Bullhorn Analytics iets voor jou. Zet individuele dashboards met toekomstgerichte acties klaar voor je consultants, ontdek de trends in jouw data en vergelijk teams en consultants in één oogopslag en leer van elkaar. De mogelijkheden zijn eindeloos!
Iedereen in de recruitment branche zal het ermee eens zijn: real-time inzicht in betrokkenheid en activiteiten per individu en de mogelijkheid om te zien hoe je dit vertaalt naar strategische doelen en voorspellingen is om van te dromen. – Ron Washburn, EVP Soliant Health
Dus zet je groei in de zesde versnelling en ontdek wat de recruitment software van Bullhorn voor jouw recruitment bureau kan betekenen!