25 dingen die elk recruitmentbureau zou moeten automatiseren
Hoewel recruitmentbureaus over de hele wereld gedwongen worden om hun manier van werken te heroverwegen in het licht van de recente wereldwijde gebeurtenissen, begrijpen we dat je nog steeds een verplichting aan je klanten en kandidaten hebt om zo effectief mogelijk te zijn. Met dat in gedachten kun je op deze manieren de recruitmentproductiviteit vergroten door middel van automatisering.
Mensen straffen zichzelf graag met vervelende werkzaamheden. We besteden onze dagen aan het uitvoeren van alledaagse taken om het proces vervolgens keer op keer te blijven herhalen. Je begrijpt het punt.Hoewel sommigen ervan houden om keer op keer hetzelfde te doen, kan dit in de recruitmentbranche leiden tot gemiste kansen en connecties.
Door je te richten op tijdrovende werkzaamheden in plaats van te praten met die hot sales lead of dat mogelijke toptalent, zal je winst uiteindelijk afnemen. Het probleem is dat de recruitmentbranche als geheel automation uit de weg is gegaan, waarschijnlijk vanwege de implicatie dat robots net zoals mensen relaties kunnen opbouwen (dat kunnen ze niet).
Het automatiseren van simpele, dagelijkse taken in het gehele recruitmentproces kan de sleutel tot succes zijn. Door ‘robots’ taken van de collectieve lijsten van recruiters, sales en marketeers te laten halen, komt er meer tijd vrij voor inkomstengenererende activiteiten.
Uiteindelijk helpt automatisering recruitment- en salesmanagers om vast te houden aan een kader dat wrijving binnen en buiten de organisatie vermindert. Dit leidt ertoe dat er minder tijd wordt besteed aan het handmatig invoeren van notities, taken, e-mails en activiteiten, en er meer tijd is om zinvolle gesprekken te voeren met kandidaten, klanten en sales prospects.
Eén bespaard uur per dag per recruiter/verkoper staat gelijk aan 260 uur per jaar, per werknemer! Dat zijn een hoop bespaarde uren, en als je dat vermenigvuldigd met 50 (recruiters/verkopers) kom je uit op 13.000 bespaarde uren per jaar!
Recruitment
Aan de recruitmentkant is de kandidaat koning. Van nieuwe sollicitanten tot sollicitatiegesprekken tot aanstelling, er zijn een aantal gebieden waar een vergeten notitie of gemiste connectie kan leiden tot verloren inkomsten en een kandidaat-ervaring die minder dan uitstekend is.
Met automatisering kan het recruitment team zorgen voor een soepele ervaring bij elke stap van de recruitmentcyclus en kunnen recruiters doen waar ze goed in zijn: relaties opbouwen en de wereld aan het werk zetten.
1. Update nieuwe sollicitant van ‘passief’ naar ‘actief’
Systemen zoals ATS’en en CRM’s die afhankelijk zijn van menselijke input, zijn ook gevoelig voor menselijke fouten. Een van deze vaak vergeten taken is het updaten van de status van een applicant van passief naar actief. Iedereen die nieuw is bij Bullhorn, zal geüpdatet worden en klaar zijn voor toekomstige automatiseringen of pre-screening.
2. Herinneringen voor follow-ups van gesprekken
Herinner alle betrokken partijen aan de volgende stap van het kandidaattraject. In dit geval kan het sturen van een eenvoudige e-mail of sms naar de kandidaat ervoor zorgen dat iedereen op tijd is. Je kunt ook automatisch een herinnering sturen naar de toegewezen recruiter en wervingsmanager.
3. Statusupdates voor kandidaten gedurende het wervingsproces of wanneer ze worden afgewezen
Niemand wordt graag in onzekerheid gelaten, en toch horen de meeste kandidaten niets nadat ze een cv hebben ingediend. Kandidaten vinden het niet erg als ze niet geschikt zijn, maar wel als ze nooit iets horen. Kandidaten besteden veel tijd aan het samenstellen en indienen van een cv, dus het versturen van op zijn minst automatische meldingen na het indienen en elke keer dat hun profiel verandert, kan de stroom van vervolgmails in je inbox vergemakkelijken. Wees proactief en schenk aandacht aan je kandidaten, zelfs als ze op dit moment niet geschikt zijn.
4. Voeg op belangrijke intervals een notitie toe aan het kandidaatdossier
Misschien is je klant traag in het opnemen van contact en is er geen vooruitgang geboekt. Stel dat er in een bepaalde periode, bijvoorbeeld twee weken, geen notitie of profielupdate is geweest, kun je als attentie automatisch een vervolgmail naar de kandidaat sturen.
5. Stuur een tekstbericht op de eerste werkdag
Verminder no-shows vanwege slechte aanwijzingen of info door een automatisch tekstbericht te sturen op de eerste dag van een opdracht. Begin het zorggedeelte voor de aannemer van de opdracht op de juiste manier door proactief betrokken te zijn bij je inmiddels geplaatste kandidaat.
6. Regelmatige feedback over de tevredenheid van consultants
Betrokkenheid bij een geplaatste kandidaat tijdens een opdracht is een vaak over het hoofd geziene kans om in contact te blijven. Soms zijn ze niet enthousiast over hun plaatsing of is er een ander probleem opgetreden, en door regelmatig contact op te nemen en na te gaan of ze tevreden zijn, kun je problemen direct en op de juiste manier verhelpen wanneer dat nodig is, en uiteindelijk de inkomsten waarborgen.
7. Verzend onboarding-documentatie en stuur een kopie naar HR
De eerste stap nadat er een kandidaat voor een functie is gekozen, is het verzamelen van papierwerk. Maak het onboarding-proces eenvoudiger en stuur meteen een e-mail naar HR en de kandidaat met het juiste papierwerk. Dit kan allemaal worden geactiveerd in een fase van ‘nieuwe plaatsing’ of welke status je ook gebruikt voor nieuwe aanwervingen in Bullhorn.
8. Stel de toegewezen recruiter op de hoogte wanneer een toptalent een specifieke vacaturepagina bezoekt
Blijf op de hoogte van A+ kandidaten en zoek proactief contact op basis van hun gedrag. Automatisering gebruiken om de toegewezen recruiter te volgen en op de hoogte te stellen wanneer een ‘gold star’-kandidaat bijvoorbeeld een specifieke vacature bezoekt, op een link in een e-mail klikt of een sollicitatie indient.
9. Stuur een melding wanneer de fase verandert
Wanneer een belangrijke fase verandert, bijvoorbeeld van sollicitatiegesprek naar geplaatst, kun je automatisch een melding naar de recruitmentmanager sturen, zodat zij plaatsingspercentages kunnen voorspellen.
10. Stuur een e-mail wanneer een fase verandert
E-mail kandidaten, recruiters, wervingsmanagers, HR of andere belangrijke personen wanneer belangrijke fasen veranderen. Dit is erg handig voor nieuwe aanwervingen.
11. Werk contact records bij wanneer een fase verandert
Soms moet bij het aanpassen van een veld, ook een ander veld worden aangepast. Door gebruik te maken van automatisering, kun je een kandidaatbeoordeling updaten naar gold star zodra ze status geplaatst hebben.
12. Verzamel referenties (gezondheidszorg, industrie, enz.)
Dit is zeer belangrijk voor bepaalde sectoren, vooral de gezondheidszorg. Stuur een kandidaat automatisch een e-mail een maand voordat de inloggegevens verlopen en vervolgens elke week totdat er nieuwe inloggegevens zijn ontvangen.
Sales
Altijd die deal sluiten – Alec Baldwin’s monoloog van Glengarry Glen Ross verwoordde het goed. Maar in het huidige verkoopklimaat zijn er vaak momenten waarop het verzenden van e-mails, de follow-up van nieuwe prospects of het onderhouden van de huidige klantrelaties erbij inschieten.
Automatisering door de hele recruitment sales cyclus kan inkomsten waarborgen, relaties onderhouden en uiteindelijk meer deals sluiten.
13. Stel een herinnering in voor de follow-up met nieuwe sales prospects
Drukke sales mensen kunnen een prospect over het hoofd zien die mogelijk nog niet klaar was toen je deze voor het eerst sprak. Stel automatisch vervolgtaken in om prospects te bellen en de relatie warm te houden.
14. Neem maandelijks contact op met huidige klanten
Je huidige klanten zijn net zo belangrijk als nieuwe klanten. Het warmhouden van je huidige klantrelaties kan leiden tot extra vacatures en kan je bedrijf in hun collectieve geest verankeren. Verstuur elke maand een automatische e-mail om na te gaan of er nieuwe recruitment behoeften zijn of om problemen met de service, kwaliteit etc. op te lossen.
15. Activeer e-mail op basis van fase
Misschien werk je al een tijdje met een prospect, maar heeft deze om welke reden dan ook de overstap naar ‘klant’ nog niet gemaakt. Erger nog, men heeft niet gereageerd op je berichten. Gelukkig is het automatiseren van e-mail op basis van een fasewijziging een fluitje van een cent. Als de fase bijvoorbeeld verandert naar ‘Geen reactie’, kun je als laatste poging nog een e-mail versturen om de prospect alsnog over te halen.
16. Herinnering om de wervingsmanager te bellen na toewijzing
Het volgen van de status van een onlangs geplaatste kandidaat is een gangbare praktijk, maar kan erbij inschieten voor werknemers die aan nieuwe leads werken. Stel voor jezelf een herinnering in om een wervingsmanager een maand na het begin van een opdracht te bellen en na te gaan of er nieuwe wervingsuitdagingen zijn of eventuele problemen van je klant op te lossen. Ga nog een stap verder door elke maand gedurende een opdracht contact op te nemen
17. Werk met hot sales leads
Hot prospects ontdekken is geen exacte wetenschap, maar gebruik maken van automatisering kan helpen. In plaats van tijd en energie te besteden aan het doornemen van een lijst met prospects, gebruik je AI en automatisering om te ontdekken wie er meer betrokken is bij je bedrijf. Lead scoring geeft prospects een score op basis van elke positieve of negatieve actie die ze ondernemen. Een prospect kan bijvoorbeeld een score van 90 hebben terwijl een andere een score van 50 heeft. De prospect met 90 heeft op e-mails geklikt, heeft mogelijk eerder contact met je gehad of heeft belangrijke pagina’s op je site bezocht; elke actie heeft een eigen score. Hierdoor kunnen verkopers zich concentreren op de meest betrokken prospects – en ja, je kunt e-mailvolgorde enz. automatiseren op basis van score.
18. Onderhoud het contact met prospects met een geplande reeks activiteiten
Nieuwe prospects, oude prospects, lijsten van conferenties – ze kunnen allemaal worden gebruikt in een doordachte e-mail reeks. Automatiseer deze eerste stap in het opbouwen van een relatie door gepersonaliseerde e-mails in platte tekst naar potentiële klanten te sturen.
19. Welkomstmail naar nieuwe klanten
Het lijkt misschien logisch, maar een nieuwe klant bedanken en de relatie starten is geen slecht idee. Nogmaals, een welkomstmail met relevante bijlagen, contactgegevens en informatie om je nieuwe klant te helpen het meeste uit de relatie te halen, kan worden verstuurd op basis van de contactfase klant.
Marketing
Ahhhh marketing. Het is een vakgebied waar ik van houd. We kunnen marketingautomatisering tenslotte bedanken voor veel van wat we vandaag hebben besproken.
In een recruitment organisatie heeft marketing een vrij grote verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat de ervaring van de kandidaat en de klant aansluit bij het merk. Van het opnieuw contact leggen met oude kandidaten, het afstemmen van touchpoints op het merk tot het in het algemeen helpen van recruitment- en verkoopteams om de juiste content op het juiste moment te verzenden, marketing heeft er zijn handen aan vol. Gelukkig hebben we automatisering die ons helpt.
20. Stuur een autoresponder naar nieuwe sollicitanten
Het klinkt logisch, maar het gebeurt keer op keer: de sollicitant dient een sollicitatie in en hoort er nooit meer iets van. Voorkom ergernis vanaf het begin en reageer zodra een sollicitatie succesvol is ingediend.
21. Regelmatige communicatie met eerdere inzendingen, sollicitatiegesprekken en consultants
Het gebeurt. Duizenden kandidaten worden gesourced, 2% wordt geplaatst en de rest nestelt zich gewoon in het ATS voor een winterslaap. Stop dit door oude, maar niet slechte kandidaten te identificeren en met ze te communiceren (en ruim je ATS op terwijl je hiermee bezig bent). Stuur regelmatig e-mails naar oude kandidaten – doorgaans zonder notitie of andere activiteit in zes maanden. Herefish-klanten zien een stijging van plaatsingen van bestaande ATS-kandidaten met 76%, dus het stimuleren van huidige ATS-kandidaten loont.
22. Vraag actieve kandidaten om aanbevelingen
A-spelers kennen A-spelers, zo luidt het gezegde. Haal meer waarde uit je huidige ’toptalent’ door aanbevelingen te genereren. Je kunt een aanbevelingsmail eenvoudig baseren op de einddatum van de opdracht, of een stap verder gaan door een kandidaatscore te gebruiken om je meest actieve kandidaten te vinden.
23. Identificeer slechte e-mail/geen e-mail
Verwijder automatisch slechte informatie en ruim je database op. Kandidaat- en prospectinformatie kan verkeerd zijn ingevoerd of kan gewoon slecht zijn. Met behulp van automatisering kun je deze records identificeren en proberen bij te werken of ze eenvoudig uit Bullhorn verwijderen.
24. Stuur een e-mail op een verjaardag/jubileum/andere datum van kandidaten
In de detailhandel wordt dit al jaren gebruikt, maar het is net zo goed te gebruiken voor recruitment. Het verzenden van een e-mail op een specifieke datum zoals een verjaardag of klantjubileum is een klein gebaar dat eenmalig kan worden ingesteld en voor altijd blijft doorgaan
25. Spreadsheets uploaden
Systemen die niet zijn geïntegreerd, vereisen eindeloos downloaden en uploaden van spreadsheets. Stop deze waanzin en houd automatisch je marketingplatform, zoals Herefish, geïntegreerd met Bullhorn, zodat je nooit meer een spreadsheet hoeft te uploaden.
Dit waren ze dan; 25 dingen waar recruitmentautomatisering je tegenwoordig mee kan helpen. Het automatiseren van repetitieve of alledaagse taken die snel vergeten worden, helpt recruiters, sales en de hele organisatie. Je bespaart tijd, geld en moeite.
