Hoe bureaus succesvol kunnen zijn wanneer een klant overstapt naar VMS
Toen vendor management software (VMS)-systemen voor het eerst verschenen, werden ze gezien als tools die alleen voor grote bedrijven bedoeld waren die snel een groot aantal vacatures moesten vervullen. Maar in de loop der jaren is deze technologie ook steeds toegankelijker en populairder geworden bij kleinere bedrijven.
Recruiters hebben misschien het gevoel dat de spelregels op het gebied van engagement zijn veranderd als ze opeens met een VMS moeten werken, maar ze kunnen uitblinken door een nog betere service te leveren, aldus Matt Brosseau, directeur informatietechnologie bij Instant Alliance, een personeelsbureau dat gespecialiseerd is in IT, finance en digital. “Je werft nog steeds voor dezelfde managers en dezelfde banen, en je ondersteunt dezelfde projecten”, zegt hij. “Je moet de klant blijven behandelen zoals je deed voordat ze overstapten naar een VMS”.
Brosseau heeft zijn belangrijkste tips voor een vlotte invoering van een VMS met ons gedeeld.
Focus op het leveren van kwaliteit
Het oude VMS-model vertrouwde op snelheid om veel vacatures te behandelen, maar betere technologie betekent dat kwaliteit nog belangrijker is, zegt Brosseau. “Veel mensen zijn gewend om met een oud VMS te werken, waar je alleen maar kandidaten in gooide en nooit iets van terug hoorde. De huidige systemen zijn anders.”
Klanten willen mensen een paar keer uitnodigen voor een sollicitatiegesprek om de juiste match te vinden, dus je moet er zeker van zijn dat je de juiste kandidaten voordraagt, zegt hij. “We hebben slechts een aantal kansen om het goed te doen”, zegt Brosseau. “Omdat de aanpak zoveel doelgerichter is, zullen je recruiters bereid moeten zijn om de tijd te nemen om de juiste kandidaten voor te dragen voor de juiste functies.”
Bouw een relatie op met de leverancier
Het kan verleidelijk zijn om met een belangrijke klant te stoppen als hij een VMS implementeert. Zie de overstap in plaats daarvan als een mogelijkheid om relaties op te bouwen met mensen bij de VMS zelf en betere service te leveren aan je klant, aldus Brosseau.
“Je moet echt beginnen aan het opbouwen van een partnerschap met de VMS-leverancier”, aldus Brosseau. Ze moeten inzet en vertrouwen hebben om effectief met je samen te werken en je moet laten zien dat je de ins en outs kent van het navigeren van de behoeften van de klant, zegt hij. “De werkdruk zal niet verminderen en de manager verwacht nog steeds hetzelfde serviceniveau als hij in het verleden van je ontving. Je moet dat tempo blijven aanhouden.”
Brosseau zegt dat een afdeling bij een klant waar zijn bedrijf mee samenwerkte, overstapte op een VMS om een groot aantal medewerkers in te zetten voor een nieuw serviceaanbod. “Toen moesten we opeens een heel nieuw systeem leren”, zegt hij. Het vereiste een grote verandering, waaronder het niet direct contact opnemen met managers. Maar in de loop der tijd, terwijl ze een service van topkwaliteit leverden, konden ze contact opnemen met de managers zolang de leverancier een kopie kreeg van de correspondentie. “Het kostte tijd; we moesten ons draaiboek volledig aanpassen aan wat de nieuwe klant wilde, maar daarna konden we teruggaan naar wat ons in het verleden tot succes had geleid op die afdeling.”
Houd de communicatielijnen open
Communicatie met klanten en kandidaten wordt nog belangrijker als er een VMS bij is betrokken, maar het is ook een van de grootste uitdagingen, aldus Brosseau. Het gebruik van een VMS kan bijvoorbeeld de feedback van klanten over kandidaten laten afnemen, dus een follow-up – zonder iemand op de tenen te trappen – is een must. “Je moet echt elke soort relatie onderhouden die je met het hoger management binnen een organisatie hebt”, zegt hij.
Door dit alles kan de verandering recruiters helpen een beter serviceniveau te leveren, zegt Brosseau. “Elke keer dat je recruiters in een positie brengt waarin ze een relatie op een nieuwe manier moeten navigeren, zullen er wat problemen zijn”, zegt hij. “Maar als het erop aankomt, helpt het hen altijd om te groeien, aan te passen en te verbeteren”.
Wil je je serviceniveau verhogen, meer klanten aansluiten en je productiviteit verbeteren? Lees dan meer over VMS Integratie.