Wat is recruitment automation?

recruitment automation stelt je in staat om repetitieve workflows, processen en communicatie binnen de hele recruitmentcyclus te stroomlijnen, met het realiseren van meer winst- en omzetgroei als doel

Met recruitment-automation kan je team:

Tijdrovende klusjes verminderen

door repetitieve, vaak vergeten taken te automatiseren en te zorgen dat de juiste processen op het juiste moment plaatsvinden

De correctheid van je gegevens verbeteren

door onjuiste of onvolledige documenten te identificeren en het opschoonproces te automatiseren.

Contact houden met kandidaten, klanten en geplaatste kandidaten

gedurende het hele recruitmentproces en nooit meer communicatie over het hoofd zien.

Soorten recruitment-automation

Recruitment automation kan op twee verschillende manieren wat betekenen voor je team: via een automation platform of door middel van producten in je pakket van technologische oplossingen die belangrijke processen automatiseren.

Platform

Platformen bieden kernfunctionaliteit en dienen als integratiepunt voor andere applicaties. Ze ‘praten’ met complementaire oplossingen en vormen de basis van de techstack van een bureau. Ze zorgen er ook voor dat bureaus flexibel kunnen omgaan met verschillende prioriteiten of pijnpunten.

Producten

Producten integreren met platformen om gemeenschappelijke klanten te helpen hun zakelijke uitdagingen op te lossen. Producten hebben een gespecialiseerde focus die hun toepassing beperkt, zoals VMS of onboarding-automation, maar ze zijn op zichzelf of in combinatie met een platform zeer waardevol.

3.2
uur bespaard per dag

Wist je dat

Het automatiseren van routinematige taken zoals het versturen van een e-mail, het schrijven van een sms, het updaten van records, het lanceren van een survey, het toevoegen van notities en taken gemiddeld 3,2 uur per dag per werknemer bespaart?

16.560

activiteiten per jaar

Wist je dat

Recruiters en sales 16.560 e-mails, smsjes, surveys, field updates, notities en taken kunnen automatiseren en daarmee maar liefst 763 uur per jaar besparen!

Wie heeft baat bij recruitment-automation?

Je hele organisatie zal profiteren van recruitment automation, maar een aantal specifieke rollen binnen het team zullen aanzienlijk productiever zijn.

Recruiters en salesmensen

Verbeterde productiviteit, minder tijdrovende klusjes, effectievere communicatie naar kandidaten of klanten

Geautomatiseerde berichten
Een welkomstmail naar nieuwe sollicitanten sturen, een sms’je op de eerste dag van een plaatsing, een herinneringsmail voor een sollicitatiegesprek of wat je maar kunt bedenken. Automatiseer contactmomenten in het gehele recruitmentproces.

Processen automatiseren
Gegevens bijwerken, aantekeningen toevoegen, taken creëren en de eigenaren op de hoogte houden van belangrijke aanpassingen – allemaal op de automatische piloot. Verbeter de productiviteit en zorg ervoor dat belangrijke taken niet over het hoofd worden gezien.

Intelligent vacatures matchen
Met behulp van machine learning kun je automatisch kandidaten aan vacatures matchen binnen je ATS en dit vervolgens gebruiken voor uitgaande communicatie of automation.

Operationeel

Op grote schaal best practices invoeren in de hele organisatie

Intelligent eigenaren aanwijzen
Automatisch bestanden toewijzen aan de relevante recruiter en sales persoon, zodat elk team weet met wie ze werken.

Gegevens opruimen
Ruim je ATS op door te zoeken naar gedateerde informatie, mensen zonder contactgegevens, documenten die niet worden gebruikt en versnel zo zoekopdrachten in je systeem.

Marketing

Betere datakwaliteit en consistente communicatie gedurende de hele recruitmentcycle

Webpagina’s monitoren
Hou activiteiten van kandidaten of sales contacten op de website bij en stel triggers in voor geautomatiseerde handelingen. Wanneer een topkandidaat een baan bekijkt, kun je automatisch een mail versturen. Als een sales lead een whitepaper downloadt, kun je instellen dat hij meteen gebeld moet worden.

Hoe recruitment automation de recruitmentbranche nu al helpt

Hoe merken recruitmentbureaus momenteel de voordelen van automation? De meest voorkomende use cases van automation zijn bedoeld om bedrijven te helpen hun productiviteit te vergroten, het aantal plaatsingen te verbeteren en sneller vacatures te vervullen.

1

Bestaande kandidaten plaatsen

Automation helpt je om inactieve kandidaten in je ATS om te zetten in een actieve talent pool dankzij consistente en relevante communicatie.

1

Toename in redeployment rate

Haal meer waarde uit gescreende, hardwerkende kandidaten door continu betrokken te blijven tijdens de plaatsing.

1

Verbeterde NPS

Houd vinger aan de pols door frequente NPS surveys te automatiseren naar kandidaten en klanten. Ontdek problemen voordat het escaleert.

automation-graph-nl

Recruitment automation is een grote verdubbelaar

Wij hebben data geanalyseerd van Bullhorn klanten die wel en geen automation inzetten. Het resultaat? Automation helpt organisaties om meer concurrentievoordeel te creëren op het gebied van aantal vacatures, voordrachten en plaatsingen ten opzichte van bedrijven die hun processen en communicatie niet hebben geautomatiseerd.

Wij gebruiken de automation functionaliteiten van Herefish by Bullhorn om ons proces rondom contact met kandidaten, klanten en consultants te verbeteren. De mogelijkheid om meerdere triggers toe te voegen voor een automation zorgt ervoor dat wij belangrijke berichten op het juiste moment kunnen versturen.
Tim-G-e1598365871964
Tim Glennie CEO, Bridgeview IT
Met de inzet van automation is het ons gelukt de productiviteit van recruiters te vergroten en tegelijk de ervaring van onze klanten te verbeteren. Dit is een gamechanger.
matt-milano
Matt Milano Directeur, Motion Recruitment

Wat kun je doen met recruitment automation?

Of je nu een ervaren gebruiker van recruitment automation bent of een beginner, hier volgen een aantal recruitment-specifieke automations die je meteen kunt toepassen:

icon-V1-fill-data-cleanup

GEMAKKELIJK

Eenvoudig gegevens opruimen

Het verbeteren van de nauwkeurigheid van gegevens en een betere talentenpool creëren door eenvoudige taken met betrekking tot het opruimen van gegevens te automatiseren, bijvoorbeeld kopiëren, verwijderen en veldwaardes instellen.

  • Voorbeeld: de status van een kandidaat bijwerken naar ‘Actief’ op de dag dat de opdracht eindigt of de datum van het einde van de plaatsing kopiëren naar ‘Beschikbaar per’.
icon-V1-fill-Interview-reminders

GEMAKKELIJK

Reminders sollicitatiegesprekken

Efficiëntere interactie rond sollicitatiegesprekken leidt tot snellere plaatsingen en terugkoppeling.

  • Voorbeeld: Stuur twee dagen van tevoren en op de dag van het gesprek een herinnering per sms. Je kunt dit ook voor klanten inzetten om terugkoppeling te verzamelen over het sollicitatiegesprek.
icon-V1-fill-NPS

GEMAKKELIJK

NPS-enquêtes

Net Promoter Scores (NPS) helpen je je reputatie en algehele tevredenheid over een langere periode bij te houden. NPS-scores zijn nuttig voor het evalueren van de algehele ervaring van zowel kandidaten als klanten.

  • Voorbeeld: stuur NPS-enquêtes naar klanten tijdens een opdracht.

GEAVANCEERD

vms match and message

Match kandidaten en informeer hen over vacatures

Verkort de tijd die nodig is om kandidaten aan nieuwe vacatures te koppelen door ze automatisch te matchen en vervolgens de communicatie naar die kandidaten te automatiseren om zo hun interesse te peilen.

GEAVANCEERD

trigger tasks from website

Voeg een taak toe en stuur een bericht naar een potentiële kandidaat die een bepaalde pagina op je website bezoekt

Wek hun interesse op basis van waar prospects en kandidaten naar kijken op je website. Wanneer een potentiële klant of belangrijke speler bepaalde pagina’s bezoekt, gaat de automation aan de slag en wordt de toegewezen sales persoon of recruiter geïnformeerd, krijgen ze een taak in Bullhorn en kan er ook een opmerking in hun bestand worden toegevoegd.

GEAVANCEERD

prescreen candidates

Pre-screen kandidaten om een shortlist te maken

Creëer interesse of pre-screen kandidaten door middel van geautomatiseerde vragenlijsten. Wanneer er bijvoorbeeld een nieuwe vacature beschikbaar komt, kun je automatisch kandidaten matchen en een vragenlijst sturen over functie-specifieke criteria zoals hoeveel ze kunnen tillen of met eenvoudige ja-/nee-vragen.

Veel voorkomende obstakels voor automation

Het bedrijfsleven verandert vandaag de dag zo snel dat stilstand hetzelfde is als achteruitgang. Als je dingen op dezelfde manier blijft doen, zullen je concurrenten manieren vinden om slimmer en sneller (en niet harder) te werken. Dat gezegd hebbende, volgen hier drie veelgehoorde zorgen over de implementatie van automation en wat je daaraan kunt doen:

Angst voor het onbekende

De uitdaging: kun je technologie vertrouwen? Moderne automation technologieën zijn niet gericht op het vervangen van mensen door machines, maar op het verlichten van de meest arbeidsintensieve en eentonige aspecten van het werk. Zo kunnen werknemers zich richten op taken die meer waarde opleveren terwijl recruitment-robots de tijdrovende klusjes oplossen.

Hoe je die angst overwint: door de tijd te nemen om te ontdekken hoe automation precies werkt en wat het voor jou kan betekenen, wordt het onbekende bekend en verdwijnt de angst vanzelf.

Angst voor verandering

De uitdaging: hoewel we een sterke drang naar het bekende en consistentie hebben, red je het met de instelling ‘als het maar werkt’ simpelweg niet in het moderne bedrijfsleven.

Hoe overwin je die angst: als het je lukt die angst voor verandering te overwinnen, zie je al snel in dat de risico’s van automation helemaal niet zo risicovol zijn. Als je eenmaal automation hebt toegepast, zal het werk van je team meer waarde opleveren, minder arbeidsintensief zijn en ook minder eentonig zijn.

Angst voor onbedoelde gevolgen

De uitdaging: hoe zit het met de veranderingen die je niet kunt voorspellen? De angst voor onbedoelde gevolgen – dat je bijvoorbeeld systemen en procedures beschadigt die voorheen soepel verliepen – is een begrijpelijke.

Hoe je die angst overwint: begin door je automations te plannen, te bouwen en te testen. Geef je medewerkers de kans om aan de automation te wennen en presenteer eerst intern een overzicht voor je overstapt. Gebruik die tijd om best practices te bepalen en robuuste processen te creëren die werknemers precies vertellen wat ze moeten doen.

Vragen die je kunt stellen bij het evalueren van een oplossing voor recruitment automation

Kun je je eigen workflows opzetten?
Visualiseer je automation en vul gaten in communicatie of processen in met een paar klikken.

Hoe moeilijk is het in te stellen?
Heb je een externe integratie-specialist nodig, of kun je er meteen mee aan de slag?

Kan de tool meeveranderen met de behoeften van mijn bedrijf?
Zorg dat je ook in de toekomst kunt inspelen op wat je bedrijf nodig heeft door een automation tool aan te schaffen die flexibel is en die je kunt instellen door te klikken in plaats van te programmeren.

Hoe meet ik of het werkt?
Zoek naar dashboards en rapporten die je real-time informatie geven over de staat van je automation activiteiten.

Kan de tool mijn hele organisatie ondersteunen?
Schaf een tool aan die je helpt met het automatiseren van activiteiten binnen de gehele recruitmentcyclus en die om kan gaan met de kandidaten, klanten, voorstellen, plaatsingen, vacatures en andere zaken in je ATS.

Geinteresseerd in automation?

Wij zijn hier om je te helpen begrijpen hoe automation jouw organisatie kan helpen.

Wat moet je automatiseren?

Er zijn honderden dingen die een arbeidsbemiddelingsbureau kan automatiseren. Maar waar begin je? Om je daarmee te helpen, volgen er hier drie zaken die je moet overwegen om te bepalen waar je automation moet invoeren:

Waar zitten de gaten in je recruitmentproces?

Begrijpen waar je nu staat helpt je het punt te bereiken waar je wilt zijn. Met andere woorden: het is belangrijk dat je uitzoekt waar de gaten in je processen zitten en hoe automation deze kan vullen. Hieronder staan een aantal veelvoorkomende voorbeelden waarop bureaus vaak gaten in hun processen vinden:

  • Geen communicatie over belangrijke data en tijden Bijvoorbeeld dat er niet gecommuniceerd wordt in de aanloop naar een sollicitatiegesprek of startdatum.
  • Veldwaardes worden niet bijgewerkt tijdens belangrijke veranderingen in de recruitmentcyclus. Bijvoorbeeld het veranderen van de status van een kandidaat van passief naar actief wanneer ze solliciteren of vergeten de status van een prospect naar ‘Klant’ te veranderen nadat ze hebben getekend.
  • Tekortkomingen in communicatie naar klanten. Bijvoorbeeld een actieve klant die al een maand geen nieuwe verzoeken heeft gestuurd of het vergeten terugkoppeling te vragen van managers.
  • Handmatige activiteiten kunnen leiden tot fouten of vertraging. Bijvoorbeeld wanneer je e-mails of onboarding-documenten handmatig verstuurt.

 

Waarom zijn deze gaten er?

Waarom zijn er minder nieuwe plaatsingen? Waarom hebben we kandidaten met de status ‘Geplaatst’, terwijl ze geen contract hebben? Waarom zit onze database vol non-actieve kandidaten? Wanneer je team eenmaal doorkrijgt waarom er gaten in je processen zijn, kun je beter bepalen hoe je ze gaat aanpakken.

 

Hoe kan automation je helpen met deze gaten?

Hoewel automation een positieve impact kan hebben op allerlei aspecten van het recruitmentproces, is het belangrijk om onderscheid te maken tussen taken die geautomatiseerd moeten worden en de taken die beter door een recruiter of teamlid kunnen worden uitgevoerd.

Vijf regels om je aan te houden:

  • Automatiseer herhalende processen: zaken zoals veldwaardes bijwerken, opmerkingen toevoegen of berichten versturen.
  • Automatiseer zaken die dagelijks terugkomen: zoals communicatie naar nieuwe sollicitanten of voorbereiding op een sollicitatiegesprek.
  • Automatiseer rond belangrijke data: zaken zoals informatievoorziening voorafgaand aan een sollicitatiegesprek of tips voor de eerste dag.
  • Automatiseer meldingen voor als er iets misgaat: zaken zoals een lage tevredenheidsscore van een klant of wanneer er al 60 dagen geen contact is opgenomen met een consultant.
  • Automatiseer nette gegevens: zaken zoals het zoeken naar oude bestanden of het automatiseren van het proces om gegevens bij te werken.

 

Twee gevallen waarin het misschien beter is om NIET te automatiseren:

  • Wanneer de usecase een menselijke beslissing vereist
    Hoewel we fans zijn van het automatiseren als het op belangrijke data en beslismomenten aankomt, zijn er altijd beslissingen die beter aan mensen kunnen worden overgelaten, bijvoorbeeld het accepteren of afwijzen van kandidaten.
  • Wanneer de usecase menselijk contact vereist
    Hoewel er mogelijkheden zijn om een spraakassistent afspraken te laten maken, gaat er niets boven de stem van een echt persoon. Het bellen van kandidaten of gesprekken met klanten kunnen beter aan recruiters of accountmanagers worden overgelaten.

Weet je niet waar je moet beginnen?

Download het gratis werkboek voor recruitment automation. Met behulp van dit werkboek begin je met het mappen en plannen van je proces voordat je een automation tool aanschaft.

Recruitment automation checklist

Organiseer je doelen, bepaal de belangrijke punten in je recruitment- of salescyclus en plan de stappen en timing voor de automation met ons werkboek voor recruitment automation.

Maak eenvoudig workflows aan door middel van klikken in plaats van programmeren.

Creëer prachtige, mobielvriendelijke e-mailsjablonen om in je workflows te gebruiken.

Creëer en verzend tekstberichten als deel van geautomatiseerde processen en reageer wanneer kandidaten vragen hebben of zorgen uiten.

Geïntegreerd met andere applicaties om de mogelijkheden uit te breiden.

Zoek in alle bronnen om zeer gedetailleerde doelgroepsegmenten te maken die je in workflows kunt gebruiken.

Ga voor een oplossing die is ontworpen om met klanten, kandidaten, voorstellen, plaatsingen, vacatures en meer om te gaan.

Volg het gedrag van kandidaten en klanten die je website bezoeken en gebruik die informatie voor geautomatiseerde handelingen.

Leg tevredenheids- of NPS-scores van kandidaten en klanten vast, zodat je precies weet hoe je organisatie het doet.

Hou automatisch gegevens actueel door veldwaardes bij te werken en gegevens terug te schrijven naar het ATS op basis van antwoorden op vragenlijsten, gedateerde gegevens of online gedrag.

Personaliseer al je communicatie met veldwaardes die direct uit bronbestanden komen en maak dynamisch gebruik van informatie die relevant is voor de kandidaat of klant in kwestie.

Stel vragenlijsten op om te informeren naar beschikbaarheid, cv’s te verzamelen, kandidaten te filteren, reacties na het gesprek te horen en meer.

Hoe Bullhorn kan helpen bij de weg naar automation

Wij gaan voor innovatie

Herefish by Bullhorn

Herefish maakt het makkelijk voor innovatieve arbeidsbemiddelingsbureaus om hun workflows, processen en communicatie binnen de gehele recruitmentcyclus te automatiseren.

Bullhorn VMS Sync met Submittals

Bullhorn VMS Sync met Submittals is de enige beschikbare closed-loop VMS-integratie voor arbeidsbemiddelingsbureaus. Het is ontworpen voor bureaus van groot tot klein en automatiseert VMS-workflows waarmee bureaus vacatures vervullen bij 350 van de grootste bedrijven ter wereld.

Bullhorn Onboarding

Bullhorn Onboarding stelt je in staat elektronische pre-werving- en onboardingformulieren op te stellen, velden in formulieren automatisch in te vullen met gegevens van de vacature en de kandidaat en het biedt kandidaten een veilig portaal om eenvoudig documenten in te vullen en te ondertekenen. Des te sneller kunnen ze aan de slag!

Marketplace Partners

Op de Bullhorn Marketplace zijn ruim 100 reeds geïntegreerde oplossingen te vinden die je kunnen helpen te innoveren en jezelf van de concurrentie te onderscheiden. Met de Marketplace-partners die zich richten op recruitment automation kun je een techstack op maat maken die de unieke workflows van jouw team ondersteunt.

mya-logo-blue
daxtra-logo-e1587151200943
textkernel_logo
Sourcebreaker-logo-1000x300-1-e1587151703190
Great-Recruiters-Logo-Small
3diq-logo
recruiter_insider
xref-logo-Bullhorn
Kyloe-Logo-RGB

Neem contact op

Automation verandert het staffing en recruitment landschap enorm. Neem vandaag contact met ons op om te ontdekken hoe jij kunt beginnen met het automatiseren van handmatige taken en meer tijd kunt besparen.