Was ist Recruiting-Automatisierung?

Recruiting Automation (RA) bzw. Automatisierung bedeutet, dass Sie große Teile Ihrer Recruiting-Prozesse mit Hilfe intelligenter Software automatisieren. Zu diesen Prozessen gehören z.B. das automatisierte Versenden von Mails an Bewerber, die Pflege der Bewerberdatenbank sowie die Kontrolle und Steuerung des gesamten Bewerbermanagements.

Recruiting-Automatisierung (RA) ermöglicht es Ihrem Team, sich noch besser auf die Kundenbeziehungen und die Vermittlung von Bewerbern zu konzentrieren. Routineaufgaben und Arbeiten, die sich automatisieren lassen, übernimmt intelligente Software.

Recruiting-Automatisierung: Die Vorteile im Überblick

Reduzierter Arbeitsaufwand

Sich wiederholende und deshalb auch häufig übersehene Aufgaben werden automatisiert. So wird sichergestellt, dass die richtigen Prozesse zur richtigen Zeit ablaufen.

Präzisere Daten

Tools für die Recruiting Automation ermitteln fehlerhafte oder lückenhafte Datensätze und korrigieren diese vollautomatisch.

Stärkerer Fokus auf Kunden und Bewerber

Recruiting-Software sorgt dafür, dass Ihr gesamter Prozess automatisiert und optimiert wird. So bleibt mehr Zeit, um mit Kunden und Bewerbern zu kommunizieren.

Arten der Recruiting-Automatisierung

Recruiting-Automatisierung lässt sich auf zwei Arten realisieren: Über eine Plattform, welche die Prozesse ganzheitlich automatisiert oder durch einzelne Tools, die einzelne Schlüsselprozesse automatisieren.

Platform (z. B. Herefish)

Plattformen bieten eine hohe Kernfunktionalität und können andere Anwendungen integrieren. Sie bilden die technologische Basis für Personaldienstleistungsunternehmen. Darüber hinaus ermöglichen Recruiting-Plattformen mehr Flexibilität für Personaldienstleistungsunternehmen, um unterschiedliche Prioritäten zu setzen oder Schwachstellen zu schließen.

Einzelne Tools

Tools assen sich in Plattformen integrieren, um gemeinsamen Kunden bei der Lösung von Geschäftsproblemen zu helfen. Diese Produkte sind speziell für einen Bereich des Recruiting-Prozesses entwickelt worden, wie beispielsweise VMS oder die Onboarding-Automatisierung. Sie können aber auch im Zusammenspiel mit einer Plattform ihre Stärken ausspielen.

3.2
Stunden pro Tag

Wussten Sie bereits?

Durch die Automatisierung von Routineaufgaben wie E-Mails versenden, Textnachrichten schreiben, Daten aktualisieren, Umfragen verschicken oder Notizen und Aufgaben hinzufügen, sparen Unternehmen im Schnitt 3,2 Stunden Arbeitszeit pro Tag und Mitarbeiter.

16.560
automatisierte Aktivitäten pro Jahr

Wussten Sie schon?

Recruiter und Vertriebsmitarbeiter können sich mit Recruiting-Automatisierung bis zu 16.560 E-Mails, Textnachrichten, Umfragen, Aktualisierungen von Feldwerten, Notizen und Aufgaben sparen und so 763 Arbeitsstunden pro Jahr sparen!

Wer profitiert von der Recruiting-Automatisierung?

Von der Recruiting-Automatisierung profitiert Ihr gesamtes Unternehmen. Insbesondere Mitarbeitende in Schlüsselpositionen des Recruiting-Prozesses werden ihre Produktivität nachhaltig steigern können.

Personalvermittler und Vertriebsmitarbeiter

Steigerung der Produktivität, weniger Arbeitsaufwand, effektivere Kontaktaufnahme zu Kandidaten oder Kunden

Nachrichtenautomatisierung
Senden Sie eine Begrüßungs-E-Mail an neue Bewerber, eine SMS am ersten Tag der Zusammenarbeit mit einem Auftragnehmer oder z.B. eine E-Mail zur Erinnerung an ein Bewerbungsgespräch. Automatisieren Sie große Teile Ihrer Kommunikation während des gesamten Recruiting-Prozesses.

Prozessautomatisierung
Aktualisieren Sie Datensätze, fügen Sie Notizen hinzu, legen Sie Aufgaben an und benachrichtigen Sie die Eigentümer der Datensätze über wesentliche Änderungen – vergleichbar mit dem Fliegen eines Flugzeugs im Autopilot-Modus. Steigern Sie die Produktivität, ohne dass sie wichtige Aufgaben dabei vergessen.

Intelligentes Job-Matching
Bringen Sie mit Hilfe von maschinellem Lernen Kandidaten mit den passenden Stellenangeboten aus Ihrem ATS zusammen. Dieses Matching können Sie dann direkt in ihre Automatisierungsprozesse einbinden.

Operations

Setzen Sie Best Practices unternehmensübergreifend durch.

Intelligente Zuweisung von Daten
Ordnen Sie Datensätze automatisch den entsprechenden Personalvermittlern und Vertriebsmitarbeitern zu, damit jedes Team nachvollziehen kann, mit wem es zusammenarbeitet.

Datenbereinigung
Schaffen Sie Ordnung in Ihrem ATS, indem Sie veraltete Aufzeichnungen, Personen ohne Kontaktdaten oder Aufzeichnungen ohne Aktivität ermitteln. So beschleunigen Sie die Suche innerhalb Ihres Systems.

Marketing

Bessere Datenqualität und zielführendere Kommunikation während des gesamten Recruiting-Kreislaufs

Intelligentes Tracking
Verfolgen Sie die Aktivitäten von Kandidaten oder Vertriebskontakten auf Ihrer Website und leiten Sie automatisierte Aktionen ein. Senden Sie einem Top-Kandidaten automatisch eine E-Mail, wenn er sich eine Stelle ansieht. Erstellen Sie eine Erinnerung, einen Interessenten umgehend anzurufen, wenn er ein Whitepaper herunterlädt.

Wie Recruiting-Automatisierung die Personaldienstleistungsbranche heutzutage unterstützt

Wie bewerten Personaldienstleistungsunternehmen derzeit die Vorteile der Automatisierung? Wenn Recruiting-Automatisierung eingesetzt wird, soll sie Unternehmen bei der Steigerung der Produktivität, der Verbesserung von Wiederbeschäftigungsraten und der schnelleren Besetzung von Arbeitsplätzen unterstützen.

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Platzierung von existierenden Kandidaten

Automatisierung unterstützt Personalvermittler dabei, inaktive ATS Kandidaten durch zielgerichtete Kommunikation wird zu aktivieren und in den Talent-Pool zu bringen.

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Steigerung der Wiederbeschäftigungsrate

Automatisierungstools helfen dabei, dass sich erfahrene und hart arbeitende Bewerber noch mehr einbringen, indem Sie den gesamten Bewerbungsprozess automatisiert kommunikativ begleiten.

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Verbesserung des NPS

Bleiben Sie am Ball und am Puls Ihres Unternehmens, indem Sie häufige NPS Umfragen für Ihre Auftraggeber und Kunden senden und so Probleme stets rechtzeitig erkennen.

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Recruiting-Automatisierung ist ein Kraft-Multiplikator

Wir haben Daten von Bullhorn-Kunden analysiert, die Automatisierung nutzen bzw. nicht nutzen. Das Resultat war eindeutig: Automatisierung verschafft Unternehmen einen Wettbewerbsvorsprung gegenüber den Firmen, die keine Automatisierungslösung nutzen. Denn Automatisierung optimiert die Erstellung von Stellenanzeigen, die Präsentation der Bewerber und den Vorstellungsprozess.

Wir haben die Automatisierungsfunktionen von Herefish von Bullhorn im Einsatz, um unsere Prozesse mit Kandidaten, Kunden und Beratern zu verbessern. Die Option, diverse Trigger für Automatisierung einzubauen ermöglicht es uns, wirkungsvolle Nachrichten zur richtigen Zeit zu versenden.
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Tim Glennie CEO, Bridgeview IT
Durch den Einsatz von Recruiting-Automatisierung waren wir in der Lage, die Produktivität der Personalvermittler zu steigern und gleichzeitig die Kundenerfahrungen zu verbessern. Das ist eine bahnbrechende Veränderung.
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Matt Milano President, Motion Recruitment

Praktische Tipps zur Automatisierung des Recruitings

Unabhängig davon, ob Sie bereits Automatisierungslösungen einsetzen oder sich gerade erst mit dem Thema beschäftigen, diese einfachen Methoden zur Recruiting-Automatisierung lassen sich sofort nutzen:

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EINFACH

Einfache Datenbereinigung

Verbessern Sie die Datengenauigkeit und schaffen Sie einen besser verwertbaren Talentepool, indem Sie einfache Datenbereinigungsaufgaben wie Kopieren, Löschen und Einstellen von Feldwerten automatisieren.

  • Beispiel: Aktualisieren Sie den Status eines Kandidaten auf „aktiv“ an dem Tag, an dem sein Auftrag endet, oder kopieren Sie das Enddatum der Vermittlung in das Verfügbarkeitsdatum.
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EINFACH

Erinnerungen an Bewerbungsgespräche

Weniger Reibung und mehr Interaktion rund um Bewerbungsgespräche führen zu schnelleren Vermittlungen und Feedback.

  • Beispiel: Senden Sie eine Erinnerung per SMS zwei Tage zuvor und eine weitere am Tag des Termins. Dies können Sie auch auf der Kundenseite einsetzen, um Feedback nach Beendigung eines Bewerbungsgesprächs einzuholen.
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EINFACH

NPS -Umfragen

Net Promoter Scores (NPS) helfen Ihnen, Ihre Reputation und die generelle Zufriedenheit im Laufe der Zeit zu verfolgen. NPS sind hilfreich, um die generelle Erfahrung von Kandidaten und Kunden zu bewerten.

  • Beispiel: Senden Sie Kunden-NPS-Umfragen während einer Vertragszuweisung.

FORTGESCHRITTENE

Matchen Sie Kandidaten mit VMS-Jobs und senden Sie ihnen eine Nachricht darüber.

Sparen Sie Zeit, indem Sie Kandidaten automatisiert mit neuen Stellen aus Ihrem Vendor Management System matchen, um sie anschließend ebenfalls automatisch auf perfekt passende Stellenausschreibungen hinzuweisen. So können Bewerber schnell ein Feedback geben, ob sie überhaupt Interesse haben.

FORTGESCHRITTENE

Kontaktieren Sie potenzielle Kunden, die bestimmte Bereiche Ihrer Website besuchen.

Tracken Sie die Nutzeraktivitäten auf Ihrer Website. Wenn ein potenzieller Kunde oder wichtiger Akteur spezifische Seiten besucht, beginnt die Automatisierung. Die verantwortlichen Vertriebsmitarbeiter oder Personalvermittler werden informiert. Ein Tool kann daraus automatisch eine Aufgabe erstellen, z.B. die Interessenten zu kontaktieren oder den passenden Datensatz zu aktualisieren.

FORTGESCHRITTENE

Treffen Sie eine Vorauswahl und erstellen Sie eine Liste mit aktuell interessanten und interessierten Bewerbern.

Führen Sie automatisierte Umfragen in Ihrem Kandidaten-Pool durch oder treffen Sie eine Vorauswahl mit Bewerbern, die zu den offenen Stellen passen könnten. Sobald eine neue Stelle frei wird, matchen Sie Ihre Kandidaten automatisch und fragen nach, ob die angebotenen Jobs ihren Anforderungen und Wünschen entsprechen.

Häufige Hürden auf dem Weg zur Automatisierung

In der modernen, schnelllebigen Geschäftswelt bedeutet Stillstand meist Rückschritt. Wenn Sie in Ihrem Trott bleiben, werden Ihre Konkurrenten in der Zwischenzeit bereits Wege gefunden haben,noch intelligenter und schneller (aber nicht wirklich härter) zu arbeiten. Einige Personalvermittler haben immer noch Bedenken, Recruiting-Automatisierung einzusetzen. Wir zeigen Ihnen, wie sich diese Zweifel beseitigen lassen:

Furcht vor dem Unbekannten

Die Herausforderung: Kann man der Technologie vertrauen? Die heutige Automatisierungstechnologie will den Menschen nicht durch die Maschine ersetzen. Vielmehr soll Recruiting-Automatisierung ihren Anwendern die mühsamsten und eintönigsten Arbeiten abnehmen. Personalvermittler können sich so auf komplexere Aufgaben konzentrieren und sich voll und ganz den Bedürfnissen von Kunden und Bewerbern widmen.

So lösen Sie Bedenken auf: Nehmen Sie sich ein wenig Zeit, um zu erfahren, wie Automatisierung genau funktioniert und welche konkreten Vorzüge sie hat.

Furcht vor Veränderungen

Die Herausforderung: Der Mensch ist ein „Gewohnheitstier“ und handelt häufig nach dem Motto „Was nicht defekt ist, muss nicht repariert werden“. Doch wer nicht zu Veränderungen bereit ist, kann im Wettbewerb schnell das Nachsehen haben.

So gehen Sie am besten damit um: Wenn Sie die Furcht vor Veränderungen überwinden können, werden Sie schnell erkennen, dass Automatisierung keine Bedrohung für Ihr bestehendes Geschäftsmodell ist. Sobald Sie die Automatisierung integriert haben, wird Ihr Team noch bessere Arbeit leisten, weil der mühsame und oftmals eintönige Part komplett automatisiert von intelligenter Software erledigt wird.

Furcht vor unbeabsichtigten Konsequenzen

Die Herausforderung: Was ist mit den Veränderungen, die nicht vorhersehbar sind? Die Furcht vor unbeabsichtigten Konsequenzen – d. h. vor der Störung von Systemen und Verfahren, die bisher reibungslos funktioniert haben – ist durchaus berechtigt.

So überwinden Sie diese Hürde: Beginnen Sie damit, Ihre Recruiting-Automatisierung zu planen, zu erstellen und dann zu testen. Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Gelegenheit, sich an automatisierte Prozesse zu gewöhnen. Nutzen Sie diese Zeit, um Best Practices zu ermitteln und solide Prozesse zu entwickeln, die die Mitarbeiter buchstabengetreu befolgen können.

So finden Sie heraus, welche Art der Recruiting-Automatisierung gut für Sie ist

Um den Nutzen einer Automatisierungslösung zu bestimmen, stellen Sie sich am besten folgenden Fragen:

Lassen sich Arbeitsabläufe strukturiert darstellen?
Die Prozessautomatisierung zeigt Ihnen schnell mögliche Lücken im Arbeits- und Kommunikationsprozess, die sich einfach füllen lassen.

Wie schwierig ist die Konfiguration?
Wird für die Einführung der Recruiting Automation eine Schulung benötigt oder können Sie sofort damit starten?

Kann sich das Tool an meinen Geschäftsbedarf anpassen?
Vergewissern Sie sich, dass Ihr zukünftiger Geschäftsbedarf gedeckt ist, indem Sie ein Tool zur Recruiting-Automatisierung anschaffen, das flexibel ist und mit einfachen Klicks und nicht mit komplexer Bearbeitung von Quellcode konfiguriert werden kann.

Wie lässt sich Erfolg messen?
Suchen Sie nach Dashboards und Berichten, die Echtzeitinformationen und den Zustand Ihrer Automatisierungsaktivitäten anzeigen.

Stimmt die Automatisierungsplattform mit unseren anderen ATS/CRM-Zielen und Vorgaben unseres Unternehmens überein?
Beschaffen Sie sich ein Tool, das Sie bei der Automatisierung von Aktivitäten während des gesamten Recruiting-Zyklus unterstützt und das Kandidaten, Kunden, Anmeldungen, Vermittlungen, Stellen und andere Einheiten in Ihrem ATS berücksichtigt.

Interessiert an Automatisierung?

Wir stehen Ihnen bei und unterstützen Sie dabei, zu verstehen wie Automatisierung Ihr Business verändern kann. Lernen Sie jetzt mehr!

Welche Vorgänge lassen sich beim Recruiting automatisieren?

Es gibt Hunderte von Vorgängen, die in einer Personaldienstleistungsunternehmen automatisiert werden könnten. Wo fängt man an? Zur Hilfestellung finden Sie hier drei Dinge, die Sie berücksichtigen sollten, um zu bestimmen, wo die Automatisierung implementiert werden sollte:

An welcher Stelle gibt es Lücken in Ihrem Recruiting-Prozess?

Wenn man versteht, wo man heute steht, ist es leichter, dorthin zu gelangen, wo man hinwill. Mit anderen Worten, es ist entscheidend, herauszufinden, wo es Lücken in Ihrem Prozess gibt und wie die Prozessautomatisierung sie füllen kann. Nachfolgend sind einige gängige Bereiche aufgeführt, in denen Firmen typischerweise Lücken in ihren Prozessen feststellen:

  • Fehlende Kommunikation zu entscheidenden Terminen und Zeiten. Es fehlt z.B. die wichtige Kommunikation im Vorfeld eines Bewerbungsgesprächs oder Starttermins.
  • Feldwerte werden bei entscheidenden Änderungen im Recruiting-Zyklus nicht aktualisiert. Nehmen wir zum Beispiel die Änderung des Status eines Kandidaten von passiv zu aktiv, wenn er sich bewirbt, oder wenn man vergisst, den Status eines Kunden nach seiner Unterschrift in „Kunde“ umzusetzen.
  • Lücken in der Kommunikation mit Kunden.Hat ein aktiver Kunde beispielsweise seit 30 Tagen keine neue Anfrage gesendet oder von den einstellenden Personalern keine Rückmeldung über die letzten Einstellungen eingeholt?
  • Manuelle Aktivitäten können zu Fehlern oder Verzögerungen führen.Das manuelle Versenden von E-Mails oder Onboarding-Unterlagen verhindert häufig einen schnelleren Prozessablauf.

 

Warum existieren diese Lücken?

Warum fallen die Neueinstellungen zurück? Warum haben wir inaktive Kandidaten mit dem aktuellen Status „vermittelt“ im Bestand? Warum enthält unsere Datenbank eine Fülle inaktiver Kandidaten? Sobald Ihr Team begreift, warum die Lücken in Ihrem Prozess bestehen, wird klarer, wie diese Lücken angegangen werden können.

 

Wie lassen sich diese Lücken durch Automatisierung schließen?

Zwar kann sich die Prozessautomatisierung auf viele Teile des Recruiting-Prozesses positiv auswirken, es ist jedoch wesentlich, zwischen den Aufgaben zu unterscheiden, die automatisiert werden sollten, und denen, die noch von den einzelnen Personalvermittlern oder Teammitgliedern erledigt werden sollten.

4 Regeln, die Sie bei der Recruiting Automation befolgen sollten:

  • Automatisieren Sie sich wiederholende Prozesse: z.B. das Aktualisieren von Feldwerten, das Hinzufügen von Notizen zu Bewerbungen und Kandidaten oder das Senden von Nachrichten.
  • Automatisieren Sie Dinge, die täglich vorkommen: z.B. das Anschreiben neuer Bewerber, das Feedback zu einer Bewerbung oder die Vorbereitung auf ein Bewerbungsgespräch.
  • Automatisieren Sie die Kommunikation vor und nach wichtigen Terminen: z.B. Informationsabfolgen vor dem Bewerbungsgespräch oder Informationen zum ersten Arbeitstag.
  • Automatisieren Sie Warnungen, wenn Dinge schief gehen: z.B. negatives Feedback von einem Kunden oder wenn ein Berater mehr als 60 Tage lang nicht kontaktiert wurde.

 

2 In diesen beiden Fällen sollten Sie möglicherweise NICHT automatisieren:

  • Wenn der Anwendungsfall eine menschliche Entscheidung erfordert
    Recruiting-Automatisierung hat zwar sehr viele Vorteile, aber einige Entscheidungen sollten immer Menschen treffen. Hierzu gehören Zusagen oder Absagen an Bewerber.
  • Wenn der Anwendungsfall eine menschliche Stimme erfordert
    Es gibt zwar einige Optionen für einen Sprachassistenten, um Termine zu buchen, aber es gibt keine Alternative für den Kontakt von Mensch zu Mensch. Anrufe bei Kandidaten oder Telefongespräche mit Kunden sollten nach wie vor von Personalvermittlern oder Kundenbetreuern getätigt werden.

Das Arbeitsbuch zur Recruiting-Automatisierung

Organisieren Sie Ihre Ziele, identifizieren Sie die Schlüsselphasen in Ihrem Recruiting- oder Vertriebszyklus und entwerfen Sie die Schritte und den Zeitplan für jede Automatisierung mit unserem Arbeitsbuch zur Recruiting-Automatisierung.

Checkliste der Funktionen der Recruiting-Automatisierung:

What to look for while you’re evaluating solutions:
Visueller Arbeitsablauf-Generator
Einfache Erstellung automatisierter Arbeitsabläufe mit wenigen Mausklicks anstelle von Code.

E-Mail-Generator über Drag-and-drop
Gestalten Sie ansprechende E-Mail-Vorlagen, die mobilen Geräten gerecht werden und in Arbeitsabläufen verwendet werden können.

SMS
Erstellen und versenden Sie SMS als Teil der automatisierten Abläufe und antworten Sie, wenn Kandidaten Fragen oder Bedenken haben.

Partner-Integrationen
Integriert mit Anwendungen von Drittanbietern zur Erweiterung der Funktionalität.

Entitätsübergreifende Suche/Verwendung
Suchen Sie in sämtlichen Entitäten, um sehr detailgenaue Zielgruppensegmente für die Verwendung in Arbeitsabläufen zu generieren.

Spezifische Funktionalität für die Personalbeschaffung/Personalvermittlung
Setzen Sie eine Lösung ein, die für den Umgang mit Kundenkontakten, Kandidaten, Anmeldungen, Vermittlungen, Stellen usw. entwickelt wurde.

Website-Nachverfolgung
Verfolgen Sie das Verhalten von Kandidaten und Kunden, die Ihre Website besuchen, und nutzen Sie diese Informationen für automatisch umsetzbare Aktionen.

Erfassung von Feedback
Erfassen Sie die Zufriedenheitsbewertungen oder NPS von Kandidaten und Kunden, um den Finger am Puls Ihres Unternehmens zu haben.

Feld-Aktualisierungen/Zurückschreiben
Halten Sie Daten automatisch akkurat, indem Sie Feldwerte aktualisieren und Daten aus Umfrageantworten, Datenalter oder Online-Verhalten in das ATS zurückschreiben.

Smart Tokens/Merge Tags
Personalisieren Sie jede Kommunikation anhand von Feldwerten direkt aus den Datensätzen der Entität und nutzen Sie Informationen, die für den Kandidaten oder Kunden relevant sind, dynamisch.

Integrierte Umfragen
Entwickeln Sie Umfragen zur Erfassung der Arbeitsverfügbarkeit, zum Hochladen von Lebensläufen, zur Vorauswahl von Kandidaten, für die Zufriedenheit nach dem Bewerbungsgespräch und vieles mehr.

Recruiting-Automatisierung mit Bullhorn

Herefish von Bullhorn

Herefish macht es modernen Personaldienstleistung-sunternehmen leicht, Arbeitsabläufe, Prozesse und die Kommunikation während des gesamten Recruiting-Zyklus zu automatisieren.

Bullhorn VMS-Integration mit Vorlagen

Die Bullhorn VMS-Integration mit Vorlagen bietet die einzige Closed-Loop-VMS-Integration, die für Personaldienstleistungsfirmen erhältlich ist. Für Unternehmen jeder Größenordnung entwickelt, automatisiert es VMS-Arbeitsabläufe und versetzt Firmen in die Lage, offene Stellen bei über 350 der weltweit größten Unternehmen zu besetzen.

Bullhorn Onboarding

Bullhorn Onboarding ermöglicht es Ihnen, elektronische Voreinstellungs- und Onboarding-Formulare zu erstellen, Felder auf Formularen automatisch mit Stellen- und Bewerberdaten auszufüllen sowie Kandidaten ein sicheres Portal zum einfachen Ausfüllen und Unterzeichnen von Dokumenten bereitzustellen, damit sie schneller in ihre neue Rolle einsteigen können.

Marktplatz-Partner

Auf dem Bullhorn-Marktplatz finden Sie über 100 vorintegrierte Lösungen, die Ihnen helfen können, innovativ zu sein und sich von Ihrer Konkurrenz abzuheben. Mit den Marktplatz-Partnern, die sich auf Recruiting-Automatisierung spezialisiert haben, können Sie einen maßgeschneiderten Tech-Stack aufbauen, der die einzigartigen Arbeitsabläufe Ihres Teams unterstützt.

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