De Uitdaging
Een sterke organisatie vraagt om een schaalbare basis
Vibe Group is een internationale speler in tech staffing en consulting. Met bijna 500 eigen medewerkers en ruim 1.250 specialisten op projecten in Nederland, België en Duitsland draait de organisatie op snelheid, kwaliteit en specialistische marktkennis.
Bullhorn was al jaren het centrale platform binnen Vibe Group, maar na negen jaar intensief gebruik sloot de inrichting niet meer optimaal aan bij de ambities van de organisatie. De vraag was daarom niet simpelweg of er een nieuw ATS nodig was. De echte vraag was hoe Vibe Group de bestaande Bullhorn omgeving beter kon laten aansluiten op de manier waarop de organisatie nu en in de toekomst wil werken.
“We stonden voor de keuze: een nieuw pakket, of het huidige opnieuw inrichten,” vertelt Mark van Dortmont, Director Group Operations & IT bij Vibe Group. “We zagen dat er nog heel veel onbenut potentieel in Bullhorn zat.”
Daarmee ontstond Project Horizon: een programma om de Bullhorn omgeving opnieuw in te richten als schaalbaar fundament voor internationale groei.
De Oplossing
Standaardiseren zonder lokale kracht te verliezen
Samen met HRlinkIT ging Vibe Group aan de slag met een herinrichting van Bullhorn. Het doel was helder: één uniforme, schaalbare manier van werken over de landen heen, met voldoende ruimte voor lokale verschillen.
De optimalisatie richtte zich op vier onderdelen: procesinrichting, datakwaliteit, automatisering en adoptie. In workshops werden de recruitmentprocessen in kaart gebracht en vertaald naar een nieuwe Bullhorn inrichting. Per land werden Bullhorn Champions aangesteld: consultants met affiniteit voor technologie en procesverbetering die meedachten over de ideale workflow.
Die aanpak zorgde ervoor dat de nieuwe inrichting niet alleen vanuit IT of operations werd ontworpen, maar ook vanuit de dagelijkse praktijk van de mensen die ermee werken.
“HRlinkIT bracht enorm veel best practices mee,” zegt Mark. “Ze wisten precies wat wel en niet werkte en vertaalden dat naar onze specifieke behoeften.”
Een belangrijk onderdeel van de optimalisatie was het verbeteren van datakwaliteit. Over meerdere landen heen kunnen kleine verschillen in velden, definities en werkwijzen snel leiden tot vervuiling of onduidelijkheid. Daarom werd de Bullhorn omgeving opgeschoond en opnieuw ingericht op basis van eenduidige processen en definities.
Dat maakt data niet alleen schoner, maar vooral bruikbaarder. Teams kunnen beter sturen, managementinformatie wordt betrouwbaarder en internationale samenwerking wordt eenvoudiger.
Slimmere workflows, minder administratie
Naast standaardisatie speelde automatisering een belangrijke rol. Met Bullhorn Automations worden repetitieve handelingen teruggebracht, zodat consultants minder tijd kwijt zijn aan administratie en meer ruimte hebben voor persoonlijk contact en matching.
Denk aan het automatisch bijwerken van kandidaatstatussen of het opvolgen van aflopende opdrachten. Taken die belangrijk zijn voor het proces, maar niet altijd handmatig door een consultant uitgevoerd hoeven te worden.
“We merken dat er veel tijdsbesparing en werkplezier terugkomt, doordat administratieve handelingen nu geautomatiseerd zijn,” vertelt Mark.
Automatisering draait voor Vibe Group dus niet om afstand creëren, maar om consultants beter te ondersteunen. Minder handmatige stappen betekent meer focus op klanten, kandidaten en de kwaliteit van de match.
De Resultaten
Adoptie als succesfactor
Een nieuwe inrichting werkt pas als teams ermee willen en kunnen werken. Daarom was adoptie een belangrijk onderdeel van Project Horizon. Per land werd een duidelijke livegang gepland. Daaraan voorafgaand organiseerde HRlinkIT train the trainer sessies, waarin teammanagers werden opgeleid om hun eigen teams te begeleiden in de nieuwe werkwijze.
“Je kunt de beste configuratie bouwen, maar het succes valt of staat bij draagvlak,” aldus Mark. Door Bullhorn Champions en teammanagers actief te betrekken, werd de nieuwe inrichting niet iets wat van bovenaf werd uitgerold, maar een manier van werken die samen werd opgebouwd en verankerd.
We stonden voor de keuze: een nieuw pakket, of het huidige opnieuw inrichten, we zagen dat er nog heel veel onbenut potentieel in Bullhorn zat.”
De Toekomst
Meer schaalbaarheid, betere data en meer werkplezier
Met de vernieuwde Bullhorn inrichting heeft Vibe Group meer grip gekregen op processen, data en dagelijkse werkzaamheden.
De vernieuwde omgeving vormt een sterke basis voor verdere internationale groei en doorontwikkeling. Nieuwe consultants kunnen sneller aan de slag dankzij een intuïtievere interface en gestandaardiseerde processen. Door eenduidige definities over drie landen heen is data schoner, bruikbaarder en beter inzetbaar voor sturing. En doordat repetitieve administratie deels is vervangen door slimme automatisering, houden consultants meer tijd over voor het werk dat waarde toevoegt.
Voor Vibe Group is de herinrichting geen eindpunt, maar een nieuwe basis om verder op te bouwen.
“We zien dit als een continu proces waarbij we stap voor stap blijven verbeteren en automatiseren waar nodig,” zegt Mark.
De case van Vibe Group laat zien dat groei niet altijd vraagt om een nieuw systeem. Soms zit de grootste winst in het opnieuw kijken naar wat er al staat. Door hun bestaande Bullhorn omgeving te optimaliseren, processen te standaardiseren en automatisering slimmer in te zetten, bouwde Vibe Group aan een schaalbare basis voor de toekomst.
Klaar om aan de slag te gaan?
