De Uitdaging
Een belangrijk onderdeel van die aanpak is teambased detacheren. Luma Group kijkt niet alleen naar de juiste vaardigheden voor een opdracht, maar ook naar teamdynamiek, werkgeluk en duurzame samenwerking. De juiste match draait voor Luma Group dus niet alleen om ervaring of beschikbaarheid, maar ook om de vraag of iemand past binnen het team, de cultuur en de werkomgeving van de klant. Voor Luma Group is technologie daarom nooit het doel op zich. Het is een middel om collega’s meer ruimte te geven voor persoonlijk contact met kandidaten en opdrachtgevers. Om sterke teams te bouwen. En om de eigen werkwijze schaalbaar te maken zonder de menselijke kern te verliezen. Om die groeiambitie verder te ondersteunen, koos Luma Group voor een bredere technologiestrategie met het Bullhorn Platform als fundament, aangevuld met Bullhorn Analytics en de implementatie van Bullhorn Amplify.
Groeien zonder grip op je eigen goudmijn aan data
Luma Group bouwde jarenlang veel processen zelf op. Vier jaar geleden stapte de organisatie over naar Helloflex voor de verloning. Daarmee kwam de backoffice beter onder controle, maar Helloflex fungeerde niet als CRM of ATS. Voor de collega’s betekende dit dat veel werk buiten een centraal recruitmentproces om gebeurde. Kandidaten, klantvragen en contactmomenten werden niet altijd goed met elkaar verbonden. Daardoor werd bij nieuwe aanvragen regelmatig opnieuw gezocht via LinkedIn, terwijl er al veel waardevolle relaties in de eigen database aanwezig waren. De kandidatenpool groeide, maar het potentieel werd onvoldoende benut.
Voor Luma Group waren dat geen abstracte records of aantallen. Het ging om mensen met wie al contact was geweest, relaties die zorgvuldig waren opgebouwd en kandidaten die mogelijk goed pasten bij nieuwe opdrachten. Wanneer die informatie niet goed vindbaar is, ontstaat ruis in het proces en die ruis staat persoonlijk contact en goede matching in de weg. Daar kwam een bredere groeivraag bovenop. Luma Group groeit snel, maar wilde die groei structureler borgen in processen, data en technologie. De backoffice stond goed, maar sales en recruitment hadden meer ondersteuning nodig. Er was behoefte aan één centrale plek waar teams konden samenwerken, informatie konden vastleggen en beter konden sturen op kwaliteit en resultaat.
De Oplossing
Van losse bestanden naar één betrouwbaar werkproces
Met Bullhorn koos Luma Group voor een geïntegreerde aanpak voor sales, recruitment, kandidaten, contracten, workflows en data. De implementatie begon met een fundamentele opschoning en herinrichting van de basis. Kandidaten en contracten werden op een gestructureerde manier in Bullhorn gebracht, met een koppeling naar Helloflex voor de contractadministratie.
Met Bullhorn Analytics kreeg de organisatie bovendien beter zicht op salesdata, een onderdeel dat eerder minder goed meetbaar was dan de backoffice. Die combinatie zorgt voor meer overzicht, minder handmatig werk en sneller inzicht in wat er speelt. Voor Luma Group betekent dat niet dat het werk afstandelijker wordt. Integendeel. Door minder tijd kwijt te zijn aan zoeken, losse bestanden en handmatige stappen, ontstaat er meer ruimte voor persoonlijk contact met kandidaten en opdrachtgevers.
Adoptie
Gedragen door het team vanaf de start
De overstap naar Bullhorn werd door het team gedragen. Collega’s zaten aan tafel bij de shortlistpresentaties, nog voordat er een definitieve keuze was gemaakt. Daardoor ontstond draagvlak voordat de implementatie begon. De keuze voor Bullhorn werd niet opgelegd, maar breed gedragen door collega’s die dagelijks met het systeem werken. Drie key users trekken de implementatie, maar het volledige team wordt meegenomen in de overgang. Die investering is bewust. Hoe actiever collega’s meedraaien, hoe sneller het systeem voor hen gaat werken.
Bullhorn Amplify: de volgende stap in slimmer werken
Nu de basis voor sales, recruitment, kandidaten, contracten, workflows en data steviger staat, kijkt Luma Group naar de volgende stap: meer automatisering en AI ondersteuning via Bullhorn Amplify. Het team kijkt uit naar die volgende stap, juist omdat de eerdere ervaringen met betere data, workflows en automatisering al hebben laten zien hoeveel ruis uit het proces gehaald kan worden.
Luma Group kijkt pragmatisch naar AI. Alles wat geautomatiseerd kan worden zonder het menselijke aspect te verliezen, wordt serieus onderzocht. Tegelijk blijft de overtuiging duidelijk: de kern van het vak blijft mensenwerk. De juiste match vraagt meer dan data alleen. Het vraagt context, gevoel en begrip van de klant, kandidaat en werkomgeving.
Sneller weten waar je aan toe bent
De grootste verandering zit in het tempo waarmee Luma Group nu inzicht heeft in de eigen prestaties. Waar eerder veel informatie verspreid zat over systemen, bestanden en losse werkwijzen, brengt Bullhorn meer structuur en overzicht. Met Bullhorn Analytics en de eerste workflows weet de organisatie sneller waar ze aan toe is. Teams kunnen beter zien wat er gebeurt, waar kansen liggen en waar bijgestuurd moet worden. Dat maakt het makkelijker om groei te sturen zonder de kwaliteitsgerichte aanpak los te laten.
Ook de manier van werken is veranderd. Sales en recruitment werken actiever vanuit één proces. Kandidaten worden beter vastgelegd, bestaande data wordt beter benut en handmatig werk wordt stap voor stap verminderd. Voor de komende periode ziet Luma Group vooral kansen in het verder automatiseren van interne processen. Ook de tone of voice wordt belangrijker. Als AI wordt ingezet in communicatie of procesondersteuning, moet dit blijven passen bij wie Luma Group is: toegankelijk, energiek en mensgericht.
De Toekomst
Minder ruis, meer aandacht voor de mens
Voor Luma Group is technologie geen doel op zich. Het is een manier om processen slimmer te maken, data beter te benutten en meer ruimte te creëren voor het werk waar mensen het verschil maken. De visie achter de technologie blijft mensgericht: steeds minder ruis en meer aandacht voor de mens. Als het team klopt, volgt werkgeluk vanzelf. En als mensen met plezier samenwerken, merken opdrachtgevers en kandidaten dat direct. AI en automatisering kunnen veel versnellen. Maar voor Luma Group blijft één overtuiging overeind: het gevoel voor mensen, teams en de juiste match blijft de kern van het vak.
Klaar om aan de slag te gaan?
