Recruitment automation: concrete praktijkvoorbeelden
Jaarlijks doet Bullhorn onderzoek binnen de recruitmentbranche naar onder anderen de trends, uitdagingen en kansen binnen de industrie. Eén van de grote aanhoudende trends van de afgelopen jaren is digitale transformatie. Zo zagen wij dat in 2019 nog slechts 25% van de respondenten een digitale transformatiestrategie had, en in 2021 dit is gestegen naar 84% (!).
In het onderzoek staan we ook stil bij hoe recruiters tegen digitalisering aankijken. Wat automatiseren ze al en wat houden ze liever in eigen handen? Bovenaan de lijst staat het automatiseren van het sourcing proces – 69% geeft aan dit al te doen. Het automatiseren van payroll en facturatie en de kalenderfunctionaliteiten staan daarnaast in de top drie:
Maar je kunt dit ook ruimer oppakken en je richten op de onderstaande 3 pilaren. Door slimme automations in te zetten in het hele recruitmentproces, optimaliseer je niet enkel de snelheid, maar kun je ook een betere ervaring aan kandidaten bieden en ervoor zorgen dat data altijd up-to-date is.
De dagelijkse uitdagingen van een recruiter
Bullhorn automation kan jouw organisatie helpen om productiever te werken, een betere ervaring te bieden en de datakwaliteit te verhogen. Vaak hebben recruitment bureaus een grote database met kandidaten die ooit gesolliciteerd hebben, maar hebben zij in werkelijkheid geen contact meer met meer dan 80%. Toch zit er veel waarde in die 80% kandidaten in de databank, je kunt hen opnieuw activeren of in ieder geval gegevens laten updaten.
Zo zijn er een aantal concrete acties die je kunt doen om de 80% kandidaten opnieuw in actie te laten komen. Als je geen automatiseringssoftware hebt, kun je filteren op de personen waaraan de afgelopen maand geen notitie is toegevoegd. Daarop kun je vervolgens een mass-action uitvoeren door hen allemaal een email te sturen en dat doe je in een paar kliks. Dit heeft een aantal nadelen:
- Ik heb veel moeten klikken en dat is altijd handmatig
- Ik moet zelf als recruiter de mail bedenken en schrijven
- Het zijn veel kandidaten die ik moet beheren en als ik dit over 3 weken opnieuw moet doen en achterloop op e-mails, blijven ze alsnog hangen
Datakwaliteit is een ander onderdeel waar veel bureaus tegenaan lopen. De database bestaat uit veel contactpersonen die oude of helemaal geen status hebben. Recruiters zijn over het algemeen geen liefhebber van het bijhouden van data. Die status bijwerken is daar een goed voorbeeld van – dat moet je altijd handmatig doen.
Beide uitdagingen kunnen we oplossen met Bullhorn Automation!
Automatiseren met clicks, geen code!
Bullhorn Automation werkt heel simpel volgens het ‘if this, then that’ principe en zonder dat je code nodig hebt om het in te zetten. De ‘if this’ is het begin van alle acties die je opzet en de ‘then that’ zijn alle acties die daarop moeten volgen. Hier volgen een aantal voorbeelden die aansluiten bij de eerder genoemde uitdagingen.
Ik wil alle inactieve kandidaten benaderen, ik wil segmenteren en ik wil daarop een actie uitvoeren.
Ik maak een lijst op basis van een aantal criteria. Bijvoorbeeld: de persoon is de afgelopen 18 maanden niet actief geweest. Daarmee maak ik een segmentatie en wil ik actie ondernemen. Ik wil de status van deze mensen updaten, want ze zijn inactief. Dus de actie is: verander de status van actief naar inactief. Daarna wil ik toch nog proberen om met hen in contact te komen via een simpele e-mail. Als de kandidaat daarop ingaat en de website bezoekt, wil ik dat deze uit de automation wordt gehaald en toegevoegd aan een nieuwe. Bijvoorbeeld een workflow met ‘naar wat voor vacature ben je opzoek?’.
Als de kandidaat niet ingaat op de eerste mail, wordt er een taak aangemaakt bij de recruiter ‘bel deze contactpersoon’. Als er nog steeds geen gehoor is (en dus geen notitie aan het record is toegevoegd in het ATS), komen de kandidaten automatisch op een lijst ‘inactieve kandidaten’. We willen alleen actief in contact zijn met kandidaten die daadwerkelijk interesse hebben en onze tijd niet verdoen aan inactieve kandidaten. Zo houden we deze buiten de lijst en blijft de database schoon.
Bullhorn klanten pakken het moment
Wij nodigen vaak klanten uit om met elkaar in gesprek te gaan over diverse topics die relevant zijn voor hun business. Een voorbeeld daarvan zijn onze Recruitment Automation focusgroepen die wij regelmatig hosten voor klanten die actief werken met recruitment automation. Isabeau Stamhuis, Adviseur technologische innovatie & data bij The New Crew en Menno van der Waal, marketeer bij The Flying Dutchman @Work zijn twee personen die heel actief aan de slag zijn met recruitment automation en delen graag hun visie, inzichten en lessons learned.
Isabeau is binnen The New Crew verantwoordelijk voor alles binnen ICT en data. Zij zorgt ervoor dat alle systemen goed aansluiten bij de processen en data efficiënt wordt ingezet binnen de teams. The New Crew bemiddelt starters binnen maatschappelijk betrokken organisaties. De focus ligt op generatie Z.
Menno werkt bij The Flying Dutchman @Work en is diep gedoken in de materie van Bullhorn Automation. Hij zorgt ervoor dat recruitment automation goed geïmplementeerd is binnen de organisatie en alle processen zodanig zijn ingericht dat de teams zo soepel mogelijk hun werk kunnen doen. The Flying Dutchman @Work houdt zich bezig met het bemiddelen van beveiligers.
“Wij zijn 1,5 jaar geleden begonnen met het onderzoeken van recruitment automation om onze processen beter in te richten. Wij willen blijven groeien en innoveren, maar wel met hetzelfde aantal interne medewerkers. Bullhorn Automation paste daarin goed bij onze behoefte: met hetzelfde recruitment team meer voor onze klanten doen en het wel persoonlijk houden.” Vertelt Isabeau. Dat horen wij met regelmaat – recruitment organisaties willen wel automatiseren, maar niet te ver digitaliseren en het zo veel mogelijk persoonlijk houden. En dat is nu juist de kracht van automation. Door handmatige taken te verminderen houd je juist meer tijd over voor het persoonlijk aspect van recruitment.
Menno vult daarop aan: “wij zijn begonnen met automatiseren, omdat alles bij ons vrij snel gaat. Wij merkte dat onze recruiters bijvoorbeeld veel tijd verloren aan het contact opnemen met onze doelgroep. Veel van onze kandidaten werken onregelmatig en nemen de telefoon vaak niet op, de helft van de lijst was soms niet bereikbaar. Wij zijn gaan onderzoeken welke andere handmatige activiteiten vaak herhaald worden – die hebben vervolgens potentie om geautomatiseerd te worden. Zo keken wij onder anderen naar de berichten die verstuurd werden. Die leken heel erg op elkaar. Ze waren wel persoonlijk, maar de inhoud was vrijwel vergelijkbaar. Vanuit dat startpunt zijn we gaan kijken hoe we deze zaken beter kunnen inrichten met automations.”
Dat de afgelopen ruim twee jaar de wereld er anders uit is gaan zien, zowel binnen recruitment als daarbuiten, is onomkeerbaar. We werken, leven en werven anders. Menno ervaarde tijdens de COVID-19 pandemie ook nieuwe uitdagingen: “‘Vroeger’ liepen mensen bij ons binnen op kantoor en was de drempel groter om uit het proces te stappen. Toen alles gedwongen naar online verschoof en veel stappen in het proces via digitale kanalen ging, zagen wij dat meer mensen afhaakten. Ze kwamen niet opdagen bij een call en lieten niets meer van zich horen. Hierdoor werd veel tijd van recruiters verspilt, omdat zij achter de kandidaten aan moesten.
Daarop hebben we vervolgens een automation gebouwd. Wanneer iemand niet komt opdagen sturen we direct een bericht met ‘wat jammer dat je er niet was, is er een reden dat je niet aanwezig kon zijn?’. Dankzij deze automation hebben wij 25% van de mensen die niet kwam opdagen, terug kunnen brengen in het recruitmentproces.”
Uiteindelijk blijft binnen het recruitment speelveld de persoon belangrijk. Een persoonlijke relatie met kandidaten en interne collega’s is de basis van iedere automation. Zowel Isabeau als Menno erkennen dat een goede balans hierin cruciaal is. Zo vertelt Isabeau: “wij hebben zeker niet alles volledig geautomatiseerd, er is altijd een recruiter die aan de knoppen zit. Maar wij willen het werk voor hen makkelijker maken, zodat ze ook echt tijd hebben voor het bouwen aan relaties. Zo zijn wij nu wel bezig om het inplannen van afspraken te automatiseren. Er wordt dan een blok in de agenda van de recruiter geplaatst, zodat de kandidaat zelf een tijd kan kiezen. Een win voor beide partijen.”
“Wij hebben ook interne communicatie geautomatiseerd” vertelt Menno. “Als iemand in het recruitmentproces bijvoorbeeld naar een bepaalde stap gaat, wordt er informatie gestuurd naar de backoffice. Op basis van een aantal criteria hebben we een automation gebouwd die checkt of er bijvoorbeeld belangrijke documenten van de kandidaat aanwezig zijn. Als dat niet zo is, wordt er via een flow een bericht gestuurd naar de recruiter die het vervolgens kan oppakken. Maar zo hoeft hij of zij dat zelf niet continu te checken.”
Tot slot deelt Isabeau hoe belangrijk het is om de kwaliteit van je database op orde te hebben: “Wij zijn ervoor gaan zorgen dat de data die nu binnenkomt in ieder geval schoon is. In plaats van bij de oude data te beginnen, zijn wij juist andersom gaan werken. Contactpersonen die nieuw binnenkomen moeten alle belangrijke datavelden ingevuld hebben. Wanneer dat niet het geval is, wordt er een notificatie naar de recruiter gestuurd. En onder de streep duurde dit proces wel even, maar plukken we daar nu de vruchten van en kunnen onze recruiters makkelijker zoeken in onze eigen database.”
Werk niet harder maar slimmer
Wil je ook ontdekken op welke manier jouw organisatie sneller en slimmer kan werken? Bullhorn Automation leent zich goed voor organisaties van alle groottes – kleine teams die wel willen groeien, maar niet in intern personeel (zoals Isabeau) of grotere organisaties die hun processen efficiënter in willen richten.
Kom in contact met een specialist en wij kijken graag samen hoe jij het momentum kunt pakken in 2022.
