Recruitmentsysteem; wat willen recruiter en kandidaat?
Het werk van een recruiter verandert in sneltreinvaart. Recruitmentsystemen hebben zich aangepast aan een tijd waarin alles mooier, praktischer en sneller moet. Wie succesvol talent wil aantrekken, heeft naast een goede recruiter ook goed werkende technologie nodig: een recruitmentsysteem (ATS) dat zowel kandidaat als recruiter zo goed en prettig mogelijk door het recruitmentproces loodst. Hoe zorgt een recruitmentsysteem voor een positieve ervaring voor zowel recruiter als kandidaat? In dit blog beschrijf ik vanuit de user experience en de candidate experience waar een goed recruitmentsysteem minimaal aan zou moeten voldoen.
User experience
In mijn tijd als recruiter werd nog gebruikgemaakt van lokaal gehoste software die traag werkte en veel updates nodig had. Workflows bestonden niet, doorlooptijden moest je zelf in de gaten houden door handmatig oneindig veel lijstjes te maken en verklaringen werden nog op papier uitgeprint en in mappen geklasseerd. Tegenwoordig zie je voornamelijk cloud hosted software die in tegenstelling tot de lokaal gehoste software via een netwerk zoals het internet draait.
Waarmee maakt een ATS een recruiter echt blij? Ik geef vier belangrijke voorwaarden die je kunt stellen aan een goed recruitmentsysteem.
#1 Doen wat het belooft
Met stip op nummer 1 moet een ATS vooral datgene doen wat het belooft. Of dit nu gaat om automatisch mailen of het bijhouden van doorlooptijden. Geen grotere bron van ergernis voor een recruiter dan als datgene waarop je vertrouwt niet levert wat je verwacht.
#2 Vinden wat je zoekt
De zoekfunctie in het ATS moet ervoor zorgen dat je datgene vindt wat je ook daadwerkelijk zoekt. Wanneer je in de database zoekt naar een kandidaat met rijbewijs B, dan wil je alleen kandidaten vinden die een rijbewijs B bezitten. En niet bijvoorbeeld ook kandidaten ‘B’ezig zijn met rijlessen, of NIMA-’B’ diploma hebben. Hetzelfde geldt wanneer je zoekt naar een kandidaat die Frans spreekt, dan wil je geen kandidaten vinden die Frans heten. Een semantische zoekmachine als die van Textkernel is enorm geavanceerd in ‘slimme’ zoektechnieken. Het is handige deze te integreren in je ATS.
#3 Slim en foutloos administreren
Een recruitmentsysteem dat zorgt voor efficiënte administratie verhoogt de productiviteit van de recruiter. Hoe minder tijd deze hoeft te besteden aan het minder geliefde administreren, des te beter kan hij zich concentreren op het “echte werk”. Bovendien wordt het aantal fouten hierdoor geminimaliseerd. Staat een kandidaat al in het systeem, dan vult het ATS automatisch de resterende informatie aan in het bestaande dossier. Geen dubbel werk, geen vervuilde databases waarin je dezelfde kandidaat soms 6 keer in de database tegenkomt. Dankzij slimme technologie worden in het ATS records automatisch ontdubbeld en samengevoegd. Hetzelfde geldt voor gebruikers en contactpersonen. Geen enkele recruiter zit erop te wachten om zich door een doolhof van informatie te moeten wurmen in een zoektocht naar datgene wat hij of zij nodig heeft.
#4 Data bijwerken en stroomlijnen
Waar je voorheen de software op je computer moest installeren en oeverloos geduld nodig had bij het verwerken van een update, wordt de ATS van tegenwoordig realtime of bij voorkeur ‘s nachts automatisch bijgewerkt. Wanneer je ‘s morgens inlogt is alles up to date en kun je direct met je de drukke dagprogramma beginnen. Workflows zijn op verschillende manieren in te richten en houden de doorlooptijden voor je bij. Papier heb je als recruiter nauwelijks meer nodig, tenzij je computerogen snakken naar wat meer rust, kun je altijd nog een stapeltje cv’s naar de printer sturen.
#5 Afgewezen kandidaten toch inzetbaar maken
Natuurlijk gaat het je om die ene perfecte kandidaat. Maar dat betekent niet dat automatisch alle andere sollicitanten ongeschikt zijn. Wat doe je met goede kandidaten, die het dit keer nét niet zijn geworden? Je wijst hen af! Jammer, want de kans is groot dat je hen binnenkort elders wel kunt inzetten. Hoe waardevol is het als je via je ATS een talentpool kunt aanmaken met veelbelovend talent? Door kandidaten via deze talentpool aan je te binden, blijf je met hen in contact en blijf je top of mind bij hen. Zo kun je maanden later de kandidaat die afgelopen keer nèt de boot miste bij zijn sollicitatie snel en gericht aantrekken, zonder dat je weer helemaal vanaf nul hoeft te beginnen bij een volgend selectieproces. Wist je dat we hiervoor een prijswinnende tool hebben?
Candidate experience
Een kandidaat bekijkt het recruitmentproces van een heel andere kant. Van het ATS zelf ziet een sollicitant weinig, maar de werking ervan kan een grote impact hebben. Wat verwacht een kandidaat van zijn sollicitatieproces en hoe kan een recruitmentsysteem je helpen een geweldige candidate experience te creëren?
#1 Interessante vacatures
Voor de kandidaat begint het proces al bij het lezen van de vacature. Als sollicitant is het soms een worsteling om door de droge vacatureteksten heen te komen. Doe je best op een aantrekkelijke en duidelijke vacaturetekst. Geef een reële weergave van de vacature en vertel het echte verhaal. Het komt regelmatig voor dat belangrijke details zoals bijvoorbeeld salarisindicatie, minimum/maximum aantal uren en de standplaats ontbreken. En wanneer sluit de wervingsronde eigenlijk? Voor een kandidaat kan onduidelijke informatie betreft de vacature een reden zijn om af te haken en niet te solliciteren. Als recruiter loop je hiermee dus het risico om de perfecte kandidaat te verliezen.
#2 Snel en gemakkelijk sollicitatieproces
Stel: je wordt enthousiast over de vacature en schrijft een mooie motivatiebrief. Vervolgens wil je je cv uploaden. Je drukt op send, en dan begint de administratieve ellende. Je wordt doorgestuurd naar een volgend scherm waarin je alle informatie die ook al in je cv staat nog een keer moet invullen. Een tijdrovende klus die gemakkelijk voorkomen had kunnen worden als het ATS tools als cv parsing of Apply With hadden geïntegreerd. Een cv extractor neemt automatisch de gegevens uit je cv over en vult deze aan in de betreffende velden. Bij solliciteren via LinkedIn worden, na toestemming van de kandidaat, gegevens vanuit het LinkedIn-profiel overgenomen in het formulier. Hoe prettig is dat? Het voorkomt fouten, kost minder tijd en moeite, de kandidaat vult minder gegevens in en is in een paar clicks klaar met het formulier.
#3 Heldere terugkoppeling
Met 1 druk op de knop verstuur je het formulier. Maar is alles wel goed gegaan? Wat als je hierna een scherm krijgt met een leeg formulier? Zijn alle gegevens plots gewist? Dit brengt voor een kandidaat een hoop onzekerheid met zich mee. Moet je het hele circus opnieuw beginnen of haak je af? Onduidelijke of niet werkende formulieren zijn killing voor je resultaten als recruiter. Ook voor een kandidaat is niks zenuwslopender dan maar moeten afwachten hoe het verder gaat. Zorg voor een goed werkend formulier, vertoon een berichtje dat het formulier succesvol is verstuurd en geef de kandidaat een indicatie van het verloop van het proces. Wanneer kan hij antwoord verwachten en wanneer starten de gespreksrondes? Maak dit bericht zo persoonlijk mogelijk, dat kan immers allemaal heel makkelijk via je ATS worden geautomatiseerd.
#4 Goede communicatie
Er vanuit gaande dat je sollicitatie netjes verwerkt wordt, verwacht je als kandidaat zo snel mogelijk een positieve reactie. Een afwijzing die vrijwel direct gestuurd wordt of helemaal niet komt, zorgt voor een negatieve ervaring. Helaas is het voor de meeste kandidaten niet weggelegd om het eerste gesprek te bereiken. Maar ook al moet je als recruiter meer kandidaten afwijzen dan je lief is: besteed er aandacht aan. Niet binnen een minuut automatisch gegenereerd door een systeem, maar zeker ten minste binnen 2 weken. Een kandidaat heeft moeite gedaan en mag op zijn minst een nette afwijzing ontvangen met een korte motivatie. Met de technologie van tegenwoordig hoeft dit geen hogere wiskunde te zijn om goed te laten verlopen. 
Als kandidaat word je niet blij van een zoveelste afwijzing, maar een negatief bericht is altijd nog beter dan helemaal geen bericht. Besteed aandacht aan de candidate experience. Met een beetje meer moeite en de juiste feedback kan de kandidaat gerichter gaan solliciteren. Bovendien zal hij meer geneigd zijn de positieve ervaring, ondanks de afwijzing, te delen met zijn netwerk.
Snel en effectief de juiste kandidaten bereiken
Kort samengevat is een goed ATS voor recruiter en kandidaat van groot belang. Het helpt je als recruiter om sneller en effectiever de beste kandidaat te bereiken en aan je organisatie te binden. Is het niet nu direct voor de openstaande vacature, dan wel op langere termijn. Want met een goed recruitmentproces laat je kandidaten op een prettige manier kennismaken met je organisatie, bied je sollicitanten een positieve candidate experience en ga je een relatie met talent aan waarvan je beiden de voordelen plukt.
Ook je recruitmentproces optimaliseren?
Ben jij benieuwd hoe een goed recruitmentsysteem kan bijdragen aan je wervingsresultaten en jouw employer brand? Wij vertellen je graag meer over de mogelijkheden. Bel of mail ons: 010 41 33 906 of maak een afspraak voor een persoonlijke demo of een adviesgesprek.
