Wat is een ATS?
Net als elk vakgebied, kent recruitment zo zijn eigen technische termen, afkortingen en vakjargon. Als het gaat om recruitment technologie is ATS een van de eerste afkortingen die voorbijkomt. Wat is een ATS en waarom kan je als recruiter eigenlijk niet meer zonder? Wat zijn de voordelen voor recruiters en waar moet je op letten bij het kiezen van een ATS? In dit blog gaan we op zoek naar antwoorden.
Verschillende benamingen voor een ATS
De afkorting ATS staat voor Applicant Tracking System. Het is specifieke software waarmee werkgevers en bureaus in de arbeidsbemiddeling hun wervingsproces en hun relatie met potentieel talent en kandidaten efficiënt en effectief kunnen beheren. Er zijn nogal wat verschillende benamingen: zo wordt met ATS, recruitmentsysteem, recruitment software, werving & selectie software, sollicitantenvolgsysteem, kandidaatvolgsysteem of talent acquisition software vaak hetzelfde bedoeld. Wat verstaan we onder een dergelijk systeem?
Vacatures en kandidaten samenbrengen
Recruitment software heeft als primair doel vacatures en kandidaten bij elkaar te brengen. Het automatiseert en organiseert alle recruitmentactiviteiten van een organisatie en zorgt voor de optimale match tussen vacatures en kandidaten. Taken die met het ATS kunnen worden uitgevoerd zijn bijvoorbeeld vacatures aanmaken en publiceren, kandidaten uitnodigen, kandidaten afwijzen, talent zoeken, matchen, volgen, emailen, informeren etc.
Kandidaten databank
Een recruitmentsysteem is een waardevolle databank met gegevens over (potentiële) kandidaten, inclusief hun cv’s, motivatiebrieven en andere persoonlijke informatie. Het geeft je op elk gewenst moment toegang tot essentiële gegevens omtrent kandidaten en de contacten die je met hen onderhoudt. En het helpt je elke fase in het recruitmentproces beter te managen, vanaf het eerste contactmoment tot en met de uiteindelijke plaatsing. Een compleet ATS heeft alles in huis om online te searchen, te matchen, vacatures te plaatsen op de eigen website en externe kanalen (multiposting), workflows in te richten, vacatures te beheren, bulkmailings en emails te versturen, rapportages te draaien en nog veel meer. Bekijk hier welke mogelijkheden een goed recruitmentsysteem biedt.
De twee belangrijkste doelen van een ATS
Een ATS zou altijd uit moeten gaan van twee doelstellingen: het recruitmentproces stroomlijnen en de candidate experience optimaliseren.
#1 Het wervingsproces optimaliseren
Een goed recruitmentsysteem optimaliseert voor werkgever of recruitmentbureau het wervingsproces. Het zorgt voor een snelle, correcte en overzichtelijke verwerking van gegevens rondom het wervings- en aannameproces van kandidaten en vacatures. Het vergroot de effectiviteit en productiviteit van recruiters en stelt hen in de gelegenheid betere kandidaten aan te trekken. Hierdoor kunnen tegen lagere kosten, doelgerichter, sneller en effectiever betere resultaten worden bereikt.
#2 Een positieve candidate experience creëren
Een goed recruitmentsysteem is niet alleen prettig voor recruiters, maar ook voor kandidaten. Doordat de processen en workflows geautomatiseerd zijn, zijn recruiters ook bij grote hoeveelheden sollicitanten in staat het proces goed te managen en een positieve candidate experience te realiseren. Veel contactmomenten kunnen automatisch worden ingepland en gepersonaliseerd. Hierdoor kan je processen inrichten waarin de kandidaat volledig centraal wordt gesteld. Zodat hij aan elk contactmoment (zelfs bij een afwijzing) een goed gevoel overhoudt. Omdat alle processen sneller, prettiger en effectiever verlopen, houdt de recruiter energie en tijd over om een persoonlijke relatie op te bouwen met kandidaten.
Wees je altijd bewust van het belang van een positieve kandidaatervaring. De candidate experience is niet alleen van invloed op werkgeversimago, ofwel je employer brand. Kandidaten met een slechte sollicitatieervaring vertellen dit door in hun netwerk. De candidate experience heeft ook effect op het corporate imago van je organisatie.
Onderzoek de mogelijkheden van een ATS voor jouw organisatie
Een recruitmentsysteem heeft op zichzelf al grote toegevoegde waarde voor je organisatie. Daarnaast kan het ook worden gekoppeld aan andere systemen, zoals een CRM (Customer Relationship Management) systeem, een recruitmentsite of werken-bij website of een HR-systeem. De mogelijkheden zijn vrijwel onbeperkt.
Bij de selectie van een ATS is het belangrijk een systeem en een leverancier te kiezen die passen bij de aard en de wensen van jouw organisatie. Wil je weten wat je moet uitvragen en waar je op moet letten als je overweegt een recruitmentsysteem aan te schaffen? Bekijk de ATS aankoopgids voor alles wat je moet weten om een waardevolle investering te doen in de toekomst van je recruitmentbedrijf of kom direct in contact met een specialist.
