Hoe Tjeerd Putters van Florys de organisatie heeft geholpen richting digitale transformatie
Terwijl staffing en recruitment organisaties wereldwijd gedwongen worden om de manier waarop ze werken opnieuw te bekijken in het licht van de recente gebeurtenissen wereldwijd, begrijpen wij dat jouw bedrijf zich nog steeds inzet voor klanten en kandidaten om zo effectief mogelijk te zijn. Met dat in het achterhoofd, lees je hier een verhaal uit onze Changemakers Wereldwijd serie. Hierin lichten wij een aantal klanten uit die succesvol een digitale transformatie hebben geïmplementeerd binnen hun organisatie.
Tjeerd begon in 2011 zelf als recruiter bij Intro Personeel, een bedrijf onder Florys Groep. Daardoor zag hij dat de noodzaak om te veranderen eigenlijk al jaren speelde. De organisatie werkte met UBplus, een verloningspakket, dat daarnaast fungeerde als CRM/ATS systeem. De organisatie groeide en het huidige pakket voldeed niet meer aan de wensen en eisen. Veel tijd ging verloren aan het opmaken van cv’s en zoeken naar kandidaten en vacatures. Gepaard met de groeiende omvang van Intro Personeel groeide ook de ambitie om te vernieuwen en innoveren. Het werd tijd om over te stappen naar een écht recruitmentsysteem.
Op de eerste plaats had Tjeerd allang geconstateerd dat het anders moest binnen Florys. De volgende stap was om het op de strategische agenda te krijgen. Hij groeide in deze tijd zelf naar de rol van directeur met de portefeuilles innovatie, marketing en IT. Hierdoor werd het iets gemakkelijker om het onderwerp aan tafel te krijgen. Anderzijds was het belangrijk om draagvlak te creëren bij de gebruikers van het toekomstige systeem. Dat ging eigenlijk heel goed. Intro Personeel bestaat uit relatief veel jonge medewerkers die hongerig zijn om het beter te doen. Daarnaast realiseerde de meeste collega’s zich dat er nu een enorm hoge mental workload lag. Veel recruiters hadden hun CRM in het hoofd zitten, wat enorm belastend is en zorgt voor een relatief hoge druk.
Tijd om te veranderen
Sneller en slimmer werven. Dat was het uitgangspunt. Intro Personeel verloor veel tijd aan handmatige taken en wilde de eigen database beter benutten. Met zeven vestigingen was het van cruciaal belang om te zorgen dat kandidaten en vacatures tussen de verschillende vestigingen werden gedeeld.
Verandering: het soepele verloop
Op de vraag ‘wat was de grootste uitdaging tijdens het proces richting verandering’ antwoordde Tjeerd dat het eigenlijk heel goed verliep. Mede dankzij het grote draagvlak binnen de medewerkers van Intro Personeel en de nauwe samenwerking met alle betrokken partners, was de realisatie een soepel en succesvol proces. Het was dan ook belangrijk om alle verschillende leveranciers mee te nemen in de verandering die te wachten stond. Om dat goed te laten verlopen riep Florys een interne stuurgroep in het leven. De stuurgroep zorgde voor de implementatie van Bullhorn bij zowel interne als externe betrokkenen. Hierin zat ook een externe IT-partij, die waardevol en onafhankelijk advies kon geven.
Zo bracht Tjeerd alle betrokken leveranciers voor een kick-off bij elkaar om mee te denken over hoe deze implementatie succesvol gerealiseerd kon worden. Wederom het terugkerende thema: draagvlak creëren. Van de webbouwer tot het backoffice systeem, zo’n 8 tot 10 partijen kwamen regelmatig bij elkaar om te schakelen over de voortgang van het project. En met succes: alle partijen die destijds betrokken waren bij het veranderingsproces, zijn nog altijd onderdeel van het pakket van technologische oplossingen van Florys. Er is van niemand afscheid genomen, Bullhorn was enkel een belangrijk extra puzzelstuk.
Niet meer achterom kijken
Sinds de verandering richting digitale transformatie, ziet Florys de positieve effecten binnen de hele organisatie. Recruiters houden meer tijd over doordat de administratieve belasting lager is geworden. De omzet groeit. En dankzij verschillende integraties via de open API van Bullhorn, kunnen zij nog betere managementrapportages genereren.
En dan moet je verder. Momenteel staat er een hele goede basis, maar de organisatie is nooit klaar met innoveren. Er wordt nu gekeken naar nieuwe puzzelstukjes: marketing automation en candidate experience tools die bij kunnen dragen aan het verbeteren van de dienstverlening. Maar het belangrijkste is: het team werkt efficiënter en heeft daardoor meer tijd voor andere zaken zoals het bouwen aan echte relaties met kandidaten.
Bekijk onze Changemakers Wereldwijd serie voor meer verhalen van recruitment professionals wereldwijd die succesvol een verandering binnen hun organisatie hebben doorgevoerd.
