Eerste Hulp Bij Overstappen naar nieuw recruitmentsysteem
Overschakelen naar een nieuw recruitmentsysteem voelt vaak als een sprong in het diepe. Maar als het goed is, is het juist een stap voorwaarts. In dit blog geef ik je vier tips voor Eerste Hulp bij Overstappen.
In mijn rol als sales consultant kom ik vaak over de vloer bij verschillende dienstverleners. Hieronder versta ik alle bureaus die actief zijn in de dienstverlening rondom executive search, interim management, consultancy, detachering en uitzenden. Kortom: in elke vorm van arbeidsbemiddeling.
Jouw medewerkers bepalen je succes
Cruciaal voor het succes van arbeidsbemiddelaars is de kwaliteit van hun medewerkers. Er wordt tegenwoordig nogal wat van hen gevraagd. Ze moeten van alle markten thuis zijn. Voor bepaalde functiegroepen zijn zij verwikkeld in een heuse war for talent. Voor andere vacatures daarentegen moeten zij ongekend grote stromen kandidaten netjes en efficiënt verwelkomen, beoordelen, aannemen en ook afwijzen.
Wet -en regelgeving verandert sneller en vaker. Technologische ontwikkelingen en verregaande digitalisering bieden nieuwe mogelijkheden. Digitalisering, big data, online marketingtechnieken; recruitment en arbeidsbemiddeling kunnen hier als geen ander hun voordeel mee doen.
Een goed ATS werkt makkelijker en beter
Hoe kan je je medewerkers het beste ondersteunen? Juist, met een modern ATS dat hun werkzaamheden optimaal faciliteert. Een recruitmentsysteem moet naadloos aansluiten bij je eigen bedrijfs- en werkprocessen. En flexibel aanpasbaar zijn, zodat je kan op- en afschalen, afhankelijk van de ontwikkelingen in de markt en en de ambities van je onderneming. Een goed ATS maakt het werk van een recruiter gemakkelijker en leuker.
Een partner die jouw behoeften centraal stelt
Een gebruikersvriendelijk, klantvriendelijk én kandidaatvriendelijk ATS, waar een organisatie achter staat die service en dienstverlening net als jij hoog in het vaandel heeft staan. Die niet uitgaat van eigen systemen, maar jouw behoeften centraal stelt. Belangrijk, want dan weet je zeker dat alle gebruikers het systeem zullen omarmen (draagvlak creëren), waardoor je gemakkelijker je recruitment- en performance-doelstellingen kunt behalen. Wie zijn processen goed voor elkaar heeft, kan zich richten op waar het echt om gaat: je klant en de kandidaat. En daarmee kan je je succesvol onderscheiden van je concurrentie.
Overstappen naar een nieuw ATS: 4 barrières
Denk je aan een beter recruitmentsysteem, maar hik je aan tegen de rompslomp? Begrijpelijk. Uit ervaring weet ik dat de meeste bureau-eigenaars een overstap naar een nieuw systeem best spannend vinden. Logisch, recruitment is immers je core business. Daarin mag niets mislopen. Overschakelen naar een nieuw systeem voelt als een sprong in het diepe. Maar als het goed is, is het juist een sprong vooruit. Als je het tenminste goed aanpakt.
Deze vier barrières hoor ik vaak voorbij komen. Voor elk ervan geef ik je wat tips uit mijn bestseller: Eerste Hulp Bij Overstappen.
# 1: Ik wil mijn zorgvuldig opgebouwde data niet verliezen
In de loop der jaren heb je waarschijnlijk in je systeem heel veel informatie verzameld en opgeslagen over bijvoorbeeld vacatures, klanten/prospects, contactpersonen, talent en kandidaten. Die wil je natuurlijk niet kwijtraken. Het verliezen van data is een van de grootste angsten bij overstappen. Inventariseer daarom eerst samen met je team en jouw software leverancier welke data je absoluut wilt behouden. Gelijk een mooi moment voor een grote schoonmaak. Als je dit hebt geïnventariseerd, dan kunnen de specialisten van Connexys met een datamigratie alle gewenste informatie snel en probleemloos overzetten naar het nieuwe systeem.
# 2: Ik wil grip op mijn proces houden
Een andere veel voorkomende angst bij ondernemers is afscheid te moeten nemen van het huidige proces. Ook dit is heel begrijpelijk. Je werkt wellicht al jaren via een bepaald proces, wat gewaarborgd ligt in je huidig systeem. Natuurlijk wil je niet voor onverwachte verrassingen komen te staan, wanneer je overstapt naar een nieuwe omgeving. Breng daarom met je team en de consultant van je leverancier het proces zorgvuldig in kaart. Wij adviseren onze klanten altijd om alle stappen in het proces uit te tekenen. Kijk meteen kritisch naar dit proces. Zijn er wensen of tekortkomingen, dan is dit een goed moment om het proces aan te passen.
# 3: Ik wil zelf de regie hebben
Een recruitmentsysteem is voor een bureau de ruggengraat van de organisatie. Het overstappen naar een nieuw systeem kan grote impact hebben. Lang niet alle bureaus hebben een gespecialiseerde IT-afdeling om hen te ondersteunen. Dat hoeft ook niet, want de software leverancier kan veel zaken voor je opvangen.
Het is aan te raden om iemand intern te selecteren die fungeert als ‘Superuser’. Kies hiervoor iemand die gemakkelijk met systemen werkt en in processen denkt. De Superuser is het primaire aanspreekpunt voor het team en hij onderhoudt contact met de customer service van de software leverancier. Connexys werkt via een train de trainer principe. Wij leiden gebruikers op, zodat zij op hun beurt hun eigen collega’s weer wegwijs kunnen maken.
Plan ook uren met de consultant in voor nazorg. Het proces na de implementatie is minstens net zo belangrijk als de implementatie zelf. Wij werken vaak met een geleidelijke implementatie via scrums en trainingssessies. Kies voor een flexibel en aanpasbaar systeem, dat je ook tijdens de rit naar je eigen wensen kunt inrichten. Hierdoor houd je altijd de regie in handen.
# 4: Ik wil weten wat ik kan verwachten
Kiezen voor een nieuw systeem is een strategische beslissing. Wat als blijkt dat toch niet alles gaat zoals je van te voren had verwacht? Om dit te voorkomen moet je gedurende de gehele oriëntatie op een nieuw systeem continu doorvragen. Vraag naar de ervaringen van de software leverancier en inventariseer de adviezen. Ook kan je een beroep doen op voorbeelden uit de praktijk via referenties. Dit kan telefonisch contact zijn, maar veel van onze klanten zijn ook bereid om collega’s een kijkje in de keuken te bieden. Prospects krijgen hierdoor de gelegenheid om met eigen ogen het systeem real life in werking te zien. Zo komt ons product tot leven en kan je gelijk zien en horen hoe klanten de software van Connexys ervaren.
Vlekkeloze overgang
Wij helpen bedrijven niet alleen met onze producten, maar ook met onze visie en advies. Met onze klanten nemen we elke stap in het gebruikerstraject en de candidate journey onder de loep. Hierdoor komen we samen tot het beste resultaat. Met de ervaring van implementaties bij meer dan 300 klanten zijn onze consultants goed in staat om klanten te adviseren en te begeleiden. Hierdoor komen we samen tot een vlekkeloze overgang naar een nieuw recruitmentsysteem.
Laat je niet weerhouden
Wil je meer weten over het overstappen naar een nieuw ATS? Mijn collega Bram Scheffer heeft nog 5 tips. Ik sluit deze blog graag af met zijn woorden: Loop je tegen beperkingen aan in je huidige recruitmentsysteem? Bied jouw recruitment software niet die flexibiliteit die jij nodig hebt om zaken naar een hoger niveau te tillen? Ik zou zeggen, waag gerust de stap. Met Connexys is overstappen absoluut in goede handen. Ontwikkeling, datamigratie en implementatie: we doen niet anders en .. we doen niets liever.
Meer informatie
Wil je meer informatie over de oplossingen van Connexys en hoe wij daarmee jouw recruitmentproces kunnen verbeteren? Maak dan geheel vrijblijvend een demo afspraak.