Hoe je de vierdaagse werkweek kunt invoeren binnen jouw recruitmentbureau
Op het eerste gezicht lijkt de vierdaagse werkweek mogelijk een droom: een verzinsel uit een verre, onbereikbare toekomst. In de nasleep van de Great Resignation maken een handvol organisaties – en zelfs landen – deze droom echter werkelijkheid.
James Osborne van The Recruitment Network sprak onlangs met Kris Holland, Director of Marketing and Revenue Operations bij Charlton Morris, en Liam Thomas, medeoprichter van DataX Connect en Highfield Professional Solutions, om het te hebben over de uitdagingen en voordelen van het invoeren van een vierdaagse werkweek voor hun organisaties.
Een opname van het webinar is hier te vinden of lees onderstaande samenvatting.
Wat is een vierdaagse werkweek en waarom zou je die overwegen?
Voor zowel Charlton Morris als Highfield Professional Solutions betekent de vierdaagse werkweek werken van maandag tot en met donderdag, normale dagen van acht uur, en elke vrijdag vrij. “Een fundamenteel aspect van de vierdaagse werkweek is dat je gelooft dat je wat je kunt doen in vijf dagen, ook in vier dagen kunt doen,” zegt Holland. Na COVID wilden Holland en zijn team hun medewerkers meer flexibiliteit gunnen, dit was onderdeel van het compromis om dat te bereiken.
“De instelling,” vervolgt Holland, “is eigenlijk niet anders dan wanneer een klant je belt op zaterdag met een spoedklus – regel een sollicitatiegesprek of een telefoongesprek bijvoorbeeld – je doet het gewoon, dit werk gaat 24/7 door. Maar we doen geen voorbereidend werk op vrijdag, dat is de vrije dag. Op dat moment laten we zaken als technologie en automatisering het zware werk voor ons opknappen.”
“Wij wilden dat het de levens van onze medewerkers beter zou maken,” vertelt Thomas. “En een driedaags weekend doet dat echt.”
Het doel voor Thomas was dat klanten of kandidaten geen negatieve gevolgen zouden ondervinden van de verandering. Als iemand niet beschikbaar is, worden hun taken altijd overgenomen door een ander en vice versa. “Maar,” voegt Thomas toe, “je moet wel de juiste mensen in je organisatie hebben en de cultuur moet dergelijke samenwerking stimuleren door wederzijds vertrouwen.”
Hoe ziet het proces van de invoer van een vierdaagse werkweek eruit?
Vóór COVID was volgens Thomas een vierdaagse werkweek niet haalbaar geweest voor Charlton Morris. “Mensen en data zijn de belangrijkste dingen. Maar als je niet de juiste mensen, de juiste cultuur hebt, als je niet een oprecht door waarden gedreven organisatie bent waar mensen elkaar ondersteunen en voor je klanten zorgen, zal dit niet werken. Wij moesten veel werk verrichten om de waarden en cultuur te creëren die nodig waren om alles gedaan te krijgen in een vierdaagse week.”
Highfield Professional Solutions voerde de vierdaagse werkweek in als onderdeel van een proef van vier maanden, gericht op leren. Er werden regelmatig presentaties gegeven over productiviteit en rendement. Daarbij werden Zoom-sprekers uitgenodigd die deskundige waren op het gebied van productiviteit. Deze proefperiode omvatte ook regelmatige bijeenkomsten van managementteams en stakeholders, waarbij iedereen werd aangemoedigd om productiviteitstips te delen om voor iedereen een cultuur van samenwerking en efficiëntie te creëren.
“Wij hadden aanvankelijk onze proefperiode niet aangekondigd,” vertelt Holland. “Wij deden het gewoon vier maanden lang achter de schermen. Toen we hadden besloten het vast te houden, hebben we het officieel gelanceerd.”
Een essentieel onderdeel van de uitrol van de vierdaagse werkweek was volgens Thomas het verwachtingenmanagement. Hij benadrukte ook het belang van samenwerking en “de flow behouden.” Hij sprak over het belang van niet alleen de flow van een vijfdaagse werkweek na te bootsen, maar om echt meer te doen op die maandag tot en met donderdag.
Hoe heeft jullie tech stack bijgedragen aan de invoering van de vierdaagse werkweek?
Highfield Professional Solutions begon tijdens hun proefperiode met de implementatie van automatisering. “Het eerste wat we wilden, was vaststellen wat we konden doen en bereiken in een vierdaagse werkweek, en bepalen of er gaten waren die we moesten vullen met behulp van automatisering en tech,” vertelde hij. “De resultaten die we sindsdien zien, zijn zeer positief. Het is meer een softe benadering met de automatisering. We gebruiken het bijvoorbeeld niet voor outreach naar nieuwe klanten of dergelijke activiteiten met een hoger risico. Het is gewoon iets dat de boel draaiende houdt wanneer wij er niet zijn.”
In zijn toelichting over de geautomatiseerde workflows die Highfield Professional Solutions op vrijdagen inzet, sprak Holland over de waarde van communicatie automatisering met een ‘light touch’. “Een mogelijkheid is snel terugkoppeling krijgen over een sollicitatiegesprek met een kandidaat, of je wilt snel wat vragen beantwoord hebben: vragenlijsten spelen een grote rol. En je kunt automatiseringen instellen op basis van wanneer het gesprek gepland staat. Zorg ervoor dat er een uur later een mailtje wordt gestuurd en laat in die mail weten: ‘We zullen het er later nog uitgebreider over hebben, maar wat zijn je eerste gedachten? Wat is je eerste indruk? Hoe ging het?’”
Technologie inzetten was cruciaal voor de invoering van een vierdaagse werkweek bij Charlton Morris. “Wij gebruiken cube19 van Bullhorn,” vertelt Thomas, “hetzelfde als Kris. Maar we hebben nog niet het volledige recruitmentproces geautomatiseerd, we willen die menselijke maat behouden.”
Even belangrijk voor Charlton Morris was dat technologie en cultuur hand in hand zouden werken. “Mensen willen voor hun klanten zorgen,” zei Thomas. Alles wat zijn team op vrijdag ontvangt, wordt vanzelf opgepikt, dankzij hun collaboratieve, proactieve cultuur. “Wij hebben een proces om ervoor te zorgen dat onze klanten en kandidaten dezelfde ervaring krijgen op vrijdag als van maandag tot en met donderdag.”
Welke voordelen heb je gezien na de invoering van een vierdaagse werkweek?
Het aantal sollicitanten voor Charlton Morris is volgens Thomas enorm gestegen. Het zijn niet alleen mensen die een dag minder willen werken, maar mensen die onderdeel willen zijn van een progressieve organisatie die haar personeel goed behandelt. “We zijn op zoek naar – en vinden – mensen die in vier dagen werk van vijf dagen kunnen verrichten.”
Holland merkt op dat er meer focus is op productiviteit en rendement sinds de implementatie van de vierdaagse werkweek: “de time to fill is korter en onze fill rate is toegenomen met 25%. Wanneer je tijd waardevoller wordt, waardeer je ook meer wat je doet.”
Zijn er ook knelpunten geweest?
“Niet iedereen kan mee in deze strategie,” aldus Thomas. “Het past niet bij iedereen.” Wat betreft de balans tussen werk en privé zien zowel Thomas als Holland alleen maar pluspunten, maar ze zijn het er ook over eens dat een vierdaagse werkweek niet voor iedereen is weggelegd. Begin er niet aan tot je de juiste mensen binnen je organisatie hebt.
“Op vrijdagen is het rustiger,” voegt Holland toe, “maar dat was altijd al het geval.”
Zou je een vierdaagse werkweek aanbevelen voor andere organisaties? Welk advies heb je voor organisaties die het overwegen?
“Persoonlijk hoop ik het vaker te gaan zien,” zei Holland. Een van de doelstellingen van Holland bij het invoeren van de vierdaagse werkweek, is veranderen hoe de wereld naar recruitment kijkt. Het is een snelle, levendige sector waar mensen onderdeel van willen zijn en waar ze carrière kunnen maken. Hoewel de druk van de recruitmentbranche onvermijdelijk is, merkt Holland ook op dat een vierdaagse werkweek een mooie secundaire arbeidsvoorwaarde is die de sector aantrekkelijker maakt als werkgever.
Voor Thomas komt alles neer op waarden. “Als je eenmaal de juiste mensen hebt,” voegde hij toe, “moet je ervoor zorgen dat je pakket aan technologische oplossingen is afgestemd op de vierdaagse werkweek en dat je klanten en kandidaten vijf dagen toegang hebben tot je diensten.”
“Zonder de data heb je geen uitgangspunt, zei Holland, “dan kun je het nergens mee vergelijken. Wij hebben veel gekeken naar verschillende vormen van business development en naar hoe we die goed konden segmenteren in Bullhorn om te zien wat effectief werkt.” Holland ziet dat zijn team nu veel meer datagedreven is dan voorheen, “dat is traditioneel geen sterk punt van de recruitmentbranche – het is veelal ‘dingen proberen en kijken wat werkt’. Nu kijken we wat werkt en gaan we daarmee aan de slag.”
Heb jij de juiste technologie in huis om jouw recruitmentbureau te automatiseren? Kom meer te weten over cube19 by Bullhorn en vraag vandaag nog een demo aan.
