Staffing Tech 101: Hoe werkt een Applicant Tracking Systeem (ATS)?
Welkom bij Staffing Tech 101. In deze reeks behandelen we enkele veelgestelde vragen over technologieën voor recruitment en de voordelen ervan voor organisaties. De hoofdvraag vandaag: hoe werkt een Applicant Tracking Systeem (ATS)?
Zoals de naam al doet vermoeden volgt een ATS (Applicant Tracking Systeem) de activiteiten van je kandidaten en automatiseert het systeem de processen die anders handmatige invoer zouden vereisen. Een goed ATS volgt alle activiteiten vanaf de aanmelding tot de uiteindelijke plaatsing van de kandidaat zodat je recruiters zich kunnen concentreren op het opbouwen van relaties. Omdat het ATS al deze gegevens in realtime registreert, kun je het ook gebruiken voor realtime rapportage zodat je weet hoe je processen kunt verbeteren.
Wat doet een ATS?
Voordat we de vraag beantwoorden hoe een ATS werkt, is het misschien goed om je geheugen op te frissen en uit te leggen wat een ATS doet.
Zoals de naam al doet vermoeden volgt een ATS (Applicant Tracking Systeem) de activiteiten van je kandidaten en automatiseert het systeem de processen die anders handmatige invoer zouden vereisen. Een goede ATS volgt alle activiteiten van je kandidaten, van het moment dat hun cv in je inbox belandt tot de uiteindelijke plaatsing (en verder) zodat je recruiters zich kunnen concentreren op het bouwen aan relaties. Omdat het ATS al deze gegevens in realtime registreert, kun je het ook gebruiken voor realtime rapportage zodat je weet hoe je processen kunt verbeteren.
Hoe werkt een ATS: 6 belangrijke onderdelen
Applicant Tracking Systemen vormen een belangrijk onderdeel van de toolkit van een succesvolle recruiter en elk systeem biedt unieke functies en voordelen. Hieronder bespreken we hoe ATS-systemen werken in het volledige recruitmentproces, inclusief:
Kandidaten inschrijven
Normaal gesproken is de eerste stap in het recruitmentproces het invoeren van de kandidaat in het ATS. De meeste ATS-systemen bieden hiervoor verschillende mogelijkheden, inclusief het importeren vanaf een vacaturesite of cv-parsing.
Als het ATS gekoppeld is aan je vacaturesite kun je kandidaten eenvoudig en met enkele kliks in het systeem importeren, zodat alle relevante informatie aan je database wordt toegevoegd zonder informatie handmatig te hoeven knippen en plakken.
Een andere methode om kandidaten in te schrijven is cv-parsing: het automatisch converteren en importeren van cv’s in je ATS. Specifieke kandidaatgegevens zoals naam, e-mailadres en telefoonnummer worden vanaf het cv naar je ATS geïmporteerd. Dat maakt zoeken en filteren gemakkelijker en je hebt met slechts een paar kliks toegang tot specifieke informatie over de kandidaat.
Gegevens doorzoeken
Omdat al je kandidaatgegevens in het ATS worden ondergebracht, is de mogelijkheid om eenvoudig kandidaatgegevens op te zoeken en te vinden, een belangrijke functie van elk ATS. De meeste Applicant Tracking Systemen bieden een zoekfunctie waarmee je elk type record kunt vinden (kandidaat, klant, vacature, etc.) door een naam, e-mailadres of een ander specifiek gegeven in het zoekvenster in te voeren. Vanuit de zoekresultaten kun je het record rechtstreeks aanklikken of je zoekopdracht verfijnen om verder te zoeken in je database.
Een gedegen ATS geeft je zoekresultaten op basis van relevantie of nieuwe input en biedt geavanceerde opties om trefwoorden in te voeren zodat je precies die informatie kunt vinden die je zoekt.
Klantmanagement
Het managen van klanten tijdens het recruitmentproces is belangrijk voor een succesvolle plaatsing en voor de algehele beleving van kandidaten en klanten. Applicant Tracking Systemen kunnen je niet alleen helpen om klantrelaties te onderhouden, maar stroomlijnen ook verschillende taken tijdens het recruitmentproces zodat er meer tijd overblijft voor relatiebeheer.
Van het volgen van e-mailgesprekken tot het bijhouden van notities in klantrecords: je ATS speelt een sleutelrol in klantbeheer. Omdat alle klantgegevens in het ATS zijn ondergebracht, wordt het gemakkelijker voor recruiters, accountmanagers of leidinggevenden om die informatie te bekijken en te gebruiken bij belangrijke beslissingen over de bedrijfsvoering.
Plaatsing van kandidaten
Een ander belangrijk deel van het antwoord op de vraag hoe een Applicant Tracking Systeem (ATS) werkt, is hoe je een kandidaat succesvol in een nieuwe functie plaatst met behulp van het ATS. Nadat de sollicitatiegesprekken zijn afgerond, kun je de volgende stappen volgen in het ATS, zodat alle nodige informatie wordt verzameld, referenties worden gecontroleerd, documenten worden ontvangen, en de kandidaat klaar is om in de nieuwe functie te beginnen.
Rapportage
Het ATS organiseert en beheert niet alleen de kandidaat- en klantgegevens voor een gestroomlijnd recruitmentproces; het systeem volgt en verzamelt ook gegevens in realtime. Dat stelt je in staat om met een paar kliks belangrijke KPI’s te rapporteren. Aangezien het ATS voor de meeste teams de ‘single source of truth’ is, moet deze worden beschouwd als de centrale opslagplaats voor alle belangrijke statistieken.
Je ATS is gevuld met waardevolle informatie over je kandidaten, klanten en over je organisatie als geheel: van grootschalige KPI’s zoals brutomarges tot dynamische statistieken over vervulde vacatures en succesratio. Door deze statistieken te analyseren kun je weloverwogen beslissingen nemen over je organisatie om uiteindelijk je bedrijfsdoelen te halen.
Wat maakt een ATS (Applicant Tracking Systeem) ‘goed’?
Een goed ATS is meer dan alleen de som der delen. Toch zijn sommige functies bijzonder belangrijk voor succes. Wij hebben onze klanten gevraagd welke functies zij niet zouden kunnen missen.
- Notities: Elke interactie met een kandidaat of klant telt. Daarom moet alles in je ATS staan. Voeg notities toe aan een record na een verkennend gesprek of een tweede sollicitatiegesprek zodat alle informatie up-to-date en beschikbaar is voor je team.
- Tearsheets: Gebruik tearsheets om je records te ordenen in intuïtieve categorieën zoals ‘Beste sales-kandidaten’ of ‘Beschikbare engineers’. Zo kun je direct actie ondernemen als er een vacature vervuld moet worden.
- Voorgedragen kandidaten: de lijst met voorgedragen kandidaten en vacatures helpt je team overzicht te houden op het geheel van vraag en aanbod. Filter de lijst om snel relevante informatie te vinden zoals de status van kandidaten en van vacatures.
- E-mailintegratie: Met e-mailintegraties kun je alle relevante informatie over de kandidaat op één plek vinden, notities toevoegen, gegevens uit cv’s opslaan, of bestanden toevoegen zonder dat je je inbox hoeft te verlaten.
Wat is je investering in een Aplicant Tracking Systeem (ATS)? Bekijk de ATS-koopgids voor alles wat je moet weten om waardevol te investeren in de toekomst van je recruitmentbureau en vraag een gepersonaliseerde demo aan van Bullhorns ATS en CRM-systeem.