Technologie als strategische ruggengraat voor duurzame groei
Door Laurent Pays, founder van SQUARE CITY
Toen ik vijftien jaar geleden met SQUARE CITY startte in Antwerpen, had ik een duidelijk beeld van wat ik níet wilde bouwen. Geen klassiek recruitmentbureau dat draait op volume en het doorschuiven van cv’s, maar een organisatie die echt waarde toevoegt aan zowel kandidaten als klanten, en die een rol speelt in duurzame carrièreontwikkeling en groei.
Vandaag werken we binnen vier domeinen – logistics & supply chain, general office & sales, engineering & technics en finance – maar die oorspronkelijke ambitie is altijd hetzelfde gebleven. Recruitment moet verder gaan dan het invullen van vacatures. Het moet bijdragen aan ontwikkeling, aan kwaliteit en aan lange termijn succes.
Al vrij snel werd voor mij duidelijk dat technologie daarin geen ondersteunende rol speelt, maar een fundamentele. Niet iets wat je “erbij doet”, maar de basis waarop je organisatie draait.
Van intuïtie naar inzicht
De staffingmarkt is de afgelopen jaren in rap tempo veranderd. Klanten verwachten niet alleen snelheid, maar ook consistent hoge kwaliteit. Kandidaten zijn kritischer en beter geïnformeerd, terwijl marges onder druk staan en prestaties steeds transparanter worden.
In zo’n markt kun je het je simpelweg niet meer veroorloven om alleen op ervaring of intuïtie te vertrouwen. Zeker niet als relatief compacte organisatie met groeiambities. Voor mij lag de uitdaging dan ook niet in kostenbesparing, maar in het structureel verbeteren van onze dienstverlening.
Met een team van ongeveer vijftien mensen wilde ik een manier van werken creëren die schaalbaar is, zonder in te leveren op kwaliteit. Dat betekent dat je niet alleen moet weten wat er gebeurt, maar vooral waarom het gebeurt. Daar heb je technologie voor nodig die verder gaat dan registratie en echt inzicht geeft in processen, conversies en performance.
Een platform dat meegroeit met de organisatie
Na een internationale HR- en AI-conferentie werd voor mij nog scherper dat data en AI geen tijdelijke trend zijn, maar een structureel onderdeel van hoe recruitment zich ontwikkelt. Dat was het moment waarop ik bewust ben gaan zoeken naar een partner die ons niet alleen kon helpen met procesoptimalisatie, maar ook met het creëren van inzicht en sturing.
Die keuze viel op het Bullhorn Platform, in combinatie met Automation, Textkernel Search & Match en MIQ. Wat voor mij doorslaggevend was, was niet één specifieke feature, maar het totaalplaatje: een modulair platform dat je stap voor stap kunt uitbouwen en dat meegroeit met je organisatie.
Bouwen in fases, niet in één keer
In plaats van alles tegelijk te implementeren, hebben we ervoor gekozen om gefaseerd te werken. Dat gaf ons de ruimte om niet alleen de technologie goed neer te zetten, maar maar ook de organisatie mee te nemen in de verandering.
De implementatie werd bewust in vier fasen opgebouwd.
1. Fundament: databank en processtructuur
De eerste stap was het optimaliseren van de databank en het structureren van processen binnen Bullhorn. Met ondersteuning van een implementatiepartner werd de basis opnieuw ingericht.
Data werd hierbij niet langer gezien als administratieve verplichting, maar als strategische asset. Alle activiteiten van consultants werden consequent vastgelegd en gestandaardiseerd, zodat informatie herbruikbaar en analyseerbaar werd.
2. Automatisering en AI ondersteuning
In de tweede fase werden automatiseringslagen toegevoegd. Communicatie met kandidaten werd efficiënter ingericht en search & match processen werden ondersteund met AI tools.
Bullhorn evolueerde van registratiesysteem naar actieve workflow ondersteuning. Consultants ontvangen gerichte suggesties op basis van beschikbare data, wat zorgt voor snellere en beter onderbouwde matches.
3. Volledige telefonie-integratie via Ringover
Transparantie in communicatie werd versterkt door integratie van Ringover met Bullhorn. Gesprekken worden automatisch gelogd en getranscribeerd, waarna actiepunten direct in het ATS worden vastgelegd.
Ook mobiele gesprekken worden automatisch geregistreerd. Hierdoor ontstaat een volledig overzicht van klant- en kandidaatinteracties. Door structurele feedback wordt het systeem continu slimmer, terwijl de consultant de regie behoudt.
4. Performance inzicht met Bullhorn Analytics
Met de implementatie van Bullhorn Analytics werd data vertaald naar stuurinformatie. Ratio’s, conversies en activiteitenniveaus zijn inzichtelijk per consultant en per team.
Wij introduceerde individuele performance onepagers, waardoor consultants hun eigen resultaten kunnen analyseren en bijsturen. Deze aanpak, intern omschreven als een vorm van unbossing, stimuleert eigenaarschap en datagedreven werken.
De adoptie werd zorgvuldig begeleid. Verandering kreeg tijd en werd persoonlijk aangepakt, waardoor inzicht evolueerde van controlemiddel naar groeimiddel.
Wat het concreet heeft veranderd
De impact van deze manier van werken is op meerdere vlakken zichtbaar. Processen zijn efficiënter geworden, waardoor het aantal voordrachten en gesprekken is toegenomen, terwijl tegelijkertijd de kwaliteit van onze voorstellen is verbeterd doordat we gerichter en beter onderbouwd matchen.
Doordat we continu inzicht hebben in onze performance, kunnen we sneller bijsturen wanneer conversies afwijken en gerichter coachen, met name bij junior consultants. In plaats van te sturen op aannames, sturen we nu op feiten. Daarnaast heeft het geleid tot meer transparantie binnen de organisatie. Accountability is concreet en meetbaar geworden, wat bijdraagt aan een volwassenere cultuur waarin iedereen eigenaarschap neemt over zijn of haar resultaten. Ook extern merken we het verschil. Klanten en kandidaten ervaren een consistentere, beter onderbouwde en efficiëntere dienstverlening, wat onze positie in een competitieve markt versterkt.
Technologie als continu proces
Wat voor mij misschien wel de belangrijkste les is, is dat technologie geen project is met een begin en een eind. Het is een continu proces van verbeteren en aanscherpen. De komende periode blijven we daarom investeren in het verfijnen van AI prompts, het optimaliseren van integraties binnen onze tech stack en het verdiepen van onze data-inzichten, zodat we de koppeling tussen performance en strategie nog sterker kunnen maken.
In een markt waarin snelheid, kwaliteit en schaalbaarheid samenkomen in datagedreven werken, zie ik software dan ook niet als kostenpost, maar als een strategische investering in hoe je als organisatie opereert. En juist doordat die basis goed staat, kunnen we blijven groeien zonder concessies te doen aan wat voor ons het belangrijkste blijft: de menselijke kant van recruitment.
