Bullhorn werkt echt voor ons. We hebben workflow automation overal ingebouwd zodat medewerkers niks kunnen vergeten en alles voor ze wordt geregeld. Adoptie gaat daardoor vanzelf.
Lees hier hoe Werfplaats tech gedreven groeit met Bullhorn
De Uitdaging
Werfplaats heeft een ‘big hairy audacious goal’: in omzet vertienvoudigen in de komende jaren dankzij duurzame en schaalbare high-tech werkprocessen.
De recruitmentwereld is in beweging. Traditionele werving- en selectiemodellen sluiten niet altijd aan bij de dynamische behoeften van bedrijven. Werfplaats ziet een kans om recruitment flexibeler en efficiënter te maken, zonder de menselijke maat te verliezen. De uitdaging? Een schaalbaar, datagedreven model ontwikkelen dat sourcing als een service aanbiedt, terwijl de klant op de lange termijn een eigen talentpool opbouwt.
De Oplossing
Werfplaats werkt met Bullhorn’s ATS & CRM, Bullhorn Automation, Bullhorn Analytics en veel verschillende AI tools. Deze tools stellen hen in staat om recruitmentprocessen te automatiseren, kandidaatervaringen te verbeteren en waardevolle inzichten te verkrijgen.
Bullhorn Automation
Werfplaats heeft een krachtige en diepgaande automatiseringsstructuur ontwikkeld. Het doel is altijd: first time right en een volledig dekkend proces. Het merendeel van de geautomatiseerde communicatie dient als reminder, maar bij sommige klanten worden berichten volledig automatisch verzonden. In andere gevallen krijgt een medewerker eerst een seintje om de boodschap te controleren. Alle variabelen staan vast van sourcing tot plaatsing, zodat elke stap in het proces klopt.
Daarnaast gebruikt Werfplaats branches om workflows precies af te stemmen op de specifieke behoeften van klanten. Deze workflows lopen via e-mail en het systeem logt automatisch gesprekken, plant interviews in en stuurt bevestigingen naar kandidaten en klanten.
Slimme herinneringen en statusupdates zorgen voor naadloze opvolging. Zo krijgt een recruiter een notificatie om een kandidaat succes te wensen voor een gesprek en een reminder om na afloop te bellen. Blijft een reactie uit? Dan volgt er na drie dagen automatisch een update. Statussen worden ook dynamisch bijgewerkt: bijvoorbeeld als een kandidaat te lang in een fase blijft hangen, wordt deze automatisch op ‘vervallen’ gezet.
Bullhorn Analytics
Het bureau heeft ook haar analysemethoden vernieuwd. Waar eerst de prestaties per individuele recruiter werden gemeten, ligt de focus nu op totaaloverzichten per klant. Recruitment is een strategisch proces en klanten moeten begrijpen hoe hun volledige funnel presteert.
Recruiters en Service Delivery Managers van Werfplaats nemen Bullhorn Analytics live mee in hun klantgesprekken. Zo delen zij inzicht in cruciale KPI’s zoals het aantal telefoontjes, intakegesprekken en conversieratio’s. Deze inzichten worden wekelijks besproken tijdens meetings, waarbij de klant actief meedenkt over mogelijke verbeteringen. Doordat Werfplaats samen met de klant de funnel optimaliseert, ontstaat een strategisch partnership.
Bovendien wordt analytics ingezet om de inspanningen van Werfplaats inzichtelijk te maken. Dit is meer dan alleen rapportage; het helpt klanten begrijpen hoeveel werk er wordt verzet en hoe ze hun recruitmentstrategie kunnen finetunen om benchmarks te halen. Deze transparantie versterkt de samenwerking en zet Werfplaats neer als een echte partner in talentstrategie.
AI Tools
Werfplaats zet (generative) AI in als een strategisch hulpmiddel binnen het gehele wervingsproces. Van klantvooronderzoek en persona-bouw tot geavanceerde searches en geautomatiseerde vacaturecreatie, Generative AI wordt in elke stap geïntegreerd. Werfplaats heeft zelf veel eigen toepassingen ontwikkeld om AI nog slimmer in te zetten. Automatisering verfijnt zich continu, maar menselijke controle blijft essentieel. Automatisch geplande berichten worden bijvoorbeeld pas verzonden nadat ze door een medewerker zijn gevalideerd. Het doel is om AI-assistentie steeds verder te optimaliseren zonder in te leveren op kwaliteit en betrouwbaarheid.
AI ondersteunt ons in alle fasen van het recruitmentproces: persona’s bouwen, searches genereren, vacatureteksten opstellen en kandidaten benaderen.
Wij geloven in ‘High Tech, Human Touch’. Dat betekent dat we alles automatiseren wat kan. We hebben de sweet spot gevonden tussen slim en datagedreven werken. Zo houden we tijd over voor écht persoonlijk contact - dat sluit heel erg mooi aan bij onze visie op Bullhorn.
Het Resultaat
Met Bullhorn als kernplatform en strategisch partner heeft Werfplaats een recruitmentproces opgezet dat zowel technologisch geavanceerd als mensgericht is. Dankzij een slimme mix van automatisering en persoonlijke betrokkenheid, kan Werfplaats hun klanten efficiënter helpen met het invullen van vacatures en het strategisch bouwen van talentpools.
Door de inzet van data en automatisering is Werfplaats in staat om recruitmentprocessen continue te verbeteren, KPI’s te optimaliseren en zich volledig te richten op strategische samenwerking met hun klanten. Bovendien kunnen ze hierdoor opschalen in plaatsingen en omzet, terwijl ze hun team gelijk houden, waardoor hun model uiterst schaalbaar en efficiënt blijft.
Sourcing as a Service
Werfplaats haar businessmodel is Sourcing as a Service. Hiermee kunnen klanten hun recruitmentcapaciteit op en af schalen naar wens. Dit model is disruptief en speelt in op de behoefte aan flexibele, strategische sourcing zonder dat bedrijven afhankelijk zijn van duurdere, vooral transactionele, bureaus. Door deze aanpak pakken ze een sweet spot in de markt en lopen ze voorop in technologische ontwikkelingen, die ze vertalen naar concrete voordelen voor hun klanten. Kennisoverdracht is hierin een cruciaal element; Werfplaats helpt klanten niet alleen bij hun wervingsproces, maar zorgt ervoor dat zij op termijn zelfstandig een talentpool kunnen beheren en benutten. Remco van de Berg, mede-eigenaar van Werfplaats, heeft hier ook een boek over geschreven: Scoren met Sourcing.
Over Werfplaats
Werfplaats is een recruitmentbureau gevestigd in Utrecht, gespecialiseerd in het toegankelijk maken van succesvol recruitment voor organisaties. Zij bieden diensten aan zoals ‘Werving Ontzorgd’, ‘Sourcing as a Service’ en ‘Recruitment Training Tools’. Hun aanpak richt zich op het fungeren als een flexibele uitbreiding van HR- of recruitmentafdelingen, waarbij ze arbeidsintensieve taken binnen het wervingsproces op een slimme en persoonlijke manier overnemen. Dit alles bieden ze aan voor een vast laag bedrag per maand of per hire, zonder dure opstart- of werving & selectie fees.
