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Reportings erstellen – Warum sollte man das machen?

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“Ich möchte gern mehr mit Reportings machen”. Dieser Wunsch wird bei Kunden oft geäußert. Man klickt ab und zu mal auf das Reporting-Tool in Connexys und dabei bleibt es dann oft. Es sind unglaublich viele Daten verfügbar, doch wie interpretiert man diese richtig? Zahlen verraten uns viel, doch sie bringen auch viele Fragen hervor. Die am meisten gestellte Frage ist: “Wo soll ich anfangen?”. Wie kann man das Reporting Tool von Connexys effektiv und effizient einsetzen? In diesem Blog gebe ich Ihnen Tipps über das Wie und Warum rund um Reportings im Recruiting.

Reportings… weil es eben sein muss?

Alles beginnt mit Ehrgeiz und Neugier. Jeder passionierte HR-Berater, Personaler, Recruiter oder HR-Manager möchte wissen, zu welchen Ergebnissen seine Arbeit letztendlich führt und inwiefern er oder sie Anteil an der Erzielung der Team- oder Organisationsziele hat. Reportings bieten hier wichtige Einblicke.

Dennoch werden Reportings nicht immer aus Eigeninitiative erstellt. Oft handelt es sich hierbei um einen Auftrag der Geschäftsführung oder des Managements. So wird die Erstellung von Reportings oft erlebt: “Weil es eben sein muss”. Der Dialog über die gemeinsamen Ziele des Teams und der Organisation fehlt viel zu oft. Dabei ist ebendieser wichtiger Bestandteil des Erfolgspotenzials eines Unternehmens. Gehen Sie gemeinsam einen Schritt zurück, sehen Sie sich das große Ganze an und überlegen Sie sich, warum Sie gerne Reportings erstellen möchten.

Zielorientiertes Reporting

Die allererste Frage, die Sie sich stellen sollten lautet: Welches Ziel verfolgen Sie mit Ihrem Reporting? Diese Frage erscheint ganz einfach, doch die Antwort sollte weiter gehen als nur “aus Neugier”, “weil der Vorstand das gerne möchte” oder “Messen heißt Wissen”. Reportings sind ein Mittel um Ziele und KPIs zu erreichen und diese sind wiederum an einen Recruiting-Plan oder die Organisationsstrategie gekoppelt.

Fünf mal „warum?“

Neulich erzählte mir jemand, dass man fünf mal “Warum?” fragen muss um die richtigen Informationen zu erhalten. Diese Herangehensweise hilft Ihnen bei der Erstellung von Zielen und KPIs. Hier folgt ein kleines Beispiel:

Ziel bestimmen

Notieren Sie zunächst das Ziel, das Sie mit Ihrem Reporting verfolgen möchten und stellen Sie sich dann fünf mal die Frage: “Warum?” Nehmen wir zur Veranschaulichung folgendes Beispiel: “Mein Ziel ist die Steigerung der Konversionsrate der Anzahl der Bewerbungen bis zur Einstellung.”

Reportings- Fragen Sie immer Warum
  • Warum?
    Um herauszufinden ob wir effizient rekrutieren.
  • Warum ist das wichtig?
    Um Zeit und Geld einzusparen.
  • Warum ist das so?
    Wir haben weniger Budget zur Verfügung.
  • Warum ist das so?
    Weil die Produktivität und der Umsatz abgenommen haben.
  • Warum ist das passiert?
    Wir haben in der letzten Zeit Personal eingestellt, das nicht ausreichend qualifiziert war.

Und so sind Sie plötzlich bei einem anderen Reportingziel gelandet: Sie wollen eigentlich die Qualität der Einstellungen (Quality of Hire) messen. Mit mehr Einblick in die Qualität Ihrer Einstellungen ziehen Sie schließlich passionierte und interessierte Mitarbeiter an, die durch Selbstmotivation dazu getrieben werden Ihre Arbeit gut zu machen und auch Spaß dabei haben.

Welchen Sinn macht es Reportings zu erstellen?

Die Erstellung von Reportings wird oft als lästige und undankbare Aufgabe gesehen. Aber wie wäre es, wenn diese Ihnen dabei helfen würden Ihre Arbeit besser und einfacher zu machen und so Ihre Freude bei der Arbeit zu steigern? Machen Sie Ihre Ziele messbar mit einem wöchentlichen Reporting. So behalten Sie den richtigen Fokus. Sie können die Ergebnisse selbst beeinflussen indem Sie beispielsweise Ihre Arbeitsweise ändern. Sie haben die Kontrolle!

Kandidatentyp

Was steht in den Reportings?

Behalten Sie bei der Erstellung Ihrer Reportings die KPIs der Organisation und Ihrer Abteilung sowie Ihre eigenen Ziele im Kopf. Treffen Sie bei der Erstellung Ihrer Ziele klare Entscheidungen. Wählen Sie höchstens fünf oder sechs aus. Sie könnten beispielsweise an die folgenden Themen denken:

  • Optimierung der Kosten pro Einstellung
  • Verbesserung der Qualität der Einstellungen
  • Investitionen in die Kanäle, die am besten funktionieren → Erstellen Sie Reportings auf Basis einzelner Annahmen pro Kanal
  • Verbesserung der Candidate Experience → Erstellen Sie Reportings der Durchlaufzeiten der Kandidaten
  • Prozessoptimierung → Erstellen Sie einen Report der Anzahl der Gespräche vor einer Einstellung
Durchlaufzeit Vakanzen

Wie macht man Reportings?

Tabellen mit Zahlen – dafür kann sich nicht jeder begeistern. Veranschaulichen Sie die Zahlen in einem Diagramm und beziehen Sie immer den Zeitraum mit ein. So bekommen Sie einen guten Überblick. Das wichtigste dabei ist die Geschichte, die sich hinter den Zahlen verbirgt. Erzählen Sie in einem Begleittext mehr dazu oder erzählen Sie es persönlich. Was sagen Ihre Grafiken Ihnen über Ihr Recruitingziel?

Wie oft macht man Reportings?

Besprechen Sie in welchem zeitlichen Abstand es für Sie sinnvoll ist Reportings zu erstellen. Es geht nicht darum wie oft Sie Daten sammeln, sondern vor allem darum, was Sie daraus lernen und welche Schritte Sie auf der Basis dieser neuen Erkenntnisse unternehmen. Reportings sollten immer mit einer persönlichen Erklärung versehen sein und dazu führen, dass Sie einen Aktionsplan aufstellen um, wenn nötig, einzugreifen. Der Workflow der Reportings geht immer weiter: Messen, evaluieren, beisteuern, wieder messen und so weiter.

Daten vollständig und korrekt eingeben

Wissen Sie inzwischen welches Reporting Sie erstellen möchten? Super! Aber damit sind wir noch nicht am Ziel. Denn werden alle Daten die Sie dafür benötigen eigentlich ordentlich in das System eingegeben? Und arbeiten alle nach derselben Herangehensweise? Sie wissen: Garbage in = garbage out  und Was nicht drin steckt, kommt auch nicht raus. Achten Sie gemeinsam darauf, dass alle Informationen ordentlich verarbeitet werden. Ich weiß es: Papierkram ist nicht sexy, aber für ein gutes Reporting äußert wichtig!

Mehr zum Thema Reporting im Recruiting lernen?

Sind Sie gespannt auf unser Bewerbermanagementsystem und die Möglichkeiten für u.a. Reportings? Lassen Sie sich von einem unserer Recruiting Experten beraten. Arbeiten Sie schon mit mit Connexys und möchten Sie das Reporting Tool besser nutzen? Ich berate Sie gerne persönlich. Zudem organisieren wir regelmäßig Fortbildungen rund um Reportings für die Nutzer von Connexys. Melden Sie sich für unsere Updates an um keine Trainings zu verpassen.