Recruiting zwischen Vertrauen und Automatisierung: Was bleibt, wenn KI übernimmt?
Interview mit Ron-Arne Sydow und Marco Boomsma
Irgendwann sagt Ron-Arne Sydow in unserem Gespräch einen Satz, der mir noch Tage später im Kopf bleibt: „Im Luxushotel begrüßt dich ein Hotelmitarbeiter persönlich. Im Budget-Hotel checkst du am Terminal ein. Genauso wird sich Recruiting entwickeln.“ Er sagt das ruhig und reflektiert, fast so, als wäre diese Entwicklung längst entschieden. Vielleicht ist sie das auch.
Ron-Arne ist Gründer und Geschäftsführer von Callidus Energie, einer auf die deutschsprachige Energiewirtschaft spezialisierten Personalberatung mit rund 30 Mitarbeitenden in Frankfurt. Seit 20 Jahren ist er Teil der Branche. Und er ist einer dieser Gesprächspartner, bei denen man schnell merkt: Hier hat jemand nicht nur Erfahrung gesammelt, sondern sie auch sehr genau analysiert.
Bei Bullhorn spreche ich regelmäßig mit Führungskräften aus der Personaldienstleistungsbranche über Wachstum, Wandel, Technologie und KI. Eine Frage taucht dabei immer wieder auf, manchmal direkt ausgesprochen, manchmal eher zwischen den Zeilen: Wie baut man eine Personalberatung auf, die auch in unsicheren Zeiten erfolgreich bleibt? Callidus Energie hat darauf eine Antwort gefunden, die ich selten so konsequent umgesetzt sehe.
Personalberatung als Vertrauensmodell
Was mich an Callidus besonders interessiert hat: Das Unternehmen betreibt keine klassische Kaltakquise. In einer Branche, die traditionell stark auf Vertriebsaktivität, Taktung und kurzfristige Ergebnisse setzt, ist das eine mutige Entscheidung. Vor allem auch ist es keine, die von allein funktioniert.
„Der Personalberatungsmarkt konzentriert sich oft zu stark auf kurzfristige Erfolge“, sagt Ron-Arne. „Uns geht es darum, nachhaltige Beziehungen aufzubauen. So entsteht echtes Vertrauen und infolgedessen kommt ein Großteil unseres Geschäfts über Weiterempfehlungen.“
Das klingt einleuchtend. In der Umsetzung ist es anspruchsvoll. Denn es bedeutet, dass jede Interaktion mit Kunden und Kandidat:innen langfristig überzeugen muss. Nicht nur der erfolgreiche Abschluss zählt, sondern auch der Weg dorthin.
Ron-Arne hat diesen Ansatz bei Callidus bis in die Personalauswahl durchdacht. Er stellt bewusst auch eher introvertierte Berater:innen ein. Menschen, die nicht nur gut verkaufen, sondern vor allem gut zuhören können. „Menschen wollen gehört werden“, sagt Ron-Arne. „Nicht bearbeitet.“ Vielleicht ist genau das der entscheidende Unterschied.
Was messen Personalberatungen eigentlich und warum?
Viele Personalberatungen, mit denen ich spreche, kämpfen mit einem ähnlichen Problem: Die Zahlen sehen gut aus, aber das Geschäft fühlt sich nicht gut an. Die Teams zeigen hohe Aktivität, doch die Kundenzufriedenheit sinkt. Es werden viele Gespräche geführt, aber nicht unbedingt bessere Beziehungen aufgebaut. Das Problem ist dann oft nicht das Team. Es sind die falschen Kennzahlen.
Bei Callidus hat diese Erkenntnis zu einem ungewöhnlichen KPI-System geführt. „Wenn du dein Team auf Gesprächsvolumen optimierst, bekommst du viele Gespräche, aber wenig Tiefe“, erklärt Ron-Arne. „Die Candidate Experience leidet, die Beziehungen leiden, und am Ende leidet auch das Ergebnis.“
Statt reiner Aktivitätskennzahlen zählen bei Callidus deshalb vor allem gewonnene Mandate, vermittelte Vorstellungsgespräche und die Zufriedenheit aller Beteiligten im Nachgang. Nach jeder Suche geht eine Feedback-Umfrage an Kunden und Kandidat:innen. Dieses Feedback ist für Callidus einer der wichtigsten KPIs.
Ich finde das bemerkenswert, weil es eine Disziplin erfordert, die in wachsenden Personalberatungen schnell verloren gehen kann. Die Versuchung ist groß, auf Zahlen zu setzen, die sich leicht messen und kontrollieren lassen. Doch Callidus zeigt: Wer konsequent auf Qualität setzt, muss nicht auf Wachstum verzichten. Im Gegenteil.
Produktiver werden, ohne Qualität zu verlieren
Wachstum ist in der aktuellen Marktlage für viele Personaldienstleister eine echte Herausforderung. Steigende Gehälter, höhere Betriebskosten und ein zögerliches Kundenumfeld setzen die Margen unter Druck. Produktivität wird damit zu einer zentralen Frage. Viele Unternehmen reagieren darauf mit mehr Druck, mehr Volumen und mehr Tempo. Ron-Arne geht bewusst einen anderen Weg.
Technologie soll bei Callidus nicht den menschlichen Teil der Arbeit ersetzen. Sie soll administrative Aufgaben übernehmen, damit Menschen mehr Zeit für das haben, was wirklich zählt: Beziehungen aufbauen, Kontext verstehen, Vertrauen schaffen.
Das Ergebnis ist messbar. Ein Consultant, der früher sieben Projekte gleichzeitig managen konnte, betreut heute elf bis zwölf. Das entspricht einer Produktivitätssteigerung von rund 50 Prozent, ohne Abstriche bei der Qualität.
„Das Herzstück unserer Arbeit ist das Aufbauen von Beziehungen“, sagt Ron-Arne. „Technologie soll uns dafür mehr Raum geben.“ Das ist kein großes Versprechen, eher eine klare Prioritätensetzung. Aber genau darin liegt die Stärke.
KI ehrlich testen, statt blind vertrauen
KI ist inzwischen das Thema, das in kaum einem Gespräch fehlt. Gleichzeitig ist es auch das Thema, bei dem die Meinungen am weitesten auseinandergehen. Manche Führungskräfte sehen darin die Lösung für fast alles. Andere reagieren mit großer Skepsis.
Ron-Arne nimmt eine Haltung ein, die ich sehr klug finde: neugierig, aber geerdet. „KI wird viele Dinge übernehmen, die wir heute tun. Aber möglicherweise genau die, die unser Team sowieso nicht mag“, sagt er.
Damit das keine Theorie bleibt, hat Callidus etwas aufgebaut, das ich in dieser Konsequenz selten sehe: ein echtes Testlabor. Mit dem Schwesterunternehmen Talenki testet Ron-Arne neue Technologien, von Voicebots über automatisierte Kandidatenansprache bis hin zu KI-gestützten Tools. Das Projekt läuft mit einem kleinen Team aus Technologieexpert:innen und einem eigenen Bullhorn-System, bewusst getrennt vom Kerngeschäft.
„Uns war bei der Einführung von KI und neuen Technologien wichtig, die Marke Callidus und wofür wir stehen keinesfalls zu riskieren“, erklärt Ron-Arne. „Wenn etwas bei Talenki funktioniert, wandert es rüber zu Callidus. Wenn nicht, haben wir daraus gelernt, ohne unsere Kundenbeziehungen zu gefährden.“
An Talenki hat mich besonders beeindruckt, dass ein kleines, gut aufgestelltes Team mit KI heute Dinge entwickeln kann, die vor wenigen Jahren noch sehr hohe Investitionen erfordert hätten: eigene Vertriebstools, Matching-Lösungen, Projektmanagement-Ansätze. Nicht in Jahren, sondern in Wochen.
Ich sehe diese Geschwindigkeit auch bei uns. Der KI-Assistent, den wir bei Bullhorn vor sechs Monaten gezeigt haben, ist heute bereits ein anderer. Die Entwicklung ist unfassbar rasant. Wer einen strukturierten Weg hat, neue Möglichkeiten zu testen, ist also klar im Vorteil.
Software-Einführung ist kein IT-Projekt
All das funktioniert nur, wenn Technologie im Alltag wirklich genutzt wird. Ich erlebe es regelmäßig: Unternehmen investieren in Software, aber die Nutzung bleibt hinter den Erwartungen zurück. Das Budget ist ausgegeben, die Skepsis im Team wächst und der erhoffte Effizienzgewinn bleibt aus.
Ron-Arne hat auch das auf die harte Tour gelernt. Frühere Implementierungen bei Callidus scheiterten, weil der Fokus zu stark auf der Technologie lag und zu wenig auf den Menschen, die damit arbeiten sollten.
Beim Neustart mit Bullhorn lief es deshalb grundlegend anders. „Wir haben das Projekt intern von Anfang an als Change- Management-Projekt positioniert, nicht als Software-Rollout“, erklärt Ron-Arne. Kolleg:innen wurden zu Botschafter:innen ernannt. Sie haben den Prozess mitgestaltet, Bedenken eingebracht und Lösungen entwickelt. Weil der Wandel nicht von außen über das Team gestülpt wurde, sondern aus dem Team selbst kam, war die Akzeptanz von Beginn an eine andere.
Was mich an dieser Geschichte besonders fasziniert hat, ist die Ehrlichkeit, mit der Ron-Arne beschreibt, was vorher schiefgelaufen ist. Denn genau daraus entstehen oft die besten Lösungen: nicht aus perfekten Plänen, sondern aus echten Lernerfahrungen. Hier kannst du das übrigens im Detail nachlesen: Callidus Energie GmbH Case Study.
Weniger Anbieter, aber mehr Tiefe
Mit Blick in die Zukunft geht Ron-Arne davon aus, dass es bereits in fünf Jahren deutlich weniger Personaldienstleister geben wird. Vor dem Hintergrund, dass sich der rein transaktionale Teil des Recruitings zunehmend automatisieren lässt, ist das gut nachvollziehbar.
Doch es gibt Dinge, die sich nicht ohne Weiteres skalieren lassen: Vertrauen aufbauen. Kontext wirklich verstehen. Menschen in wichtigen beruflichen Entscheidungen begleiten. Kunden nicht nur mit Profilen versorgen, sondern strategisch beraten.
Das Bild vom Hotel, mit dem Ron-Arne unser Gespräch zusammenfasst, ist deshalb mehr als eine Analogie. Es ist eine strategische Frage. Welche Art von Personalberatung willst du sein, wenn Automatisierung den transaktionalen Teil übernimmt? Das Budget-Hotel mit Self-Service-Terminal? Oder das Luxushotel, in dem Menschen bewusst auf persönliche Betreuung setzen, weil sie genau darin den Mehrwert sehen?
Wer heute in Qualität, echte Beziehungen und den strukturierten Einsatz von Technologie investiert, wird in dieser Verschiebung nicht verlieren. Er oder sie wird zu denjenigen gehören, die die neuen Standards in der Personaldienstleistungsbranche setzen.
Lass uns reden und voneinander lernen
Was ich aus meinem Gespräch mit Ron-Arne mitnehme: Wachstum im Recruiting entsteht nicht einfach durch mehr Aktivität. Es entsteht durch mehr Klarheit. Klarheit darüber, was wirklich gemessen werden soll und was Technologie leisten soll und was nicht. Auch Klarheit darüber, wie man Menschen durch Veränderung begleitet, statt sie damit zu überfordern.
Genau über diese Fragen möchte ich in den kommenden Monaten mit weiteren Führungskräften aus der Branche sprechen. In einem Format ohne Präsentationen. Dafür mit ehrlichen Gesprächen über Wachstum, Wandel und die Rolle von KI in der Personaldienstleistung.
Wenn du dabei sein möchtest, melde dich direkt bei deinem Ansprechpartner bei Bullhorn. Und falls du uns in Person treffen willst, schau bei unseren regelmäßigen Events vorbei, oder abonniere unseren Newsletter, um keine Aktionen zu verpassen.
Über Marco Boomsma
Marco Boomsma ist Regional Vice President EMEA bei Bullhorn, dem weltweiten Marktführer für CRM- und ATS-Software im Staffing und Recruiting. Mit über 25 Jahren Erfahrung in der Führung von Teams in Software- und Tech-Branchen treibt er den Ausbau von Bullhorn in Europa voran, mit Fokus auf KI, Automatisierung und Kundenerfolg. Marco studierte Commerciële Economie an der Haagse Hogeschool.
