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25 Dinge, die jede Personalvermittlungsfirma automatisieren sollte

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Während Personalvermittlungsunternehmen auf der ganzen Welt gezwungen sind, ihre Unternehmensabläufe angesichts der jüngsten globalen Ereignisse zu überdenken, wissen wir auch, dass Sie Ihren Kunden und Kandidaten gegenüber weiterhin verpflichtet sind, so effektiv wie möglich zu funktionieren. Vor diesem Hintergrund zeigen wir Ihnen, wie Sie die Recruitingproduktivität durch Automatisierung steigern können.

Menschen scheinen nach Bestrafung zu verlangen. Wir verbringen unsere Tage damit, banale Aufgaben zu erledigen, nur um den Prozess immer und immer wieder zu wiederholen. Sie verstehen, was gemeint ist.

Während es einigen eine große Freude bereitet, ein und dieselbe Aufgabe ständig zu wiederholen, kann dies im Recruiting zu verpassten Chancen führen und dazu, dass man den Anschluss verliert.

Sich auf „geschäftiges Arbeiten“ zu konzentrieren, anstatt mit dem gefragten Interessenten oder dem möglichen Top-Kandidaten zu sprechen, wird sich letztendlich auf das Resultat auswirken. Das Problem ist, dass die gesamte Recruiting-Branche vor der Automatisierung zurückgeschreckt ist, wahrscheinlich aufgrund der Annahme, dass Roboter, genau wie Menschen, Beziehungen aufbauen können (können sie nicht).

Banale, täglich wiederkehrende Aufgaben im gesamten Recruiting-Prozess zu automatisieren, kann der Schlüssel zum Erfolg sein. Wenn „Roboter“ diese Aufgaben von Recruitern, Sales-Mitarbeitern und Vermarktern übernehmen, bleibt mehr Zeit, sich auf umsatzgenerierende Tätigkeiten zu konzentrieren.

Letztendlich unterstützt Automatisierung Recruiting- und Vertriebsleiter dabei, eine Struktur zu schaffen, die Spannungen innerhalb und außerhalb des Unternehmens entschärft. Dies führt dazu, dass weniger Zeitaufwand für die manuelle Eingabe von Notizen, Aufgaben, E-Mails und Tätigkeiten nötig ist und mehr Zeit für aussagekräftige Gespräche mit Kandidaten, Kunden und potenziellen Kunden bleibt.

Eine Stunde, die pro Tag und pro Recruiter/Vertriebsmitarbeiter eingespart wird, entspricht 260 Stunden pro Jahr und Mitarbeiter! Das sind eine Menge Arbeitsstunden! Und wenn Sie dies nun mit 50 (Recruitern/Vertriebsmitarbeitern) multiplizieren, kommen Sie bereits auf 13.000 Stunden, die pro Jahr eingespart werden können!

Recruiting

Aus Sicht des Recruiters ist der Kandidat König. Von neuen Bewerbern über Vorstellungsgespräche bis hin zur Auftragsvergabe gibt es eine Reihe von Bereichen, in denen eine vergessene Notiz oder ein verpasster Anschluss zu Einnahmeverlusten und einer negativen Erfahrung seitens des Kandidaten führen kann.

Durch Automatisierung kann das Recruiting-Ops-Team zu jeder Zeit im gesamten Recruiting-Zyklus eine reibungslose Erfahrung sicherstellen. Dies ermöglicht es den Recruitern, das zu tun, was sie am besten können – Beziehungen aufbauen und die Welt zum Arbeiten bringen.

1. Neuen Bewerber von „passiv“ auf „aktiv“ setzen

Systeme wie ATS und CRM, die von menschlichen Eingaben abhängig sind, sind ebenfalls anfällig für menschliches Versagen. Eine der Aufgaben, die häufig übersehen werden, ist das Aktualisieren des Bewerberstatus von passiv auf aktiv. Alle, die neu bei Bullhorn sind, werden auf den neusten Stand gebracht und sind bereit für zukünftige Automatisierungen oder Pre-Screenings.

2. Erinnerung an das Folgegespräch

Erinnern Sie alle Beteiligten an den nächsten Schritt im Bewerbungsprozess. In diesem Fall kann durch das Senden einer einfachen E-Mail oder SMS an den Kandidaten ein pünktliches Treffen sichergestellt werden. Sie können auch automatisch eine Erinnerung an den zugewiesenen Recruiter und Personalverantwortlichen senden.

 

3. Statusaktualisierungen der Kandidaten, wenn diese den Einstellungsprozess durchlaufen oder abgelehnt werden

Niemand mag es, im Unklaren gelassen zu werden. Allerdings bekommen die meisten Kandidaten nie eine Rückmeldung, nachdem sie einen Lebenslauf eingereicht haben. Kandidaten können damit leben, wenn sie nicht angenommen werden, aber es ist ihnen nicht egal, wenn sie keine Rückmeldung erhalten. Kandidaten verbringen viel Zeit damit, einen Lebenslauf zu verfassen und einzureichen. Man sollte also zumindest automatische Benachrichtigungen nach Erhalt der Bewerbung und nach jeder Profiländerung verschicken. So lässt sich letztendlich auch der Strom an Folge-E-Mails in Ihrem Posteingang eindämmen. Seien Sie proaktiv und pflegen Sie Ihre Kandidaten, auch wenn sie gerade nicht die richtige Stelle für sie haben.

 

4. Fügen Sie der Unterlage des Kandidaten in bestimmten Zeitabständen eine Notiz hinzu

Möglicherweise meldet sich Ihr Kunde nur langsam bei Ihnen zurück und es gibt keine Fortschritte im Bewerbungsprozess. Wenn also nach einer bestimmten Zeitspanne, z.B. nach zwei Wochen, keine Benachrichtigung oder Profiländerungen eingehen, können Sie dem Kandidaten aus Höflichkeit automatisch eine Folge-E-Mail senden.

5. Senden Sie am ersten Arbeitstag eine SMS

Verringern Sie die Anzahl an No-Shows aufgrund von fehlerhaften Anfahrtsbeschreibungen oder Informationen, indem Sie am ersten Arbeitstag eine automatische SMS schicken. Legen Sie einen guten Start mit dem Auftragnehmer hin, indem Sie sich proaktiv mit Ihrem vermittelten Kandidaten in Verbindung setzen.

 

6. Regelmäßiges Feedback zur Zufriedenheit des Auftragnehmers

Die Möglichkeit, sich während eines Arbeitseinsatzes mit einem Auftragnehmer zu beschäftigen, wird häufig außer Acht gelassen. Vielleicht fühlt sich der Auftragnehmer beim Arbeitseinsatz nicht ganz wohl oder ein anderes Problem ist aufgetreten. Wenn Sie also regelmäßig Kontakt aufnehmen und dabei die Stimmung ausloten, können Sie Probleme direkt angehen und den Kurs korrigieren, was letztendlich auch Ihren Einnahmen zugute kommt.

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7. Versenden Sie Onboarding Unterlagen und eine Kopie an HR

Der erste Schritt, nachdem ein Kandidat für eine Position ausgewählt wurde, besteht darin, seine Unterlagen zu übermitteln. Erleichtern Sie sich den Onboarding Prozess und schicken Sie direkt eine E-Mail mit allen entsprechenden Unterlagen an HR und den Kandidaten. All dies kann durch „neue Platzierung“ oder jeden anderen Status, den Sie in Bullhorn für Neueinstellungen verwenden, ausgelöst werden.

8. Benachrichtigen Sie den zugewiesenen Recruiter, wenn Top-Talente eine bestimmte Job-Seite besuchen

Behalten Sie den Überblick über A+ Kandidaten und setzen Sie sich, basierend auf deren Verhalten, proaktiv mit ihnen in Verbindung. Mithilfe von Automatisierung können Sie den zugewiesenen Recruiter ausfindig machen und benachrichtigen, wenn ein „Highlight“-Kandidat eine bestimmte

 

9. Versenden Sie eine Benachrichtigung, wenn sich eine Phase ändert

Bei einer wichtigen Statusänderung, z.B. von Vorstellungsgespräch zu vermittelt, können Sie automatisch eine Benachrichtigung an den Recruiting-Manager oder die Ops-Leitung versenden lassen, damit sie die Vermittlungsquoten prognostizieren können.

10. E-Mail, wenn sich eine Phase verändert

Senden Sie bei wichtigen Statusänderungen eine E-Mail an Kandidaten, Recruiter, Personalverantwortliche, HR oder andere wichtige Personen. Dies ist besonders hilfreich bei Neueinstellungen.

11. Aktualisieren Sie die Kontaktdatensätze, wenn sich die Phase ändert

Manchmal sollte die Anpassung eines Eintrags auch eine andere Information aktualisieren. Mithilfe von Automatisierung könnten Sie eine Kandidatenbewertung auf Highlight aktualisieren, sobald sie sich in der Phase vermittelt befinden.

12. Sammeln Sie Bescheinigungen (Krankenkasse, gewerblich etc.)

Das ist ein großes Thema in bestimmte Branchen, insbesondere die Krankenversicherung. Senden Sie automatisch einen Monat vor Ablauf der Bescheinigungen eine E-Mail an einen Kandidaten und anschließend jede Woche, bis die neuen Bescheinigungen eingegangen sind.

 

Vertrieb

Kommen Sie immer zu einem Abschluss – Alec Baldwins Monolog aus Glengarry Glen Ross  gibt das sehr gut wieder. In der heutigen Vertriebsumgebung kommt es jedoch häufig vor, dass das Versenden von E-Mails, die Nachbereitung neuer potenzieller Kunden oder die Pflege aktueller Kundenbeziehungen auf der Strecke bleiben.

Durch die Automatisierung des Recruiting-Sales-Zyklus können Einnahmen geschützt, Beziehungen gepflegt und letztendlich mehr Geschäfte abgeschlossen werden.

13. Legen Sie eine Erinnerung fest, um an potentiellen Neukunden dranzubleiben

Vielbeschäftigte Verkäufer können einen potenziellen Neukunden übersehen, der beim ersten Gespräch möglicherweise noch nicht so weit war. Legen Sie automatisch Folgeaufgaben fest, um potenzielle Kunden anzurufen und die Beziehung weiter am Leben zu halten.

 

14. Monatliches Check-in mit aktuellen Kunden

Ihre aktuellen Kunden sind ebenso wichtig wie potenzielle Neukunden. Die Pflege Ihrer derzeitigen Kundenbeziehungen kann zu zusätzlichen Arbeitsaufträgen führen und Ihr Unternehmen in den Köpfen Ihrer Kunden festigen. Senden Sie jeden Monat eine automatische E-Mail, um die Lage einschätzen zu können und neue Einstellungsbedürfnisse zu beurteilen oder um Bedenken hinsichtlich Service, Qualität etc. auszuräumen.


15. Automatische E-Mail basierend auf der jeweiligen Phase

Vielleicht haben Sie schon eine Weile mit einem potenziellen Neukunden gearbeitet, aber aus irgendeinem Grund ist er noch immer nicht zum Kunden geworden. Schlimmer noch, sie haben auf keine Ihrer Nachrichten eine Antwort erhalten. Glücklicherweise ist die Automatisierung von E-Mails basierend auf einem Phasenwechsel ein Kinderspiel. Wenn Sie beispielsweise zur Phase „Unerreichbar“ oder „Keine Antwort“ wechseln, kann dies eine allerletzte E-Mail auslösen, um diesen potenziellen Kunden doch noch zu gewinnen.

16. Erinnerung daran, den Personalverantwortlichen nach dem Arbeitseinsatz anzurufen

Die Nachverfolgung bezüglich des Status eines kürzlich vermittelten Kandidaten ist gängige Praxis, kann jedoch bei Verkäufern, die dabei sind, Neukunden zu gewinnen, schnell durch das Raster fallen. Stellen Sie sich eine Erinnerung ein, um den Personalverantwortlichen einen Monat nach Beginn eines Auftrags anzurufen, um Einstellungsprobleme aufzudecken oder mögliche Bedenken Ihres Kunden auszuräumen. Gehen Sie noch einen Schritt weiter, indem Sie während eines Auftrags jeden Monat einmal nachhaken.


17. Arbeiten Sie mit Hot Sales Leads

Das Aufdecken von Hot Prospects ist keine präzise Wissenschaft, aber Automatisierung kann dabei helfen. Anstatt Ihre Zeit und Energie für das Abarbeiten einer Liste mit potenziellen Kunden zu verwenden, nutzen Sie besser KI und Automatisierung, um herauszufinden, wer sich am meisten für Ihr Unternehmen interessiert. Beim Lead-Scoring wird den potenziellen Kunden für jede positive oder negative Handlung ein Rang zugewiesen. Zum Beispiel kann ein potenzieller Neukunde eine Punktzahl von 90 erreichen, während ein anderer nur 50 bekommt. Der potenzielle Kunde mit 90 Punkten hat auf E-Mails geklickt, stand möglicherweise zuvor mit Ihnen in Kontakt oder hat wichtige Seiten Ihrer Website besucht; jede Aktivität erhält eine eigene Punktzahl. Auf diese Weise können sich Vertriebsmitarbeiter darauf konzentrieren, wer sich am meisten mit dem Unternehmen beschäftigt hat – und ja, Sie können die Abfolge von E-Mails etc. basierend auf der Punktzahl automatisieren.

18. Pflegen Sie den Kontakt zu potenziellen Neukunden mit zeitgesteuerten Abfolgen

Potenzielle Neukunden, alte Interessenten, Listen von Konferenzen – alles kann für eine gut gestaltete Abfolge von E-Mails verwendet werden. Automatisieren Sie diesen ersten Schritt beim Aufbau einer Beziehung, indem Sie personalisierte Klartext E-Mails in großem Umfang an potenzielle Kunden senden.

19. Begrüßungsmails an neue Kunden

Sich bei einem Neukunden zu bedanken und somit einen Anstoß für die Beziehung zu geben, ist niemals eine schlechte Idee. Ein Begrüßungspaket per E-Mail mit relevanten Anhängen, Kontakten und Informationen, die Ihrem neuen Kunden helfen, das Beste aus der Beziehung herauszuholen, könnte basierend auf der Kontaktphase des Kunden ausgelöst werden.


Marketing

Ahhhh Marketing. Das ist eine Disziplin, die mir sehr am Herzen liegt. Immerhin haben wir der Marketingautomatisierung vieles, worüber wir heute gesprochen haben, zu verdanken.

In einer Personalvermittlungsagentur hat Marketing eine ziemlich große Verantwortung dafür, dass das Kandidaten- und Kundenerlebnis mit der Marke übereinstimmt. Von der erneuten Beschäftigung mit alten Kandidaten über die Ausrichtung der Touchpoints auf die Marke bis hin zur Unterstützung der Recruiting- und Verkaufsteams beim Senden der richtigen Inhalte zur richtigen Zeit, hat das Marketing alle Hände voll zu tun. Zum Glück kann Automatisierung auch hier unterstützen.

20. Senden Sie den Auto-Responder an neue Bewerber

Es klingt wie ein Kinderspiel, aber es passiert immer wieder – der Bewerber reicht eine Bewerbung ein und erhält nie eine Rückmeldung. Entschärfen Sie die Spannungen von Anfang an und reagieren Sie, sobald eine Bewerbung erfolgreich eingereicht wurde.

 

21. Regelmäßige Kommunikation mit früheren Einsendungen, Vorstellungsgesprächen und Beratern

Es passiert. Tausende von Kandidaten werden ausgewählt, 2% werden vermittelt und der Rest verweilt zunächst im ATS. Verhindern Sie dies, indem Sie alte, aber nicht ganz hoffnungslose Kandidaten identifizieren und mit ihnen kommunizieren (und räumen Sie in diesem Zuge auch Ihr ATS auf). Senden Sie regelmäßig E-Mails an alte Kandidaten – normalerweise solche ohne Benachrichtigung oder andere Aktivitäten innerhalb von sechs Monaten. Herefish-Kunden sehen einen Anstieg der Platzierungen bei bestehenden ATS-Kandidaten um 76%. Die Neubelebung der aktuellen ATS-Kandidaten zahlt sich also aus.

22. Bitten Sie engagierte Kandidaten um Empfehlungen

Jeder kennt jemanden, der jemanden kennt, der jemanden kennt … Erzielen Sie mehr Wert aus Ihrem aktuellen „Top-Talent“, indem Sie Empfehlungen antreiben. Sie können eine Empfehlungs-E-Mail einfach auf dem Enddatum des Arbeitseinsatzes basieren oder gehen Sie einen Schritt weiter und verwenden Sie eine Kandidatenbewertung, um Ihre engagiertesten Kandidaten zu finden.


23. Identifizieren Sie schlechte E-Mails/keine E-Mails

Entfernen Sie fehlerhafte Informationen automatisch und bereinigen Sie Ihre Datenbank. Informationen von Kandidaten- und Interessenten können falsch eingegeben werden oder einfach unbrauchbar sein. Mithilfe der Automatisierung können Sie diese Datensätze identifizieren und versuchen, sie zu aktualisieren oder einfach aus Bullhorn zu entfernen.

24. Senden Sie eine E-Mail zum Geburtstag/Jubiläum/zu einem beliebigen Datum an den Kandidaten

Einzelhandelsgeschäfte nutzen dies seit Jahren, aber es kann genauso im Recruiting verwendet werden. Das Senden einer E-Mail an einem bestimmten Datum wie einem Geburtstag oder einem Kundenjubiläum ist eine kleine Geste mit großer Wirkung, die einmal festgelegt werden kann und immer wieder ausgeführt wird.


25. Tabellenkalkulationen hochladen

Systeme, die nicht integriert sind, erfordern endloses Herunterladen und Hochladen von Tabellenkalkulationen. Stoppen Sie diesen Wahnsinn und behalten Sie automatisch Ihre Marketingplattform wie Herefish bei, die in Bullhorn integriert ist, und laden Sie nie wieder eine Tabellenkalkulation hoch.

Das sind sie also; 25 Dinge, bei denen die Automatisierung von Recruitment heute  helfen kann. Die Automatisierung sich wiederholender oder alltäglicher Aufgaben, die leicht vergessen werden, hilft Recruitern, Verkäufern und dem gesamten Unternehmen, Zeit, Geld und Nerven zu sparen.