Hoe kun je automation naar een hoger niveau tillen?
Klanten van Bullhorn bereikten onlangs een opmerkelijke prestatie: met Bullhorn Automation werden één miljard handmatige taken geautomatiseerd. Het is geweldig om te zien dat zoveel recruitmentbureaus succes hebben geboekt met automatisering, maar hoe kun je automation in recruitment naar een hoger niveau tillen?
Tijdens Engage Boston 2022, spraken wij met een panel van Bullhorn-klanten die hogere niveaus bereikten met automation: Martin Lopez, Project Manager, Triple Crown Consulting; TJ McGoldrick, VP – Delivery, The Baer Group; Vincent Devoe, Director of Business Applications, Signature Consultants; en Rachel Tigges, CMO, Solomon Page. Bullhorn Automation professionals Ben Carter en Billy Davis deelden hun deskundigenadvies over de manier waarop je automation kunt opvoeren. Lees hun inzichten hieronder.
Best practices
De technologie in huis hebben is niet voldoende: de manier waarop je technologie inzet en gebruikt, dat is wat telt. Hoe hebben onze klanten de implementatie van automatisering aangepakt en hoe hebben zij deze optimaal benut binnen hun organisatie?
Klein beginnen
Onze klantpanelleden gaven het advies te beginnen met eenvoudige automatiseringen en toe te werken naar meer geavanceerde processen naarmate je vertrouwd raakt met het platform. “Het is niet iets dat je snel voor elkaar wilt krijgen,” zegt McGoldrick. “Er wordt veel getest, gehergroepeerd en verfijnd.”
Bullhorn Automation biedt ook tal van automation blauwdrukken om mee te beginnen. “We vertrouwden op de training en de kant-en-klare sjablonen die het automatiseringsplatform biedt,” zegt Tigges. “We hebben ervoor gekozen om eerst alles intern te laten draaien. De communicatie die een kandidaat of klant normaal gesproken bereikt, stuurden wij eerst naar ons interne publiek, we testten het en leerden vervolgens begrijpen wat ons externe publiek zou ontvangen. Daarna hebben we die zaken in onze database vastgelegd. “
“Als iets niet werkt, kunnen wij altijd wijzigingen aanbrengen en gaandeweg steeds aanpassen,” voegt Lopez eraan toe.
Als je eenmaal vertrouwd bent met de basisprincipes, ben je er meer dan klaar voor om automatisering te integreren in complexere processen. Over het opvoeren van je automatisering zegt Tigges: “Mijn beste advies is om de pleister er in één keer af te halen. Ik denk dat we allemaal nerveus zijn als we aan boord stappen van welke technologie dan ook, laat staan een technologie die voor veel mensen vreemd is en die soms overweldigend kan zijn. Niettemin ben ik er een groot voorstander van dat als je eenmaal aan boord bent, je het mooie van dit automatiseringsplatform leert ontdekken, namelijk dat je de diepte en snelheid kunt kiezen die je zelf wilt.”
Verbeteren, niet vervangen
Onze klanten ontdekten ook dat automatisering het beste kan worden gezien als een verlengstuk van je recruiters zelf, in plaats van als een losstaand iets. “Wij zien automation niet als een vervangende activiteit. Wij zien het als een verbeteringsactiviteit om ons bereik te vergroten,” zegt McGoldrick. “Als deze berichten op je telefoonnummer en je e-mail verschijnen, wil je dat het aanvoelt en het klinkt alsof jij zelf de afzender bent. Het is een verlengstuk van mij tegenover iemand die namens mij praat.”
“Ik vind dat wij een gulden middenweg hebben gevonden tussen robotachtige marketingantwoorden en meer persoonlijke antwoorden of meer persoonlijke contactmomenten,” voegt Lopez eraan toe.
Feedback krijgen
Automatiseringen kunnen altijd worden aangepast als ze eenmaal in werking zijn. Het is belangrijk om regelmatig met je team te overleggen om te leren wat beter kan en welke zaken geautomatiseerd kunnen worden. “Ik praat voortdurend met onze sales-, recruitment- en backofficeteams om te horen wat werkt en wat niet,” zegt McGoldrick. Wat zijn jouw uitdagingen? Wat zou je efficiënter kunnen maken? En dat brengt de bal aan het rollen voor de gebieden waar we automatisering kunnen toepassen.”
Gebruiksvoorbeelden
Er zijn bijna evenveel gebruiksvoorbeelden als automatiseringen zelf, maar over het algemeen kun je automation toepassen voor alle repetitieve taken die je team uitvoert. “In de recruitment cycle gebeuren er dingen die standaard worden herhaald. Als je die klussen kunt automatiseren en efficiënter maken, haal je steeds meer waarde uit de moeite die je erin steekt,” zegt Davis. Als je het kunt bedenken, is de kans groot dat je het kunt automatiseren.
Datahygiëne
Automatisch opschonen is een van de meest basale en krachtige functies van automatisering. Het is ook een goede manier om te starten en niet alleen vanwege de eenvoud: “Ik heb nog geen recruiters ontmoet die het leuk vinden om data in te voeren”, zegt Davis. “Dus als je dat proces kunt optimaliseren, heb je meteen een fan-conversie.”
“81% van je database raakt verouderd als je processen niet automatiseert,” voegt Carter eraan toe. Hoe zorg je ervoor dat je met automatisering een nauwkeurige database bijhoudt?
Davis: “Automatiseer alles wat je vandaag kunt doen als het gaat om activiteiten voor kandidaten, sales, contacten, plaatsingen, sollicitaties en jobs, met behulp van datagedreven triggers.” (Voor meer ideeën over het bouwen van geautomatiseerde database-opschoning procedures lees je onze blogserie Automation in Practice.)
Interne productiviteit
Automation kan je team ook op het goede spoor houden om hun workflows te stroomlijnen en de interne productiviteit te verhogen; of dat nu gebeurt door automatisch taken aan te maken, vergaderingen te plannen of herinneringen te versturen. “Wat wij ook ontdekten, behalve dat we deze tool gebruikten voor onze salesmensen en recruiters, is dat we de tool ook kunnen inzetten als een manier om ons personeel te beheren,” zegt Lopez. “Wij hebben meteen een automatisering gemaakt op basis van de laatste gespreksnotitie met een kandidaat en de sindsdien verstreken tijd, en we sturen een week of twee van tevoren meldingen met de tekst: ‘Hoi, denk je eraan deze kandidaat te bellen om te horen hoe het gaat?”
Deze reminders en contactmomenten helpen je recruiters ook om de relatie met kandidaten te onderhouden tijdens de hele talent cycle. “Wij doen veel aan herplaatsing,” zegt Devoe, die uitlegt hoe zijn organisatie recruiters een herinnering stuurt over aflopende opdrachten. “We doen dat bij 60, 45 en 30 dagen. En wij hebben specifieke instructies in e-mails voor elke functie om hen te vertellen wat ze moeten doen. Hebben kandidaten de opdracht afgerond of niet? Zo niet, prima, dan verlengen we. Dat is goed voor onze business. Is de opdracht afgerond, dan willen wij dat graag weten zodat we die kandidaten naar ons herplaatsingtraject kunnen overhevelen.
Externe communicatie
Tot slot kan automatisering namens jou berichten sturen naar kandidaten en klanten zodat je die essentiële relaties kunt onderhouden en er niemand uit het zicht verdwijnt. “Het gaat erom dat je focus op de hele reis ligt,” zeg Carter. Automation is niet alleen het sturen van willekeurige sms’jes of een bevestiging, of ervoor zorgen dat er op enig moment een e-mail uitgaat. Het gaat erom hoe je jouw communicatie strategisch kunt opbouwen tijdens het hele proces, van intake tot herplaatsing.”
“Als onze consultants aan een job beginnen, wordt automatisch een enquête gestart bij de consultant zodat we met hem of haar kunnen praten en specifieke vragen kunnen stellen over hoe zij hun onboarding hebben ervaren,” zegt Devoe. “Daarnaast hebben wij nog een automatisering die halverwege hun contract in werking treedt. En vervolgens hebben we een exit-enquête wanneer hun contract afloopt. Voorheen werd dit allemaal handmatig gedaan door ons consultant team. Daarom hebben wij dat hele proces geautomatiseerd. Nu kan het team doen waar ze goed in zijn: begrijpen wat de consultant nodig heeft zodat we continu kunnen verbeteren en de beste ervaring voor hen creëren.”
“Een van onze meest succesvolle campagnes was re-engagement,” zegt Tigges. “Wij kiezen voor de aanpak van ‘winnaar van de zilveren medaille’ door een lijst van kandidaten op te stellen die in het verleden zijn voorgedragen maar nooit werden geplaatst. We sturen die kandidaten een eenvoudig berichtje met de vraag “Ben je geïnteresseerd om opnieuw te worden benaderd, ja of nee? Iedereen die ‘ja’ zegt, krijgt een persoonlijke follow-up van een recruiter. Het heeft gezorgd voor massa’s plaatsingen bij de organisatie en is een groot succes geweest aan de verkoopkant.”
Betrokken blijven bij thought leadership is ook een geweldige manier om contact te houden met kandidaten. “Als je een kandidaat voortdurend waarde kunt bieden, of dat nu gebeurt door tips te geven, te laten zien hoe je informatie kunt bijwerken of met een update over markttrends, dan is de kans groter dat een kandidaat betrokken blijft, zelfs als hij niet actief op zoek is,” aldus Davis.
Bij automation van recruitment komt het uiteindelijk neer op één principe: tijd teruggeven aan je team, zodat zij minder bezig hoeven te zijn met tijdrovende werkzaamheden en meer kunnen focussen op het opbouwen van relaties en de groei van je organisatie. Het maakt niet uit hoe je het gebruikt: er zijn geen grenzen aan de manieren waarop automatisering je bureau kan helpen groeien.
850+ klanten. 20.000 taken per jaar. Eén miljard automations. Ontdek alles wat Bullhorn-klanten hebben bereikt op hun weg naar deze mijlpaal.