Eine gepflegte Datenbank mit hochwertigen Profilen hat zahlreiche Vorteile. Einige sind sofort sichtbar, andere zahlen sich erst mit der Zeit aus.
Generell ist die eigene Datenbank die wichtigste Kandidatenquelle für Personaldienstleister. Wer dort auf aktuelle, verlässliche Profile zurückgreifen kann, vermittelt schneller, effizienter und häufiger.
Für Personaldienstleister ist die eigene Datenbank meist die wichtigste Kandidatenquelle. Wer dort auf aktuelle, verlässliche Profile zurückgreifen kann, vermittelt schneller, effizienter und häufiger.
Der Effekt geht jedoch weit über einzelne Vermittlungen hinaus. Eine gut gepflegte Datenbank gibt deinen Personalberater mehr Zeit für das, was wirklich zählt: Beziehungen aufbauen, Kandidat:innen besser begleiten und Kunden langfristig überzeugen.
Datenbank vorbereiten:
Die richtige Grundlage schaffen
Wie groß ist deine Datenbank? Unabhängig davon, ob du erst wenige Kandidatenprofile oder bereits Tausende Einträge hast – es ist nie zu spät, das Fundament zu überprüfen. Zunächst ist es wichtig, die richtige Basis zu schaffen.
1. Alles steht und fällt mit einem ATS
Prinzipiell könntest du deine Kandidatendatenbank in einer Gmail-Kontaktliste, einer Excel-Tabelle oder sogar auf Papier pflegen. Doch Tabellenkalkulationen sind fehleranfällig, sie fressen aufgrund manueller Eingaben viel Zeit und lassen sich nur schwer mit anderen Tools verknüpfen. Wer sein Personaldienstleistungsunternehmen skalieren will, braucht daher eine tragfähigere Lösung.
Kurz gesagt: Die beste Basis für eine Datenbank, die mit deinem Unternehmen mitwächst, ist ein Applicant Tracking System (ATS).
Ein Hinweis: Geh bei der Migration sorgfältig vor. Ein Fehler in der Struktur deiner Quelldatei kann später erheblichen Mehraufwand verursachen.
3. Investiere in Schulungen
Plane Zeit ein, um neue Teammitglieder im Umgang mit dem ATS und in der Datenbankpflege zu schulen. Begleite ihre ersten Schritte aktiv mit. Was du jetzt reinsteckst, erspart dir später stundenlange Schadensbegrenzung.
Praxistipp: Kläre mit deinem ATS-Anbieter, ob er Onboarding-Trainings anbietet und plane zusätzliche interne Schulungen. Zeig deinem Team, warum eine gepflegte Datenbank so wichtig ist und wie jede:r Einzelne dazu beiträgt.
4. Qualität hinein, Qualität heraus
Definiere einen klaren Prozess, wie Kandidatenprofile geprüft und im System kategorisiert werden. Das gilt sowohl für eingehende Bewerbungen als auch für Profile, die über Jobbörsen oder Aggregatoren in das ATS eingespielt werden.
Zeit nehmen, Zeit sparen:
Erstelle einen Filter für vorab geprüfte Kandidat:innen. Wenn es schnell gehen muss, findest du so auf Anhieb qualifizierte Profile.
5. Ermögliche mobilen Zugriff
Dein Team wird das volle Potenzial der Datenbank dann am besten ausschöpfen, wenn diese auch mobil nutzbar ist. So können Personalberater:innen von unterwegs ganz bequem auf Profile zugreifen und Daten direkt aktualisieren.
Wichtig: Stelle sicher, dass ausreichende Sicherheitsvorkehrungen getroffen sind, bevor der mobile Zugriff möglich ist. Private Endgeräte sind meist anfälliger für Cyber-Angriffe.
6. Automatisieren, wo immer es geht
Erfasst dein Team immer noch Daten manuell? Wie zuverlässig landen dabei alle relevanten Details im System? Die manuelle Dateneingabe kostet viel Zeit und ist dennoch oft lückenhaft. Automatisiere das Erfassen von Kandidateninformationen so weit wie möglich. So werden deine Daten vollständiger, genauer und leichter nutzbar.
Praxistipp: Nutze ein ATS mit einer Parsing-Option, die Informationen aus beliebigen Quellen extrahiert und Felder in Kandidaten-, Kontakt- und Stellendatensätzen automatisch befüllt.
Datenbank ausbauen:
Wachstum ohne Qualitätsverlust
Eine kontinuierlich wachsende Datenbank mit qualifizierten Kandidat:innen sorgt für mehr Vermittlungen. Ein unkontrolliertes Wachstum ohne einen Qualitätsanspruch an die Daten kann jedoch den gesamten Recruiting-Prozess ausbremsen. Diese Tipps helfen dir, deine Datenbank sinnvoll und gewinnbringend auszubauen.
7. Qualität vor Quantität
Viele Personaldienstleister wollen ihre Datenbank schnell ausbauen, etwa durch die Integration von Jobbörsen oder Social-Media-Plattformen. Das ist grundsätzlich sinnvoll, aber achte darauf, nicht zu viele Profile auf einmal oder aus einer einzigen Quelle hinzuzufügen.
Zeit nehmen, Zeit sparen: Prüfe jeden neuen Eintrag in deiner Datenbank. Ein großer Kandidatenpool ist wertlos, wenn er nicht aus verfügbaren und erreichbaren Kandidat:innen besteht.
8. Wähle Drittanbieter sorgfältig
Bevor du externe Anbieter für den Datenbankaufbau nutzt, recherchiere gründlich. Prüfe Bewertungen und Erfahrungsberichte anderer Kunden. Ein schlechter Datenimport kann monatelange Bereinigungsarbeit nach sich ziehen.
Praxistipp: Prüfe das Partnernetzwerk deines ATS-Anbieters. Diese Lösungen sind meist bereits auf dein System abgestimmt und daher oft zuverlässiger.
9. Nutze Integrationen
EXPERTEN-TIPP VON CAREER BUILDER
Verbinde dein ATS mit den Jobbörsen, die du regelmäßig nutzt. Das vereinfacht den Bewerbungsprozess für Kandidat:innen und nimmt den Recruitern manuelle Arbeit ab.
Wusstest du schon? Personaldienstleister, die ihr ATS und Jobbörsen verknüpfen, reduzieren die Abbrüche im Bewerbungsprozess um 85 %.
10. Nutze die LinkedIn-Integration
Eine LinkedIn-Integration vereinfacht den Arbeitsalltag deiner Recruiter, reduziert unnötige Klicks und sorgt dafür, dass Kandidatendaten stets aktuell bleiben. Ein optimal integriertes ATS zeigt das LinkedIn-Profil direkt im System an. Vorsicht bei Lösungen, die Daten von LinkedIn scrapen, denn diese liefern oft veraltete oder fehlerhafte Informationen. Achte darauf, dass dein System als offizieller Partner von LinkedIn gelistet ist.
Zeit nehmen, Zeit sparen: Mit der LinkedIn-Integration vermeidest du auch Dubletten. Entdeckt ein:e Personalberater:in ein interessantes Profil auf LinkedIn, zeigt das System sofort, ob die Person bereits in der Datenbank erfasst ist.
Datenbank pflegen:
So läuft es reibungslos
Eine Datenbank zu pflegen ist ein fortlaufender Prozess. Mit der richtigen Technologie und etwas Weitblick bleibt der Aufwand überschaubar. Je mehr du am Anfang richtig aufsetzt, umso weniger Nacharbeit ist später nötig.
11. Setze Technologie gezielt ein
Am Markt gibt es einige Tools, die eingehende Daten strukturieren und für den Import vorbereiten. Das sind beispielsweise sogenannte CV-Parser, die Lebensläufe analysieren und dort angegebene Fähigkeiten, Branchenerfahrung, Qualifikationen oder Sprachen in die vorgesehenen Felder deines ATS einfügen. Das macht die Suche in deiner Datenbank deutlich schneller und treffsicherer.
Kundenbeispiel
Resolvit, ein IT-Personaldienstleister mit über zehn Jahren Markterfahrung, hatte eine riesige und schwer nutzbare Kontaktdatenbank aufgebaut. Deshalb investierte das Unternehmen in ein Sourcing-Tool inklusive ATS-Integration. So wurden Dubletten direkt entfernt und die Datenbank wurde in deutlich schneller bereinigt, als dies durch manuelle Arbeit möglich gewesen wäre.
Das Ergebnis:
Von den 12 Personalberater:innen und drei Sourcer-Kolleg:innen sparte jeder pro Tag eine Stunde. Das führte insgesamt zu einer Zeitersparnis von 75 Stunden pro Woche, die das Team in produktive Vermittlungsarbeit stecken konnte.
12. Mache Datenpflege zur Teamaufgabe
EXPERTEN-TIPP VON DISCOVERORG
Eine saubere Datenbank ist ein Gewinn an sich, aber das sieht nicht unbedingt jeder im Team so. Setze für deine Personalberater:innen daher einen zusätzlichen Anreiz, die Daten aktuell zu halten. Sprich das Thema regelmäßig in Mitarbeitergesprächen an und belohne Mitarbeitende, die besonders sorgfältig bei der Datenpflege sind.
Praxistipp: Zeige die Vertriebskennzahlen aller Mitarbeitenden dem gesamten Team. Ein gesunder Wettbewerb motiviert und führt so auch zu einer besseren Datenqualität.
13. Aktualisiere Fähigkeiten
Füge konkrete Fähigkeiten (Skills) zu den Profilen hinzu, damit die Suche nicht nur auf Keywords limitiert wird. Für viele Stellen sind spezifische Skills wie Java, C++ oder Ruby zentrale Anforderungen. Sind diese direkt im Profil hinterlegt, so findet man die richtigen Kandidat:innen später viel schneller.
Zeit nehmen, Zeit sparen: Hinterlegte Skills reduzieren die Abhängigkeit von komplexen booleschen Suchen. Sie vermeiden zudem, dass Profile in den Suchergebnissen auftauchen, bei denen der Lebenslauf mit Keywords überfrachtet ist.
14. Bereinige die Daten, bevor du sie benötigst
EXPERTEN-TIPP VON DISCOVERORG
Hast du jemals den perfekten Kandidat:innen gefunden, nur um dann festzustellen, dass grundlegende Angaben fehlen? Setze Prozesse auf, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Daten von Anfang an erfasst werden.
Wusstest du schon? Nur 45 % der Personaldienstleister greifen auf ihre Recruiting-Daten nur dann zurück, wenn es eine dringend zu besetzende Anfrage gibt.3 Prüfe und aktualisiere deine Daten regelmäßig, um keine Zeit zu verlieren, wenn es darauf ankommt.
15. Spüre Lücken in der Kandidatendatenbank auf
Vielleicht gibt es in deiner Datenbank großartige Kandidat:innen, aber deren Profile sind unvollständig, weil zum Beispiel die E-Mail-Adresse fehlt. Suche gezielt nach fehlenden Angaben und sorge mit KI-Funktionalitäten dafür, dass die fehlenden Informationen nachgepflegt werden.
Praxistipp: Führe in deinem ATS eine Suche durch, die alle Kandidaten mit einem @-Zeichen in ihrer E-Mail-Adresse ausschließt. So siehst du schnell, welche Lücken es gibt.
Kandidatendaten mit Bullhorn verwalten
Daten direkt aus Jobbörsen erfassen
Kein manuelles Kopieren mehr. Mit der Bullhorn Sidebar erfasst du Kandidateninformationen direkt aus Jobbörsen und fügst sie ein – ohne die Seite verlassen zu müssen.
Gewinne Zeit und vermeide Fehler
Die Parsing-Funktion von Bullhorn extrahiert Informationen aus beliebigen Quellen und trägt sie automatisch in die entsprechenden Felder in Kandidaten-, Kontakt- und Stellendatensätzen ein.
Finde die richtigen Kandidat:innen
Mit der Schnellsuche, Boolean-Logik, erweiterter Keyword-Suche und konfigurierbaren Listenansichten baust du qualifizierte Shortlists in kürzester Zeit. Gespeicherte Suchen sparen dabei noch einmal zusätzlich Zeit.
16. Vermeide Dubletten
Wie gehst du mit Dubletten um? Wenn doppelte Einträge unkontrolliert ins System fließen, wird die Datenbank schnell unübersichtlich. Führe doppelte Einträge zusammen oder lösche veraltete Informationen, je nach Bedarf.
Praxistipp: Frage deinen ATS-Anbieter, wie sein System Dubletten vermeidet. Die meisten Lösungen haben integrierte Mechanismen, um bei doppelten Einträgen einer gleichen E-Mail-Adresse oder Namen, zu warnen.
17. Nutze freie Ressourcen
Datenbankpflege ist keine beliebte Aufgabe, aber eine sehr wichtige. Falls du Werkstudent:innen oder freie Kapazitäten im Team hast, setze sie gezielt dafür ein, mehr aus deinem Kandidatenpool herauszuholen.
Praxistipp: Nutze ein ATS mit einer regelmäßigen Datensicherung. Sollten versehentlich wichtige Informationen gelöscht werden, kannst du sie wiederherstellen.
18. Archiviere inaktive Kandidat:innen
Gibt es Talente in deiner Datenbank, die nicht mehr auf Jobsuche sind? Lösche sie nicht, denn damit gehen alle angelegten Notizen und die gesamte Historie verloren. Stattdessen empfehlen wir, diese Kontakte zu archivieren. So tauchen diese Profile nicht mehr in den Suchergebnissen auf, und du verlierst keine wertvollen Informationen.
Praxistipp: Blende archivierte Profile in deinen Suchergebnissen aus, damit du nur aktive und verfügbare Kandidat:innen in den Prozess nimmst.
Datenbank nutzen:
Wie du mehr aus den Kandidatendaten holst
Vielleicht hast du bereits eine gut gepflegte Datenbank mit qualifizierten Kandidat:innen, aber nutzt du diese Potenzial auch voll aus? Gute Profile gehen manchmal unter, weil sie falsch kategorisiert, übersehen oder schlicht vergessen werden. Die folgenden Tipps helfen dir, Kandidat:innen zu finden, die du bislang übersehen hast.
19. Behalte die Aktivitäten im Blick
Ist den Personalberater:innen bewusst, worauf es bei der Datenpflege ankommt? Lege klare Kriterien fest, wie neue Einträge geprüft, kategorisiert und bereinigt werden sollen. Setze konkrete Ziele für den Anteil sauber erfasster Profile.
Praxistipp: Werte regelmäßig aus, wie viele Profile geprüft, kategorisiert und korrekt angelegt wurden und mache den Fortschritt im Team sichtbar. Ein gemeinsamer Maßstab motiviert und sorgt für gleichbleibende Qualität.
20. Mache aus inaktiven „aktive“ Kandidat:innen
Gibt es Kandidat:innen mit einem aktiven Status in deiner Datenbank, bei denen aber seit Jahren weder ein Profilversand noch eine Notiz verzeichnet ist? Diese Profile bringen wenig, solange sich niemand darum kümmert. Prüfe zunächst, ob diese Talente bereits vermittelt sind oder aus anderen Gründen nicht mehr verfügbar sind. Taucht eine passende Stelle auf, lohnt sich eine Kontaktaufnahme.
Praxistipp: Filtere im ATS nach Kandidat:innen, bei denen seit einem bestimmten Datum (z. B. Januar 2018) keine Aktivität mehr stattgefunden hat und bearbeite die Liste gezielt.
21. Prüfe Chancen auf Wiedervermittlung
Hast du Kandidat:innen in der Datenbank, die noch als „in Vermittlung“ geführt werden, obwohl ihr Einsatz längst abgeschlossen ist? Suche gezielt nach solchen Profilen – diese Kandidat:innen sind oft schnell wieder verfügbar und freuen sich über eine Rückmeldung.
Praxistipp: Halte regelmäßig Kontakt zu deinen Kandidat:innen. So bleibst du in Erinnerung und der oder die Kandidat:in denkt bei der nächsten Jobsuche auch zuerst an dich.
22. Bleibe auch mit nicht vermittelten Kandidat:innen in Kontakt
Suche im ATS nach Kandidat:innen, die für eine bestimmte Stelle nicht vermittelt werden konnten. Kümmere dich aktiv um eine neue Option für sie. So vermeidest du, dass sie einfach in der Datenbank als Karteileiche verschwinden.
Wusstest du schon? Mangelnde Rückmeldung ist der häufigste Kritikpunkt von Kandidat:innen am Bewerbungsprozess. Klare Erwartungen und eine transparente Kommunikation von Anfang an beugen Frustration vor.
Datenbank retten:
Wie du eine schlecht gepflegte Datenbank bereinigst
Ist deine Kandidatendatenbank außer Kontrolle geraten? Unübersichtliche Profile, veraltete Informationen, schlechte Datenqualität? Mit diesen Tipps bringst du deine Datenbank wieder in Bestform.
23. Identifiziere fragwürdige Quellen
Hast du bereits eine große Liste mit Kandidat:innen gekauft, deren Daten aus dem Web stammen? Dann solltest du die Informationen sorgfältig überprüfen. Das kann aufwändig sein, Wochen oder sogar Monate dauern. Doch ohne Datenbereinigung bremsen schlechte Daten dein Team noch jahrelang aus.
Zeit nehmen, Zeit sparen: Bevor du Kandidatendaten aus dem Web sammelst, prüfe echte Kundenreferenzen. So vermeidest du Fehler, die andere bereits gemacht haben.
24. Entlaste deine Kandidatendatenbank
Hast du zu viele Karteileichen oder falsche Daten? Finde Datensätze in deiner Datenbank, die deinen Personalberater:innen keinen Mehrwert bieten. Suche nach Kandidat:innen, die seit Jahren inaktiv sind, oder nach Profilen mit fehlenden Angaben. Aktualisiere oder archiviere diese Datensätze.
Praxistipp: Archiviere Datensätze sobald sie nicht mehr verwendet werden, statt sie zu löschen. Man weiß nie, wann die Informationen noch nützlich sein können.
25. Hol dir Unterstützung, wenn nötig
Kommst du mit der Datenhygiene nicht weiter, kann externe Unterstützung sinnvoll sein. Je nach Zustand und Größe deiner Datenbank helfen studentische Aushilfen, Freelancer oder spezialisierte Dienstleister für Datenbereinigung.
Nicht vergessen: Betrachte Datenbereinigung als fortlaufenden Prozess, nicht als einmaliges Projekt. Nutze die Erkenntnisse aus deiner Bereinigung, um bessere Prozesse für die Zukunft aufzusetzen. Bleibst du bei alten Gewohnheiten, werden die Verbesserungen nicht lange halten.
Sind inaktive Kontakte in deiner Datenbank archiviert und sind die vorhandenen Informationen aktuell?
Setzt du eine Lösung ein, die dich bei der Datenbankpflege unterstützt und Zeit spart?
Gibt es einen klaren Prozess, damit die Informationen in deiner Datenbank aktuell bleiben?
Werden deine Personalberater:innen motiviert und befähigt, die Datenqualität aktiv zu verbessern und das volle Potenzial der Datenbank zu nutzen?
Kannst du noch nicht alle Fragen mit Ja beantworten? Nutze unsere Tipps weiter, bis deine Datenbank so gut gepflegt ist, dass du das volle Potenzial ausschöpfen kannst. Der Prozess dauert manchmal etwas, zahlt sich aber auf jeden Fall aus.