Welche Rechte hat ein Kandidat laut DSGVO?
Wie weit sind Sie mit Ihrer Datenschutzpolitik? Die Zeit drängt. Sie gilt schon eine Weile, aber ab dem 25. Mai 2018 tritt die DSGVO endgültig in Kraft. Ist bei Ihnen schon alles vorbereitet und organisiert? Die GDPR (General Data Protection Regulation) oder Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) regelt die Privatsphäre von personenbezogenen Daten, also auch die von Mitarbeitern und Kandidaten. Und das nicht ohne Konsequenzen. Welche Rechte haben betroffene Personen laut der DSGVO? In diesem Artikel suchen wir nach Antworten.
Einfluss von DSGVO auf Recruiting und HR
Die korrekte Einhaltung der DSGVO ist für viele Unternehmen nicht ganz leicht. In dem Blog Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) können Sie mehr über das Wie und Warum dieses Gesetzes erfahren. Darüber hinaus erhalten Sie einen Eindruck über den Einfluss auf Recruiting und HR und finden Sie eine Anzahl an praktischen Tipps, die Ihnen bei der Umsetzung helfen. Die DSGVO stellt einige Anforderungen an die Transparenz bezüglich der Verarbeitung und Kommunikation der betroffenen Personen. Hierbei spielt die Datenschutzerklärung eine wichtige Rolle. In diesem Blog können Sie weiterführend erfahren, was man darunter versteht und wie man diese umsetzt.
Welche Rechte hat ein Bewerber laut der DSGVO?
Die DSGVO beschreibt in den Artikeln 15 bis 21 die Rechte, die die betroffene Person hat, wenn es um die Bearbeitung ihrer personenbezogenen Daten geht. Mit ‚betroffene Person‘ ist diejenige Person gemeint, deren Daten Sie bearbeiten. In unserem Fall handelt es sich also vor allem um den (potentiellen) Bewerber oder Mitarbeiter. Die betroffene Person hat verschiedene Rechte:
#1 Auskunftsrecht der betroffenen Person
Die betroffene Person hat das Recht, von einem Verantwortlichen für die Verarbeitung die Bestätigung zu erhalten, dass ihre Daten verarbeitet werden. In diesem Fall müssen folgende Informationen vermittelt werden:
- Die Verarbeitungszwecke
- Welche Kategorien der personenbezogenen Daten verarbeitet werden
- Welche Dritte diese personenbezogenen Daten auch empfangen haben
Diese Information stimmt zum großen Teil damit überein, was auch in der Datenschutzerklärung stehen muss.
Darüber hinaus ist die Absicht, dass der Betroffene ‚Zugang‘ zu den Daten bekommt, die von ihm bearbeitet werden. Das ist zum Beispiel möglich durch den Export der Akte, die von dem Betroffenen erstellt wurde.
#2 Recht auf Berichtigung
Die betroffene Person hat das Recht, ihre Daten berichtigen zu lassen, falls diese nicht korrekt oder unvollständig sind. Wenn Sie als Verantwortlicher für die Verarbeitung diese Daten mit Dritten teilen, dann müssen Sie diese Dritte, sofern möglich, über diese Berichtigung informieren.
Manche Bewerbermanagementsysteme bieten die Möglichkeit nach einem bestimmten Zeitraum automatisch E-Mails mit einem Link zur Aktualisierung der Daten an Kandidaten zu versenden oder Daten nach einem bestimmten Zeitraum automatisch zu anonymisieren.
#3 Recht auf Löschung
Durch das Recht auf Löschung, auch das ‚Recht auf Vergessenwerden‘ genannt, hat die betroffene Person das Recht, die Löschung ihrer Daten zu fordern.
Das Recht kann in folgenden Fällen eingefordert werden:
- Die Daten sind in Bezug auf den Zweck der Verarbeitung nicht mehr notwendig
- Die betroffene Person widerruft ihre Einwilligung für die Verarbeitung
- Die betroffene Person legt Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor
- Die personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet
- Die personenbezogenen Daten müssen wegen einer rechtlichen Verpflichtung gelöscht werden
#4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Bei diesem Recht kann die betroffene Person einen Stopp der Verarbeitung ihrer Daten anfordern. Das beinhaltet, dass außer einer fortgesetzten Speicherung der Daten, keine weitere Verarbeitung stattfinden darf (also auch keine Löschung).
Eine betroffene Person kann dieses Recht in folgenden Fällen einfordern:
- Die Richtigkeit der personenbezogenen Daten wird durch den Betroffenen angezweifelt. In dem Zeitraum, in dem die personenbezogenen Daten kontrolliert wurden (und vielleicht eine Berichtigung stattfindet), dürfen die Daten nicht für eine weitere Verarbeitung verwendet werden;
- Die Verarbeitung ist unrechtmäßig, aber der Betroffene möchte nicht, dass die Daten gelöscht werden und möchte statt einer Löschung eine Einschränkung;
- Der Verantwortliche braucht die Daten nicht mehr für die Verarbeitung, aber die betroffene Person braucht diese schon, zum Beispiel für die Verteidigung von Rechtsansprüchen
Wenn der Verantwortliche beschließt, die Einschränkung aufzuheben, muss er den Betroffenen hierüber informieren.
#5 Recht auf Datenübertragbarkeit
Die betroffene Person hat das Recht, die personenbezogenen Daten, die sie dem Verarbeitungsverantwortlichen zur Verfügung gestellt hat, in einem strukturierten und gängigen Format zu erhalten (dieses Format muss maschinenlesbar sein, also zum Beispiel eine CSV-Datei). Die betroffene Person hat das Recht, diese Daten an einen anderen Verarbeitungsverantwortlichen zu übertragen.
#6 Widerspruchsrecht
Die betroffene Person kann gegen die Verarbeitung ihrer Daten Widerspruch einlegen, wenn die Verarbeitung basierend auf folgenden Punkten zustande gekommen ist:
- Die Verarbeitung ist notwendig für eine Aufgabe von öffentlichem Interesse oder für eine Aufgabe im Rahmen der Ausübung von der Obrigkeit, die an den Verarbeitungsverantwortlichen übertragen worden ist;
- Die Verarbeitung ist notwendig für die Vertretung von gerechtfertigten Interessen von den Verarbeitungsverantwortlichen oder von Dritten
Wenn die Beschwerde eines Betroffenen ausgelegt ist, dann muss die Verarbeitung eingestellt werden, es sei denn, Sie können beweisen, dass es vorzeigbare legitime Gründe gibt, um die Verarbeitung fortzusetzen, oder weil die Daten notwendig für rechtliche Forderungen sind.
Falls es sich um eine Beschwerde handelt, die Direktwerbung betrifft, dann muss in dem Moment, in der die Beschwerde eingeht, die Verarbeitung gestoppt werden.
Wie viel Zeit haben Sie für diese Anfragen?
Wenn eine betroffene Person eine Anfrage macht, basierend auf den obenstehenden Rechten, dann haben Sie einen Monat die Zeit, diese Anfrage zu bearbeiten. Wenn Ihre Organisation eine große Anzahl dieser Anfragen in einer gewissen Zeitspanne bekommt, oder das Einwilligen für die Anfragen sehr komplex ist, dann können Sie die Zeitspanne um zwei Monate verlängern. Die betroffene Person muss dann jedoch innerhalb eines Monats über diese Verlängerung informiert werden.
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