Terug naar blogs

Ontdek wat je kunt automatiseren in je recruitment organisatie

van op

Ik moet een leuke eerste alinea schrijven over wat je kunt automatiseren om aan de slag te kunnen.

Maar je bent hier niet voor een eigenzinnige alinea, je bent hier om te ontdekken wat je binnen je arbeidsbemiddelingsbureau kunt automatiseren.

Dus vooruit maar, ik ga de mensen geven wat ze willen:

Waar zitten de pijnpunten?

In goede tijden met goede zaken is het gemakkelijk om gaten in je processen over het hoofd te zien.

Een gemist contactmoment hier, een kwijtgeraakte e-mail daar; het lijkt allemaal niet zo erg. Maar voor kandidaten, opdrachtnemers en klanten kan dit wel degelijk belangrijk zijn en slecht zijn voor de relatie.

Tel daar meer concurrentie, veranderend koopgedrag en andere omgevingsfactoren bij op en kun je die gaten dan eigenlijk nog wel negeren?

Begrijpen waar je nu staat helpt je het punt te bereiken waar je wilt zijn. Met andere woorden: je gaat uitzoeken waar de gaten in je processen zitten en deze vullen met automatisering.

Er gaat geen dag voorbij dat we niet een van de onderstaande opmerkingen van een arbeidsbemiddelingsbureau horen:

  • Daar had ik nog niet aan gedacht!
  • Als ik dit automatiseer, kan ik dat dan ook automatiseren? (Jazeker)
  • Bedoel je dat het ook gebeurt als mijn recruiters het vergeten? (Jazeker)

Recruitmentwerk draait om relaties en die relaties worden vanuit een menselijk niveau opgebouwd. Automatisering kan bijdragen aan deze interacties en jullie herhalende of tijdrovende klusjes uit handen nemen.

Hieronder staan een aantal vlakken waarop we vaak gaten zien in de processen van onze klanten:

  • Geen communicatie over belangrijke data en tijden. Bijvoorbeeld dat er niet gecommuniceerd wordt in de aanloop naar een sollicitatiegesprek of startdatum.
  • Veldwaardes worden niet bijgewerkt tijdens belangrijke veranderingen in de recruitmentcyclus. Bijvoorbeeld het veranderen van de status van een kandidaat van passief naar actief wanneer ze solliciteren of vergeten de status van een prospect naar ‘Klant’ te veranderen nadat ze hebben getekend.
  • Tekortkomingen in communicatie naar klanten. Bijvoorbeeld een actieve klant die al een maand geen nieuwe verzoeken heeft gestuurd of dat wordt vergeten terugkoppeling te vragen van managers.
  • Handmatige activiteiten kunnen leiden tot fouten of vertraging. Bijvoorbeeld wanneer je e-mails of onboarding-documenten handmatig verstuurt.

De lijst is nog langer, maar het komt erop neer dat er vlakken zijn die jarenlang genegeerd worden omdat ze onbelangrijk gevonden worden of compleet onder de radar blijven.

De werkelijkheid is dat de mensen aan het andere eind van die communicatieve tekortkomingen – kandidaten, opdrachtnemers en klanten – dit als een negatieve ervaring beschouwen en minder open zullen staan om met jouw bedrijf samen te werken.

Het ‘waarom’ ontdekken

We hebben gekeken naar waar automatisering in die gaten in het recruitment proces kan passen; nu gaan we kijken naar het waarom.

Dit is het leuke deel: uitzoeken waarom dingen niet lopen zoals het hoort.

Waarom zijn er minder nieuwe plaatsingen? Omdat er geen contact met ze is opgenomen tijdens de eerste dagen van hun opdracht

Waarom hebben we kandidaten met de status ‘Geplaatst’, terwijl ze geen contract hebben? Omdat het aanpassen ervan een handmatig proces is en iets anders voorrang kreeg.

Waarom zit onze database vol non-actieve kandidaten? Omdat ze zijn gevonden maar er nooit contact met ze is opgenomen, dus bewaren we ze toch maar… VOOR ALTIJD

De ‘waaroms’ zijn gemakkelijk als je weet waar de kern ligt.

Laten we daar iets aan doen

Automatisering wordt een belangrijk onderdeel van de digitale transformatie binnen arbeidsbemiddelingsbureaus en alle bovengenoemde voorbeelden zijn perfect werk voor robots.

Hieronder volgen de algemene regels over wanneer je de processen of communicatie binnen jouw bureau kunt automatiseren:

  • Automatiseer herhalende processen: zaken zoals veldwaardes bijwerken, opmerkingen toevoegen of berichten versturen.
  • Automatiseer zaken die dagelijks terugkomen: zoals communicatie naar nieuwe sollicitanten of de voorbereiding op een sollicitatiegesprek.
  • Automatiseer rond belangrijke data: zaken zoals informatievoorziening voorafgaand aan een sollicitatiegesprek of tips voor de eerste dag.
  • Automatiseer meldingen voor als er iets misgaat: zaken zoals een lage tevredenheidsscore van een klant of wanneer er al 60 dagen geen contact is opgenomen met een consultant. 
  • Automatiseer het opschonen van gegevens: zaken zoals het zoeken naar oude bestanden of het automatiseren van het proces om gegevens bij te werken.

Hoewel we groot voorstanders van automatisering zijn, zijn er gevallen waarin je het werk beter niet door robots kunt laten doen.

Wanneer de usecase een menselijke beslissing vereist

Hoewel we fans zijn van het automatiseren als het op belangrijke data en beslismomenten aankomt, zijn er altijd beslissingen die beter aan mensen kunnen worden overgelaten, bijvoorbeeld het accepteren of afwijzen van kandidaten.

Wanneer de usecase menselijk contact vereist

Hoewel Google werkt aan een spraakassistent om afspraken te maken, gaat er niets boven de stem van een echt persoon. Zou jij het goed vinden dat een robot je klant belt om ze te feliciteren met zijn of haar verjaardag?

Recruitmentwerk draait om relaties en die relaties worden vanuit een menselijk niveau opgebouwd. Automatisering kan bijdragen aan deze interacties en jullie herhalende of tijdrovende klusjes uit handen nemen.