Datenhygiene: Diese Automatisierungen haben sich bei Bullhorn-Kunden bewährt
Ausgeschiedene Kandidat:innen archivieren
„Diese Automatisierung identifiziert Kandidat:innen, die aus dem Berufsleben ausgeschieden sind und schiebt ihre Daten in das Archiv.“
Datenqualität bei Unzustellbarkeit von E-Mails
„Diese Automatisierung informiert die Anwender:innen, wenn beim Versand über Bullhorn Automation ein Hard- oder Soft-Bounce auftritt.“
Status-Aktualisierung aktiver und ehemaliger Zeitarbeitnehmender und Freelancer
„Bei Einsatzende wird automatisch der Status aktualisiert. So erhalten wir genauere Informationen darüber, welche Kandidat:innen für einen erneuten Einsatz verfügbar sind.“
Archivieren ungültiger Kontaktdaten
„Mit dieser Automatisierung werden Kandidat:innen ohne @-Zeichen in der E-Mail-Adresse, mit Platzhaltereinträgen wie „TBD“ sowie bei fehlender oder ungültiger Telefonnummer archiviert. Die gleiche Automatisierung lässt sich auf Datensätze mit offensichtlich falschen Vor- oder Nachnamen anwenden.“
Nachfass bei fehlenden Informationen
„Neu angelegte Kandidat:innen mit fehlenden Pflichtfeldern wie Telefonnummer, E-Mail, Gehaltswunsch, Tagessatz oder Berufsbezeichnung werden automatisiert identifiziert und die Berater:in intern informiert.“
Automatisierung zur Datenerfassung
„Dank dieser Automatisierung werden fehlende Pflichtangaben bei registrierten Kandidat:innen erkannt, um andere Automatisierungen zuverlässig laufen zu lassen.“
Fehlende Angaben nach dem Pre-Sreening
„Diese Automatisierung prüft nach dem Erstgespräch mit dem oder der potenziellen Kandidat:in, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt sind. Falls nicht, wird die Aufgabe dem zuständigen Berater bzw. der zuständigen Beraterin zugewiesen.“
Erinnerungsfunktion für die Pipeline
„Eine automatisierte Benachrichtigung erinnert Berater:innen daran, die Startdaten und den Staus einer Vakanz auf ‚offen‘ oder ‚geschlossen‘ stets aktuell zu halten. Damit sind genauere Auswertungen der Pipeline sichergestellt.“
Die Erfassung aller Kandidatendaten sollte nicht allein den Recruitern überlassen werden. Eine Automatisierung, die im Hintergrund alles ein zweites oder drittes Mal prüft und Kandidat:innen die Möglichkeit gibt, ihre Daten selbst zu pflegen – das ist ein echter Gewinn.
Richard Caldicott
CEO & Founder, Caldicott Consulting
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DSGVO-Einwilligung
„Jeder neu in Bullhorn angelegte Kontakt erhält eine Begrüßungs-E-Mail. Darin wird kurz erklärt, wer wir sind, und im Sinne der DSGVO gefragt, ob sie damit einverstanden ist, dass wir ihre Daten speichern und sie per E-Mail, Telefon, SMS oder Mailing kontaktieren dürfen. Jede Antwort fließt automatisch in das entsprechende Feld in Bullhorn zurück und wird als Benachrichtigung an den zuständigen Manager oder Berater:in weitergeleitet. Wird keine Einwilligung erteilt …“ Weiter
Kandidat:in sagt ab
„Springt ein:e Kandidat:in ab, vergessen Personalberater:innen oft, den Status ‚vermittelt‘ zu ändern. Da Kandidat:innen im Kundeneinsatz keine Mailings mit neuen Jobangebote erhalten sind sie faktisch inaktiv. Die Automatisierung hingegen sendet dem oder der internen Ansprechpartner:in zwei Wochen nach einem ‚Abbruch‘-Aktionsvermerk eine Benachrichtigung…“ Weiter
Vervollständigung des Kandidatenprofils
„Unsere Kunden benötigen einen Mix aus temporären Fachkräften im Handwerk und im gewerblichen Bereich. Die Herausforderungen für uns ist es, dass viele Kandidat:innen keinen Lebenslauf haben, wir aber dem Kunden Profile einreichen müssen. Das manuelle Erstellen von Profilen ist für Berater:innen sehr zeitaufwändig. Also haben wir eine Automatisierung entwickelt, die…“ Weiter
Bevorzugter Arbeitsort
„Wir versenden automatisiert eine Abfrage, bei der die Kandidat:innen ihren präferierten Arbeitsort angeben können. Für unsere regionalen Teams war das ein echter Gamechanger. Die Suche nach passenden Kandidat:innen in der jeweiligen Region läuft seitdem deutlich schneller.“
Unbearbeitete Kundenaufträge
„Wird bei einer offenen Stelle länger als zwei Wochen keine Aktivität eingetragen, erhält der verantwortliche Mitarbeitende und dessen Vorgesetzte eine Benachrichtigung via E-Mail. So können wir dem Grund gezielt nachgehen und daran erinnern, die Stelle ggf. zu schließen. Das führt zu einer realistischeren Auswertung, einem besseren Überblick über alle aktiven Aufträge und zu einer optimierten Datenqualität.“
Aktualisierung von Kandidatendaten
„Diese Automatisierung betrifft Kandidatensätze, bei denen seit drei bis vier Monaten keine Aktivität verzeichnet wurde, also weder Notizen, Profilversand oder Interviews. Die Kandidat:innen werden gebeten, ihre Daten zu aktualisieren und die Angaben werden direkt in deren Bullhorn-Profil eingespielt.“
Statusabfragen früherer Kandidat:innen
„Wir senden E-Mails an inaktive Kandidat:innen mit der Bitte, ihre Daten zu aktualisieren. So bleibt unsere Datenbank stets auf dem neuesten Stand.“
Statusaktualisierung von Kandidat:innen
„Diese Automatisierung aktualisiert den Status, je nach eingetragenem Notiztyp.“
Geburtstage, Erinnerungen, Check-in-Anrufe, Feedback-Schleifen
Ersetzen von Universitäts-E-Mail-Adressen
„Diese Automatisierung ersetzt Universitäts- durch private E-Mail-Adressen, was den manuellen Aufwand beim Recruiter reduziert.“
Vereinheitlichung von Ortsangaben
„Vororte werden automatisch dem übergeordneten Stadtgebiet zugeordnet, z. B. wird ein Außenbezirk der Stadt Hamburg zugeordnet. Das erhöht die Zahl relevanter Treffer bei der Kandidatensuche.“
Vereinheitlichung von Ortsangaben
„Wir haben eine Automatisierung erstellt, die alle Ortsteile automatisch dem jeweiligen Stadtgebiet zuordnet, für eine einfachere und treffsicherere Suche.“
Verantwortlichen bei Inaktivität neu zuweisen
„Wird der Eigentümer eines Kontaktdatensatzes inaktiv, weist eine Automatisierung den Datensatz automatisch der richtigen Person zu. So stellen wir sicher, dass Kandidatenprofile weiterhin gepflegt werden.“
DSGVO
“Neu angelegte Kandidat:innen erhalten automatisch eine DSGVO-Einwilligungsanfrage für die Vermittlungsdienstleistung als auch für Marketingzwecke. Einwilligungspunkte werden ergänzt und relevante Felder für Marketingzwecke gepflegt, insbesondere das Opt-out bei fehlender Marketingeinwilligung. Die Automatisierung versendet eine Erinnerung, wenn keine Antwort eingeht, und benachrichtigt die zuständige Berater:innen, wenn keine Einwilligung erteilt wird…” Weiter
Datenanreicherung
“When a new business placement is added into the system, the employment preference and job title gets updated on the candidate record, so naturally, this results in the data becoming more relevant and searchable in the future. This automation is using key information on one record (placement) to keep the data stored up to date on the candidate record type.”
Auto-Vervollständigung einer Form
“Unsere wichtigste Automatisierung spricht Kandidat:innen mit bestimmten Fähigkeiten oder einer passenden Erfahrung mit der Bitte an, per Formular zu bestätigen, dass sie noch auf Jobsuche sind. Wer das Formular ausfüllt, kommt auf eine Hotlist. Unzustellbare E-Mails kommen in eine separate Liste, wenn keine Reaktion erfolgt, landet der Kontakt in einer dritten Liste. So können wir Personen, die keine E-Mails erhalten, per SMS erneut ansprechen und inaktive Profile kennzeichnen oder löschen…” Weiter
PLZ-Bereinigung
„Bei falscher oder ungültiger Postleitzahl wird diese per Automatisierung korrigiert, was die Treffgenauigkeit bei Umkreissuchen erheblich verbessert.“
DSGVO-Check
„Mit dieser Automatisierung sorgen wir dafür, dass die DSGVO-Einwilligungen jährlich aktualisiert werden, ganz ohne dass E-Mails manuell verendet oder Kandidatan:innen einzeln aktualisiert werden müssen.“
