E-Mail-Texte für die Direktansprache von Kandidat:innen: 5 Tipps für einen guten ersten Eindruck
Früher haben sich Recruiter:innen persönlich vorgestellt, es gab einen Händedruck mit dem Bewerber oder der Bewerberin und ein freundliches Lächeln dazu. Heutzutage läuft die Kommunikation und oftmals auch die Erstansprache über E-Mail. Da ist es schwieriger, einen guten ersten Eindruck zu machen. Die Worte in der Betreffzeile müssen gut gewählt werden, damit die Angesprochenen die E-Mail überhaupt öffnen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie bei Ihren Kandidat:innen einen positiven Eindruck hinterlassen und Interesse wecken.
1) Klare und kurze Formulierungen im Betreff
Die Betreffzeile der Mail ist das Erste – und häufig auch das Letzte – was Kandidat:innen sehen. Sie will gut gewählt sein, damit Interesse geweckt wird. Effekthascherei sollten Sie aber unbedingt vermeiden. Das klassifiziert Ihre E-Mail als Spam, und dann wandert sie ungeöffnet in den Papierkorb. Genauso wenig sollte die Betreffzeile zu allgemein formuliert sein.
Die beste Strategie finden Sie am besten über ein gutes Gespür für die Zielgruppe und die Trial-and-Error-Methode. Was nämlich dem einen Bewerbenden gefällt, mag dem anderen überhaupt nicht zusagen.
In Studien wurde herausgefunden, dass Betreffzeilen mit einer Länge zwischen 61 und 70 Zeichen am häufigsten gelesen werden. Die Zeile „Können wir uns auf einen Kaffee treffen?“ zum Beispiel erfüllt alle wichtigen Kriterien: Sie hat die optimale Länge, weckt Interesse und animiert die Angesprochenen zur Reaktion auf diese Frage.
2) Achten Sie auf Relevanz
Nur Mails mit relevantem Inhalt sind es wert, geöffnet zu werden. Verschwenden Sie also nicht die Zeit Ihrer Kandidat:innen mit belanglosen Inhalten, die für diese nicht von Interesse sind. Wenn Sie Bewerber:innen auf ein neues Stellenangebot aufmerksam machen wollen, lässt sich der Inhalt einer solchen Mail sehr einfach formulieren, denn die Relevanz ist gegeben.
Wählen Sie dann aber trotzdem keine generischen und allgemeinen Betreffzeilen wie „Neues Jobangebot für Softwareentwickler:innen“. Seien Sie spezifischer, z.B. „Neues Jobangebot für Java-Entwickler:innen“. So sehen Kandidat:innen sofort, ob die Mail für sie persönlich Relevanz hat und Sie zeigen, dass Sie sich wirklich mit dem Profil auseinandergesetzt haben.
3) Nutzen Sie Statistiken für sich
In den letzten Jahren ist die Analyse von Betreffzeilen, und was am besten funktioniert, zu einer Wissenschaft geworden. Hier eine kleine Auswahl:
- Emojis erhöhen das Interesse. Wählen Sie diese aber mit Bedacht aus, achten Sie dabei auf die Zielgruppe und übertreiben Sie es nicht 😊
- Begriffe, die in [eckigen Klammern] stehen, erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass eine E-Mail geöffnet wird, um 112%. [Auch hier gilt: Übertreiben Sie es nicht, schließlich soll die Mail vor allem professionell wirken und nicht an [[[Spam]]] erinnern].
- Personalisierte Betreffzeilen wie „Ihre persönliche Auswahl attraktiver Jobangebote, Max Mustermann“, also das Ansprechen mit Namen, führen zu einer um 22,2% höheren Öffnungsrate.
4) Vermeiden Sie Spam-Trigger
Ihre Mail muss zwei Spamfilter passieren, bevor sie gelesen wird: Den automatisierten Filter beim E-Mail-Provider und den persönlichen Filter durch die Augen des Empfängers. Selbst wenn eine Mail nicht als Spam aussortiert wird, kann sie für die Angesprochenen wie Spam aussehen. Folgendes sollten Sie also immer vermeiden:
- Vermeiden Sie Wörter oder Ausdrücke wie „Kostenlos“, „Geld verdienen“, „€€€€“, „Bestätigen“, „Nehmen Sie teil an…“, „Gelegenheit“.
- Verzichten Sie darauf, ALLES GROSS ZU SCHREIBEN, DENN DAS SCHREIT FÖRMLICH NACH EINER SPAM-MAIL.
5) Seien Sie kreativ
Stecken Sie etwas Kreativität in die Formulierung Ihrer Betreffzeilen und Mails. Dadurch stechen Sie aus der Masse an generischen Mails heraus und haben größere Chancen, auch tatsächlich gelesen zu werden. Nachfolgend haben wir einige Beispiele gelungener Betreffzeilen mitgebracht. Auch wenn nicht alle davon ins professionelle Umfeld gehören:
- „[Herr/Frau X von Firma Y] hat mir empfohlen, Sie zu kontaktieren“ – Das indirekte Schmeicheln durch die persönliche Empfehlung ist die effektivste Methode, Interesse bei den Lesenden zu wecken. Tun Sie dies jedoch nur, wenn Ihnen tatsächlich jemand die jeweilige Person empfohlen hat.
- „Öffnen Sie nicht diese Mail“ – Umgekehrte Psychologie wirkt. Menschen sind von Natur aus neugierig, jedoch hat eine solche Mail nicht unbedingt professionellen Charakter. Dennoch zeigt sie, was eine interessante Betreffzeile ausmacht.
- „Lieber gehen oder doch bleiben?“ – So können Sie auf etwas spielerische Weise mit Kandidat:innen in Kontakt treten, von denen Sie schon länger nichts mehr gehört haben.
- „“ – Verblüffend, aber wahr: Mails mit leeren Betreffzeilen werden 8% häufiger geöffnet, als Mails mit ausgefüllten Betreffzeilen.
Die obigen Beispiele zeigen, dass Mails mit kreativen Betreffzeilen, die sich von der Masse abheben, das höchste Potenzial haben, geöffnet zu werden. Lassen Sie also ruhig Ihrer Kreativität freien Lauf, oder machen Sie in einer freien Minute ein Brainstorming. Schreiben Sie dabei alles auf, was Ihnen so einfällt – Sie müssen ja nicht alles davon auch tatsächlich nutzen. Vergessen Sie dabei aber niemals den professionellen Ton.
