6 Tipps zur Pflege Ihrer Bewerberdatenbank
Die Auftragslage von Personaldienstleistern für das Recruiting von Fach- und Führungskräften ist 2022 so gut wie lange nicht. Gleichzeitig spitzt sich die Lage auf dem Arbeitsmarkt zu, der Fachkräftemangel ist vielerorts wieder kräftig zu spüren.
So wundert es nicht, dass die in der Recruiting-Trends-Studie 2022 von Bullhorn befragten Personalberater die Kandidatenakquise zur Top-Priorität des Jahres gewählt haben.
Recruiter müssen in einem vom Bewerbermangel geprägten Markt auf viele unterschiedliche Methoden zurückgreifen, um passende Kandidaten aufzuspüren. Das fängt beim Active Sourcing an, geht über Social und Mobile Recruiting bis hin zum Reaktivieren bereits erfasster Kandidaten im Bewerbermanagementsystem.
Damit das gut gelingt, benötigen Personalberater eine sorgfältig gepflegte Kandidatendatenbank und klare Prozesse beim Sichten und Prüfen eingegangener Bewerbungen.
Worauf Sie dabei achten sollten:
1. Legen Sie klare Prozesse für Lebensläufe fest
Sie kennen das: Bei zehn eingegangenen Bewerbungen sind ein oder zwei passende Profile dabei. Die übrigen Lebensläufe sind entweder komplett ungeeignet oder sie passen nicht zu Ihren aktuellen Suchaufträgen.
Damit Sie Ihr Bewerbermanagementsystem ausschließlich mit relevanten Kandidatendaten befüllen, ist es wichtig, einen klar definierten Prozess zu definieren. Dieser legt genau fest, ob und welche Daten aus den eingegangenen Bewerbungen in Ihrem ATS erfasst werden sollen.
Außerdem müssen Sie dafür sorgen, dass alle im Team dem selben Prozess folgen, um das Potenzial Ihrer Datenbank voll auszuschöpfen. Eine erste Unterteilung könnten Sie beispielsweise in drei Kategorien vornehmen:
- Vielversprechender Kandidat für den Suchauftrag Die Daten werden so genau und vollständig wie möglich eingepflegt.
- Interessanter Kandidat, aber nicht für den aktuellen Suchauftrag -> Die Daten werden ebenfalls mit den wichtigsten Daten erfasst.
- Ungeeignetes Profil -> Der Bewerber erhält eine Absage. Der Lebenslauf wird gespeichert und als „nicht relevant“ kategorisiert oder die Bewerbung wird direkt gelöscht.
2. Reichern Sie die Kandidatenprofile mit wichtigen Kompetenzen an
Ein Jobtitel kann in unterschiedlichen Unternehmen ganz unterschiedliche Aufgabenbereiche umfassen und somit auch andere Kompetenzen voraussetzen. Beispielsweise muss ein Entwickler bei einem Arbeitgeber Java mitbringen, bei einem anderen Unternehmen weitreichende Erfahrungen in C++.
Wenn Sie von Anfang an die Profile in Ihrer Bewerberdatenbank mit den relevanten und wichtigen Kompetenzen anlegen, wird die Suche nach einem bestimmten Skill zum Kinderspiel.
Legen Sie daher die Kandidaten immer so umfassend wie möglich und immer mit den entsprechenden Fähigkeiten in Ihrer Bewerberdatenbank an. Das bedeutet zwar mehr Aufwand beim Eingang des Lebenslaufs, lohnt sich aber mittel- und langfristig.
Sie werden das spätestens bei Ihrer nächsten Suche nach einem Softwareentwickler, der in C++ programmieren kann oder einem Buchhalter mit langjähriger SAP-Erfahrung, dankbar feststellen.
3. Vermeiden Sie Dubletten
Doppelte Datensätze gilt es in jedem Fall zu vermeiden. Sie sind nicht nur ärgerlich, sie verlieren auch wertvolle Ressourcen, wenn Sie unter Zeitdruck einen geeigneten Kandidaten finden sollen.
Moderne Bewerbermanagementsysteme wie Bullhorn verfügen über eine Funktion, die Sie vor möglichen Dubletten warnt. Das funktioniert selbst dann, wenn die Datensätze nicht 1:1 übereinstimmen.
Zum Beispiel kann der Abgleich anhand der E-Mail-Adresse erfolgen, so dass Sie die Datensätze entweder zusammenführen oder einen Datensatz löschen können.
4. Motivieren Sie Ihr Team für die Datenpflege
Legen Sie fest, wie neue Einträge in der Datenbank geprüft werden sollen. Sie können zum Beispiel Ziele zum Screening, dem Kategorisieren und schließlich dem Bereinigen von Bewerberdaten festsetzen.
Die Ziele können Sie entweder als eine absolute Zahl oder auch anhand einer prozentualen Veränderung festlegen und messen.
Incentivieren Sie Mitarbeiter, die bei der Pflege des Bewerbermanagementsystems einen besonders guten Job machen, zum Beispiel mit einem zusätzlichen halben Tag Urlaub.
Wichtig ist, dass Sie vorab vollkommen transparent Ihre Erwartungen und die Vorteile einer gepflegten und mit aktuellen Kandidatenprofilen versehene Datenbank kommunizieren, bevor Sie Ihre Zielvorgaben nach und nach steigern.
5. Holen Sie sich Unterstützung
Trotz aller guten Vorsätze: Die Datenbankpflege geht im Tagesgeschäft doch viel zu oft unter. Demzufolge macht es Sinn, Ihre Kandidatendatenbank regelmäßig mit Hilfe externer Unterstützung zu bereinigen.
Holen Sie sich einen Praktikanten oder einen Freiberufler auf Projektbasis ins Team, oder vielleicht schaffen sie sogar eine neue Stelle dafür.
Während sich diese Person um die Pflege und Auffrischung der Datensätze im Bewerbermanagementsystem kümmert, können sich die Personalvermittler in ihrem Team ganz auf den Recruiting-Prozess konzentrieren.
Wichtig: Auch wenn Sie Ihre Datenbank von einem Mitarbeiter auf temporärer Basis pflegen lassen, diese Tätigkeit ist kein einmaliges Projekt, sondern als dauerhafte Aufgabe zu sehen.
6. Automatisieren Sie die Datenerfassung
Nutzen Sie Tools wie die sogenannten CV Parser, um eingehende Lebensläufe automatisiert in ihre Bewerbermanagementsystem einfließen zu lassen. Diese Automatisierungstools sparen wertvolle Zeit, vor allem aber sorgen Sie für eine bessere Datenqualität.
Geht ein Lebenslauf über eine Stellenbörse oder eine andere Quelle bei Ihnen ein, zerlegen diese Tools die Bewerbung automatisch in relevante Kategorien wie Schulabschlüsse, Kompetenzen, Berufserfahrung, Qualifikationen, Sprachkenntnisse usw. Dann werden diese strukturierten Daten vollkommen automatisiert in ihr Bewerbermanagementsystem übernommen. Datensätze, die so angelegt werden, können Sie viel leichter und effizienter durchsuchen.
Lernen Sie hier , wie Sie in Ihrem Bewerbermanagementsystem verborgene Talente wiederfinden.