Diese 4 Recruiting-Tools brauchen Personaldienstleister heute

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Immer mehr Tools drängen auf den Markt der Personalbeschaffung, die alle dasselbe versprechen: Mehr Erfolg für Ihr Unternehmen. In dieser Flut von sich ständig weiterentwickelnden Technologien kann man leicht den Überblick verlieren. Wie können Sie sicherstellen, dass Sie die richtigen digitalen Lösungen auswählen, um die Arbeitsabläufe in Ihrer Agentur zu optimieren und das gewünschte Wachstum zu erzielen?

Die Personaldienstleistungs-Tools sehen je nach Agentur unterschiedlich aus – schließlich ist kein Unternehmen wie das andere, warum sollten es also auch die technischen Lösungen sein? Es gibt jedoch einige wesentliche Tools, die jedem Personalvermittler dabei helfen können, die Vorteile der verfügbaren Tools zu nutzen, um mit Talenten in Kontakt zu treten.

1. ATS/CRM

Jedes Staffing-Unternehmen, das im Jahr 2022 erfolgreich sein will, sollte auf die digitale Transformation setzen. Laut der diesjährigen Recruiting-Trends-Umfrage (GRID)  haben 84 % der Personalvermittler bereits eine Strategie für die digitale Transformation entwickelt. Die Notwendigkeit der Digitalisierung ist heute wichtiger denn je, und Tools, die zuverlässige Daten liefern, helfen vor allem in unsicheren Zeiten. An dieser Stelle kommt nun ein ATS/CRM-System ins Spiel.

Einfach ausgedrückt, erfasst und organisiert ein ATS (Applicant Tracking System) Informationen über Ihre Bewerber, während ein CRM (Customer Relationship Management) dasselbe für Ihre Kunden und andere externe Beziehungen tut. Ein gut integriertes und richtig genutztes ATS und CRM, die all Ihre Daten an einem Ort aufbewahren, verschlanken Ihre Arbeitsprozesse und verhelfen Ihrem Unternehmen zu mehr Effizienz.

Idealerweise können Ihr ATS und CRM auf einer Plattform integriert werden können, um ein unnötiges Hin- und Herwechseln zwischen Anwendungen und das Nutzen von veralteten Informationen zu vermeiden. Außerdem bieten manche ATS und CRMs sogar zusätzliche Tools wie E-Mail-Integration und mobile Funktionen, die Sie in Ihren Workflow integrieren können, um den Anforderungen in Ihrer Personalvermittlung gerecht zu werden.

Personaldienstleister, die eine Strategie zur digitalen Transformation verfolgen, konnten laut unserem GRID-Trends-Bericht im Jahr 2021 mit größerer Wahrscheinlichkeit Umsatzsteigerungen verzeichnen – zudem rechnen sie auch im Jahr 2022 eher mit einem Umsatzwachstum. Diese Ergebnisse zeigen: Eine Investition in ein geeignetes ATS/CRM ist ein notwendiger Schritt, um die Grundlage für Ihren zukünftigen Unternehmenserfolg zu schaffen.

2. Automatisierung

Automatisierung verspricht viele Vorteile – aber wie können Sie diese nutzen? Welche Prozesse können Sie automatisieren? Und wie passt die Automatisierung zu Ihrer Unternehmensstrategie?

Wie so oft bei Veränderungen ist es am besten, einfach anzufangen. So empfahl Billy Davis, Produktmanager für Automatisierung und KI bei Bullhorn, auf der Engage Boston 2022: [AM1] „Starten Sie damit, unbeliebte Aufgaben zu automatisieren – kein Recruiter:in mag Daten eintippen!“

Die Automatisierung der Dateneingabe oder das Kopieren, Löschen oder Festlegen von Feldwerten kann Ihnen und Ihrem Team zahlreiche Stunden an manuellem Aufwand ersparen, fehlerfreiere Informationen sicherstellen und so zu einem optimal gepflegten Talentpool führen.

Nach diesem ersten Schritt können Sie die Automatisierung nutzen, um repetitive Aufgaben auf ein Minimum zu reduzieren, beispielsweise:

  • Terminerinnerungen für anstehende Vorstellungsgespräche
  • Kundenzufriedenheitsbefragungen
  • Vorauswahl geeigneter Kandidaten usw.

Bitte beachten Sie dabei: Unabhängig davon, welche Strategie Sie verfolgen und welche Prozesse Sie automatisieren – der Schlüssel zum Erfolg liegt in der richtigen Balance zwischen Technik und persönlichem Kontakt. Die Automatisierung des Recruiting-Prozesses darf nicht als Ersatz für die Arbeit der Recruiter:innen verstanden werden,  sondern als ein Mittel, das sie sinnvoll unterstützt.

Unsere Recruiting-Trends-Umfrage mit weltweit über 4.000 Teilnehmern aus der Recruitmentbranche hat gezeigt: Kandidat:innen wünschen sich bei der Jobsuche mit Hilfe von Personaldienstleistern immer noch regelmäßige menschliche Interaktionen.

Daher verbessern Staffing-Unternehmen, die Arbeitsabläufe mittels Automatisierung optimieren und so mehr Zeit für den direkten Austausch mit Bewerber:innen haben, ihre Zukunftsaussichten. Die Investition in die Automatisierung zahlt sich somit in Umsatz- und Gewinnsteigerungen aus.

3. Reporting

Die ständigen Veränderungen auf dem Arbeitsmarkt machen es für Personaldienstleister schwierig, die richtigen Entscheidungen zu treffen. Wie können Sie sicher sein, dass Ihr Team und Ihre Arbeitsabläufe optimal aufgestellt sind? Um fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen, benötigen Sie daher Daten und Fakten. Sie benötigen ein Tool, das Analysen und Kennzahlen wie den ROI darstellen kann.

Beim Reporting sind zwei Fragen wichtig: Was möchten Sie analysieren und wer ist Adressat des Berichts? Professionelle Recruiting-Tools liefern Ihnen genau die Daten, die Sie benötigen, von Einblicken in die Produktivität der Recruiter:innen und  Stellenbesetzungsraten über die Rentabilität bis hin zu wichtigen Performance-Kennzahlen einzelner Kunden – und zwar in Echtzeit. Diese sogenannten prädiktiven Analysen werten Ihre Daten in Echtzeit aus und liefern somit direkt Erkenntnisse, wo Handlungsbedarf besteht.

4. Self-Service für Bewerber

Sobald Sie mit der Digitalisierung, Automatisierung und dem Reporting den Grundstein für den Erfolg Ihrer Personalvermittlung gelegt haben, geht es im nächsten Schritt um den Einsatz von Tools zur Kandidatenansprache und -pflege.

Art Papas, CEO von Bullhorn, erklärte in seiner Keynote auf der Engage Boston: „Technologie ist ein entscheidender Faktor für Wachstum. Unternehmen, die Apps entwickeln, tun dies nicht nur um der Technologie willen, sondern weil sich die Welt verändert hat und Unternehmen darauf reagieren müssen.“

Fast die Hälfte der Bewerber:innen nutzen heutzutage ihre Smartphones, um sich auf eine Stelle zu bewerben. Nutzen Sie dieses Potenzial, indem Sie genau die reibungslose, digitale Erfahrung bieten, die moderne Arbeitnehmer:innen erwarten. Professionelle Bewerbermanagementsysteme etwa unterstützen die Kommunikation über verschiedene Kanäle hinweg, bieten mobile Kompatibilität, sowie Automatisierung und künstliche Intelligenz. Sie ermöglichen, Talente dort anzusprechen, wo sie sich aufhalten und zwar zu deren Bedingungen.

Kandidat:innen erwarten von Personaldienstleistern ein Self-Service-Tool, mit dem sie ihren Bewerbungserfolg aktiv steuern können – von der Registrierung, Profilerstellung über die Suche nach relevanten Jobs bis hin zum Hochladen von Unterlagen und Zeugnissen. Dieses Angebot ist entscheidend für den Aufbau eines qualitativ hochwertigen Netzwerks aus treuen Fachkräften, die immer wieder auf Ihre Personalvermittlung zurückkommen, wenn sie auf Jobsuche sind. Durch das Zusammenspiel des Self-Service-Tools mit Ihrem ATS/CRM ermöglichen Sie nicht nur eine optimale Kandidatenerfahrung, sondern steigern auch die Effizienz Ihrer Prozesse.


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