3 Tipps, wie Ihre Personalvermittlung effizienter wird
In einer idealen Welt verbringen Personaldienstleister wenig Zeit mit administrativen Tätigkeiten. Stattdessen übernehmen digitale Tools wie ATS (Applicant Tracking Systeme) oder CRM (Customer Relationship Management) alle manuellen und zeitintensiven Aufgaben. Die Recruiter können sich deshalb auf den Aufbau neuer Beziehungen und den persönlichen Kontakt mit talentierten Kandidaten und spannenden Kunden konzentrieren – ein entscheidender Wettbewerbsvorteil in einem stark umkämpften Markt.
Digitalisierung entscheidend für mehr Effizienz in die Personalvermittlung
Die Realität sieht allerdings oftmals anders aus: Häufig führen überholte Prozesse und getrennte Systeme bei Personalvermittlern immer noch dafür, dass die kostbare Zeit der Recruiter nicht effizient genutzt wird.
Hinzu kommen marktbedingte Herausforderungen wie der zunehmende Fachkräftemangel, die weltweite Pandemie und eine wachsende Konkurrenz. Möchten sich Personaldienstleister unter diesen Rahmenbedingungen effizienter aufstellen, müssen sie die eigenen Arbeitsabläufe immer wieder kritisch überprüfen und die effizienzsteigernden Funktionen digitaler ATS- und CRM-Tools im eigenen Recruitingprozess nutzen.
Dabei gibt es drei Bereiche, in denen Personalvermittler besonders große Einsparpotenziale realisieren können und die wir Ihnen nachfolgend vorstellen.
Tipp 1: Setzen Sie auf ein Dokumentenmanagementsystem
Haben Sie jederzeit den Überblick, welchen Lebenslauf Sie oder einer der Kollegen in Ihrer Personalvermittlung an welchen potenziellen Arbeitgeber gesendet haben? Können Sie beruhigt Ihre Kundenrechnungen stellen, weil die abgegebenen Stundenzettel Ihrer überlassenen Zeitarbeitnehmer fehlerfrei vom Papier in Ihr Buchhaltungssystem übertragen wurden? Beispiele für typisch manuelle und intransparente Prozesse wie diese gibt es zuhauf.
Das muss nicht sein. CRM-Systeme wie Bullhorn bieten für Recruiter z.B. ein integriertes digitales Onboarding-Dokumentenmanagementsystem, das nicht nur den Austausch von Dokumenten ermöglicht, sondern auch automatisch protokolliert und archiviert. Die Effizienzsteigerung im Austausch mit Bewerbern und Kunden ist in der Personalvermittlung enorm. Neben der erheblichen Zeitersparnis reduziert das Onboarding-Dokumentenmanagementsystem zudem Fehler, setzt Compliance-Vorgaben um und ermöglicht eine volle Transparenz aller Prozesse.
Tipp 2: Automatisieren Sie den VMS-Prozess
Niedrige Margen und ineffiziente Arbeitsabläufe sind die größten Herausforderungen für Personalvermittler bei Kunden mit Vendor Management Systemen (VMS). So berichten 60% der befragten Recruiter in einer früheren Umfrage von Bullhorn, das Anlegen von Kandidatenprofilen im VMS des Kunden erfolge komplett manuell.
Die Effizienzpotenziale in der Personalvermittlung sind auch in diesem Bereich signifikant. Personalvermittlungen, die den VMS-Prozess automatisiert haben, stellen laut der oben genannten Befragung fest:
- 55% der Teilnehmer führten mehr Interviews pro Monat durch
- 49% der Teilnehmer profitierten von schnelleren Kandidateneingabeprozessen
- 33% Teilnehmer erhöhten ihre Vermittlungsquote
Diese Zahlen zeigen: Mit der Implementierung eines Vendor Management Systems (VMS) und Digitalisierung damit verbundener Prozesse können auch Sie für deutlich mehr Effizienz sorgen.
Tipp 3: Nutzen Sie Ihre CRM-Daten
Die in Ihrem ATS- & CRM-System hinterlegten Daten sind mehr als Informationen. Sie bieten Ihnen einen einzigartigen Einblick und wertvolle Insights in Ihr Unternehmen, mit Hilfe derer Sie das Unternehmenswachstum vorantreiben und effizientere Arbeitsabläufe aufsetzen können. Leider nutzen viele Personaldienstleistungen die Daten oft nicht. Entweder fehlt ihnen das Know-how, etwa wie sie Reports ziehen können oder sie wissen nicht, welche KPIs (Key Performance Indicator) sie messen sollen.
Deshalb sind Sie gut beraten ein ATS & CRM-Tool zu nutzen, das ein integriertes Business-Analytics-Tool anbietet. Per Mausklick und in Echtzeit erhalten Sie so wertvolle Daten zu wichtigen Unternehmenskennzahlen wie der Candidate Experience, Mitarbeiterproduktivität, die Entwicklung der Margen oder Ihrer aktuellen Vermittlungsquoten.
Digitale Tools machen Recruiting effizienter
Die Standardisierung, Digitalisierung und Automatisierung von Recruitingprozessen stellt Personalvermittler ohne Frage vor technische, fachliche und ressourcenbezogene Herausforderungen. Aber sie bildet die Basis für eine effizientere Arbeitsweise. Digitale Prozesse führen zu einer qualitativ hochwertigeren Dienstleistung, einer besseren Candidate Experience und zu mehr Unternehmenserfolg.
Sie möchten mehr über die Möglichkeiten erfahren, wie Bullhorn Ihnen mehr Effizienz in Ihre Personalvermittlungsdienstleistung bringt? Vereinbaren Sie jetzt Ihren persönlichen Demo-Termin.
