Was ist Datenhygiene?
Datenhygiene (Data hygiene /ˈdadə,ˈdādə ˈhīˌjēn/) ist im Grunde genommen ein kontinuierlicher Prozess, der für genaue, fehlerfreie, korrekt formatierte und vollständige Daten in deinem ATS/ CRM sorgt.
Wusstest du schon? Die erfolgreichsten Personaldienstleister geben 50% häufiger an, auf ihre Datenbank zu vertrauen!
Quelle: GRID Recruiting-Trends-Report
Gründe für geringe Datenqualität
Manuelle Eingabefehler
Die Eingabe von Daten durch Mitarbeiter:innen führt vielfach zu Tippfehlern, falscher Groß- und Kleinschreibung oder inkonsistenter Formatierung – und verhindern, dass wichtige Einträge in Suchergebnissen auftauchen oder für Automatisierungen verwendet werden können.
Unklare Prozesse
Eine hohe Datenintegrität erfordert eine kontinuierliche Pflege. Ohne regelmäßige Datenpflege füllt sich dein ATS/CRM-Software schnell mit veralteten oder unbrauchbaren Informationen.
Fehlerhafte Datenimporte
Das Sammel-Upload von Kandidaten- oder Kundendaten kann dazu führen, dass Datensätze nicht korrekt oder unvollständig eingespielt werden.
Wenn deine Datenbank unvollständig oder fehlerhaft ist, wird dein Team auf andere Quellen ausweichen. Dadurch bleibt das volle Potenzial eines leistungsstarken ATS/CRM ungenutzt – und deine Investition zahlt sich nicht aus.
So bereinigst du die Daten in deinem ATS/CRM
Mit optimierten Workflows und smarten Lösungen verwandelst du deine Datenbank in eine wertvolle Informationsquelle für dein Business.
Die Bereinigung kann auf den ersten Blick überwältigend wirken – deshalb haben wir den Prozess in übersichtliche Phasen unterteilt.
Phase 1
Führe ein Audit durch
Phase 2
Entferne Dubletten
Phase 3
Identifiziere fehlende Daten
Phase 4
Archiviere veraltete Daten
Phase 5
Lege Richtlinien für Datenqualität fest
Nutzungsrate der Datenbank
- Wie viel Prozent deiner Datenbank sind tatsächlich verwertbar?
- Wie viele Datensätze haben vollständige Kontaktinformationen?
- Wie viele sind veraltet oder fehlerhaft?
Aktivitätsrate in der Datenbank
- Wie lange ist es her, dass Kandidat:innen oder Kunden mit deiner Personaldienstleistung Kontakt hatte?
- Wann wurden die Datensätze zuletzt aktualisiert?
Zeitaufwand für die Datenpflege
- Wie viele Stunden pro Woche (oder Tag) benötigen Recruiter und Vertriebsmitarbeiter:innen, um die Datensätze einzutragen oder zu aktualisieren?
- Werden Updates manuell oder automatisiert durchgeführt?
Möchtest du mit deinen aufgeräumten Daten nun KI und Automatisierung nutzen, um noch schneller zu wachsen?
Mit Bullhorns KI-gestützten Lösungen kannst du deine Recruiting-Prozesse optimieren, die Produktivität steigern und das Wachstum durch intelligente Assistenzsysteme vorantreiben – alles ohne zusätzlichen Headcount.
Das Audit in drei Schritten
1. Finde die Ursache für schlechte Daten
- Liegt es an menschlichen Fehlern? Dann sollten bessere Prozesse für die Datenpflege und klare Workflows etabliert werden.
- Sind technische Probleme die Ursache? Falls fehlerhafte Integrationen oder falsches Parsing vorliegen, sollten diese überprüft, API-Verbindungen aktualisiert und in Zusammenarbeit mit dem IT-Team Lösungen gefunden werden.
2. Analysiere die Struktur der Datenbank anhand dieser zwei Fragen:
- Ist sie einfach zu navigieren?
- Können Datensätze schnell durchsucht und benötigte Informationen leicht gefunden werden?
Achte darauf, die Daten so aufzubereiten, dass eine klar strukturierte und logisch aufgebaute Organisation der Informationen gewährleistet ist.
3. Setze klare Ziele
Eine gezielte Datenhygiene bringt konkrete Vorteile – aber nur, wenn klare Ziele definiert sind. Mögliche Ziele könnten sein:
- Höhere Nutzung und Akzeptanz des ATS/CRM
- Mehr Interaktion und Engagement
- Verbesserte Conversion-Rates
Das Festlegen dieser Ziele hilft dabei, den Fortschritt zu messen und zeigt dem Team, wie wichtig eine saubere Datenbank ist.
Status-Check
Wie sieht es mit deinem ATS/CRM aus?
Es gibt viele Dubletten.
Viele Daten sind veraltet.
Es fehlen Informationen bei Datensätzen.
Die Datenbank ist in gutem Zustand.
Phase 2: Dubletten entfernen
Ein ATS/CRM ist dann wertvoll, wenn alle relevanten Informationen an einem zentralen Ort gespeichert sind – und es keine doppelten und mehrfach angelegten Datensätze sind.
Deshalb empfiehlt es sich, Dubletten zusammenzuführen und nicht einfach zu löschen. Denn so verlierst du keine wichtige Information, die möglicherweise nur in einem der Datensätze gespeichert ist.
Tipp: Dubletten im Bullhorn ATS/CRM zusammenführen
Um doppelte Datensätze in Bullhorn ATS zu bereinigen, wähle zunächst einen primären Datensatz. Dieser bleibt bestehen und die Informationen aus dem sekundären Datensatz werden im primären Kontaktsatz zusammengeführt.
- Notizen, E-Mails, Aufgaben, Termine und Dateianhänge werden automatisch vom sekundären in den primären Datensatz übertragen.
- Sobald diese Aktion erfolgt ist, kannst du die Zusammenführung über das Aktionen-Drop-down-Menü im primären Datensatz abschließen.
Profi-Tipp: Bullhorn Marketplace-Partner Kyloe bietet Tools, mit denen Dubletten effizient identifiziert, gezielt zusammengeführt und sogar im Bulk bereinigt werden können.
Phase 3: Identifiziere fehlende Daten
Unvollständige Daten führen zu Ineffizienz und viel Frust: Wenn in einem Datensatz die erforderlichen Informationen fehlen, verlangsamt das den Recruiting-Prozess erheblich.
Ebenso macht das Aktualisieren – oder Archivieren – mangelhafter Datensätze den Vertriebs- und Recruiting-Prozess einfacher und schneller.
Starte mit den wichtigsten Informationen, den Kontaktdaten. Jeder Kontakteintrag benötigt mindestens eine Telefonnummer oder eine E-Mail-Adresse. Nur den Namen von Kandidat:innen oder Kunden zu erfassen ist wertlos, da so keine Kontaktaufnahme möglich ist.
Sobald du die Datensätze mit fehlenden Informationen identifiziert hast, sind zwei Aktionen wichtig: Die unvollständigen Einträge werden ergänzt und die Datensätze, bei denen der Kontakt nicht mehr aktiv ist, werden archiviert.
Tipp: Dank der Funktion „Additional Search Criteria“ kannst du Datensätze ohne Telefonnummer oder E-Mail filtern. Schließe dafür alle Zahlen im Telefonfeld und das @-Symbol im E-Mail-Feld aus. So erhältst du eine Liste aller Kontakte mit fehlenden Kontaktdaten.
Profi-Tipp: Falls du in einer älteren Datenbank bereits bestimmte Felder wie etwa Kategorie oder Skill-Code aktualisiert hast, kannst du diese Werte im Batch mit Bullhorn Automation in deine neue Datenbank einspielen.
Profi-Tipp: Statt fehlende Informationen selbst einzutragen, kannst du Kandidat:innen ihre Daten selbst aktualisieren lassen. Bullhorn Automation bietet dafür zahlreiche automatisierte Prozesse, dank derer Kandidat:innen mit fehlenden Informationen kontaktiert werden und ihre Antworten direkt in die entsprechenden Felder in deinem ATS/CRM eingefügt werden. Zudem ermöglichen Vorlagen das Kopieren von Informationen zwischen Datensätzen – zum Beispiel von einem Placement Record auf ein Candidate Record.
Phase 4: Archiviere veraltete Daten
Wurden Daten über einen längeren Zeitraum nicht genutzt oder aktualisiert, ist es möglicherweise an der Zeit, sie zu archivieren. Das reduziert die nötigen Ressourcen von Prozessen und beschleunigt den Recruiting-Workflow.
Gut zu wissen: Beim Archivieren von Daten werden diese nicht gelöscht. Sie werden lediglich aus der aktiven Ansicht entfernt, bleiben aber weiterhin im System gespeichert. Das ist sehr hilfreich. Schließlich enthalten alte Datensätze oft wertvolle Informationen über Kandidat:innen oder schwer erreichbare Interessenten, die zu einem späteren Zeitpunkt noch sehr nützlich sein können.
Tipp: Nutze die Funktion „Zusätzliche Suchkriterien“ und füge „Letzte Änderung“ oder „Letzte Notiz“ als Filter hinzu, um veraltete Daten zu identifizieren. Mit der Batch-Funktion kannst du diese Daten dann archivieren. Falls du einen Datensatz wieder benötigst, kannst du den Status einfach wieder neu setzen.
Profi-Tipp: Mithilfe Bullhorn Automation kannst du den Status von aktiven Kandidat:innen automatisch auf „Archiviert“ setzen lassen, wenn sie bspw. in den letzten 180 Tagen bei keinem Kunden vorgestellt wurden.
Mehr zu Automatisierungen in unseren How to Bullhorn-Kurzvideos
Phase 5: Lege Richtlinien für die Datenhygiene fest
Damit dein ATS/CRM stets eine hohe Datenqualität aufweist, sind klare Datenmanagement-Richtlinien wichtig.
Die folgenden Fragen unterstützen dich dabei, eine nachhaltige Datenstrategie zu entwickeln:
Gibt es eine einheitliche Vorgehensweise, um neue Daten zu erfassen?
Wie sieht der typische Dateneingabe-Workflow aus?
Wer ist für welche Datensätze und zu welchem Zeitpunkt verantwortlich?
Gibt es ein Team oder eine Person, die sich um das Thema Datenqualität und -verwaltung kümmert?
Gibt es eine Schulung für neue Mitarbeitende, damit sie Daten korrekt eingeben und nutzen?
Detailgenauigkeit ist bei der Datenhygiene besonders wichtig. Damit eine hohe Datenqualität erreicht wird, solltest du auf Standards bei der Datenerfassung und Datenaktualisierung setzen.
Typische Beispiele für Standards:
Adressen:
Werden Straßennamen ausgeschrieben oder abgekürzt?
Telefonnummern:
Werden Ländercodes und Klammern einheitlich genutzt?
Jobtitel:
Sind Titel Pflichtfelder? Werden Zusätze wie „Jr.“ abgekürzt?
Tipp: Bestimmte Felder können als Pflichtfelder definiert werden. So stellst du sicher, dass kein neuer Datensatz ohne die notwendigen Informationen – insbesondere Kontaktdaten – gespeichert wird.
Best Practices für eine erfolgreiche Datenhygiene
Regelmäßige Datenprüfung: Führe in festen Abständen Audits durch oder nutze Automatisierungen, um die Datenqualität kontinuierlich sicherzustellen.
Datenbank als erste Anlaufstelle: Sorge für bessere Suchen, mit denen qualitativ hochwertige Kandidat:innen entdeckt werden, die schon in deinem ATS/CRM angelegt sind.
Technologie sinnvoll nutzen: Konsolidiere alle relevanten Daten in einer zentralen ATS/CRM-Plattform. So erhältst du eine ganzheitliche Sicht und kannst fundierte Entscheidungen treffen, etwa zu:
- Wo gibt es Lücken im Bewerbungsprozess?
- Wie beeinflussen Front-Office-Aktivitäten die Geschäftsergebnisse?
- Welchen ROI haben Technologie-Investitionen?
